Тема 6 Аудит денежных средств и финансовых вложений

Аудит кассовых операций

При проведении аудиторской проверки кассовых операций необ­ходимо принять во внимание следующие нормативные документы:

• Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г.;

• Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ре­шением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г.; другие нор­мативные документы Банка России.

Аудит кассовых операций основан на изучении следующих доку­ментов:

первичные документы: кассовая книга; приходные кассовые орде­ра; расходные кассовые ордера; квитанции к объявлению на взнос на­личными; денежные чековые книжки; платежные ведомости на выдачу заработной платы, пособий, премий; документы, подтверждающие размер установленного банком лимита остатка кассы; журнал реги­страции приходных и расходных кассовых ордеров; отчеты кассира; договор о материальной ответственности кассира и расписка кассира в том,, что он ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций в РФ; приказы руководителя и акты инвентаризации кассы;

регистры синтетического и аналитического учета: Главная книга; журнал-ордер № 1 и 1/1; ведомость № 1 и 1/1;

отчетность: отчет о движении денежных средств (форма 4).

Направления аудита кассовых операций:

Аудит кассовых операций включает проверку взаимосвязи между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными доку­ментами. При этом проверяется соответствие:

• данных кассовых отчетов с данными первичных документов;

• данных журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 с кассовыми от­четами и кассовой книгой;

• данных журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 оборотам и сальдо за каждый месяц, отраженным в Главной книге;

• месячных оборотов по кредиту счета 50 «Касса», отражающих расходы, отнесенные в дебет других счетов, с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов;

• данных журнала-ордера № 1 данным за отчетный период, отра­женным в форме № 4 приложения к балансу.

Аудит кассовых операций также включает проверку проведения ин­вентаризации кассы.

Аудитору следует ознакомиться с материалами проведенных ин­вентаризаций. При этом нужно иметь в виду, что инвентаризация про­водится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки, в соответствии с приказом Минфина России «Об утверждении мето­дических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обя­зательств» от 13 июня 1995 г.

В соответствии с п. 37 Порядка ведения кассовых операций в РФ внезапная ревизия кассы производится в сроки, установленные руко­водителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом пред­приятии с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия на­значается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении реви­зией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

В аудит кассовых операций также входит проверка правильности документального оформления хозяйственных операций. При этом сле­дует проверить:

– наличие приказа руководителя о назначении кассира на работу, договор о полной материальной ответственности с кассиром, ознаком­ление кассира с Порядком ведения кассовых операций в РФ (наличие расписки);

– порядок приема наличных денег. Согласно п. 3 Порядка веде­ния кассовых операций в РФ прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением за товары, работы, услуги производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При расчетах наличными деньгами с юридическими лицами применение ККМ не требуется, прием наличных денег от юридичес­ких лиц оформляется приходным кассовым ордером. При этом не­обходимо проверить соблюдение предельно допустимого размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одному платежу;

– соответствие остатка в кассе установленному лимиту. Предпри­ятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предпри­ятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Аудитору нужно потребовать справку из банка, устанавливающую лимит остатка кассы.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в поряд­ке и сроки, согласованные с обслуживающими банками, поэтому при проверке необходимо проследить за соблюдением лимита за каждый день. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах налич­ные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предсто­ящих расходов, в том числе на оплату труда. Однако предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслу­живающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и вы­плату социально-трудовых льгот. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней.

Банки имеют право систематически проверять соблюдение пред­приятиями требований Порядка ведения кассовых операций в РФ, а также проверять целевое использование наличных средств, получен­ных по чеку в банке.

Корешки чековых книжек должны храниться в сброшюрованном виде и при закрытии счета в банке предъявляться в банк. За нарушение Порядка ведения кассовых операций на организацию могут быть на­ложены штрафы в соответствии с п. 9 Указа Президента РФ «Об осу­ществлении комплексных мер по своевременному и полному внесе­нию в бюджет налогов и иных обязательных платежей» от 23 мая 1994 г.

Аудитор также должен помнить, что кассовые операции оформля­ются типовыми межведомственными формами первичной учетной до­кументации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с ЦБ РФ и Минфином России. Неправильно оформленные первичные документы, фиксирующие совершение кассовых операций, свидетельствуют о неудовлетворитель­ном внутреннем контроле организации.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. При нали­чии у организации кассовых операций с иностранной валютой, они должны отражаться в одной кассовой книге с рублевыми операциями (в рублевом и валютном эквивалентах).

Необходимо также проверить своевременность заполнения кассо­вой книги. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Отражение операций за несколько дней в одном листе кассовой книги недопустимо.

Учет кассовых операций может вестись автоматизированным спо­собом. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистра­ции приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за со­ответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению; машино­граммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое со­держание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассо­вой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», последней за каж­дый месяц, должно автоматически печататься общее количество лис­тов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. «Вкладные листы кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Типичные ошибки, выявляемые при аудиторских проверках:

При аудиторских проверках кассовых операций обычно выявляются следующие ошибки:

– осуществление расчетов с населением без применения контроль­но-кассовых машин;

– отсутствие приказа о полной материальной ответственности кас­сира;

– использование для отражения прихода наличных денег в кассу не приходных кассовых ордеров, а других форм;

– допущение неоговоренных исправлений при составлении кассо­вых документов;

– отсутствие в приходных кассовых ордерах подписи главного бух­галтера или лица, уполномоченного письменным распоряжением ру­ководителя;

– превышение лимита остатка кассы;

– превышение предельно допустимого размера расчетов наличны­ми деньгами между юридическими лицами;

– отсутствие документов, подтверждающих факт инвентаризации кассы;

– отражение движения наличных денег в кассовой книге за не­сколько дней на одном листе;

– отсутствие указания в приходных (расходных) кассовых ордерах основания получения наличных средств;

– отсутствие журнала регистрации приходных и расходных кассо­вых ордеров;

– не прошитая кассовая книга, не пронумерованные листы кассо­вой книги и т.п.;

– отсутствие в документах, приложенных к ПКО и РКО, штампа «Оплачено» с указанием даты;

– выдача наличных денег выдаются из кассы под отчет при отсут­ствии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выдан­ному авансу;

– отсутствие в расходных кассовых ордерах подписи руководителя, главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя;

– отсутствие указаний документа, удостоверяющего личность по­лучателя при выдаче наличных из кассы;

– отсутствие подписи лиц, получивших наличные деньги из кассы;

– отсутствие доверенности на получение денег из кассы;

– отсутствие надписи кассира при получении наличных денег по доверенности: «По доверенности»;

– отсутствие разрешительной надписи о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера на титульном (заглавном) листе платежной ведомости;

– не составляется реестр депонированных сумм;

– допущены подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге;

– записи кассовой книги сделаны карандашом.