5 Реализация приложения базы данных в субд Access

5.1 Таблицы

Access хранит данные в таблицах. Таблицы являются основной ча­стью каждой БД. Проектирование таблиц в Access можно выполнять с по­мощью мастера таблиц и конструктора.

5.1.1 Конструирование таблиц. Мастер таблиц

Конструирование таблицы можно выполнять как с помощью Конструктора, так и Мастера Таблиц.

Первое поле данных таблицы всегда обеспечивает однозначную идентификацию данных, находящихся в строке. Типичными названиями таких ключевых полей являются, например, “Код_кафедры”, “Код _преподавателя”. В конструкторе таблиц они всегда расположены первыми в поле списка Образцы полей. При созда­нии таблицы в Мастер таблиц ключевое поле можно установить автома­тически или самостоятельно.

5.1.2 Конструктор таблиц

Конструктор таблиц предназначен для создания или изменения, ра­нее созданных таблиц, описания их структуры. Созданную или сконструи­рованную таблицу можно либо открыть для ввода данных, либо для изме­нения. Для ввода данных в таблицу надо нажать кнопку Открыть на за­кладке Таблицы главного окна БД. Для внесения изменений в структуру ранее созданной таблицы нажать кнопку Конструктор на той же закладке. Access открывает таблицу в режиме конструктора с перечислением струк­турных составляющих таблицы, т.е. перечисляются имена полей активной таблицы, типы данных и их описание:

Рисунок 5.1 - Таблица в режиме Конструктора

Имена полей располагаются одно под другим. В таблице имена по­лей должны быть уникальными, в именах полей запрещено использование символов знаков препинания и скобок. Тип данных можно ввести или вы­брать из раскрывающегося списка типов данных. Список можно вызвать, если щёлкнуть курсором мышки в конце ячейки Тип данных соответст­вующего поля. Список содержит следующие типы: Текстовый, Поле Мемо, Числовой, Дата/Время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объ­екта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. В каждом поле должна хра­ниться информация только одного типа.

Наиболее часто используется тип данных Текстовый, это текст или числа, не требующие проведения расчетов (число символов не более 255). Тип Мемо следует выбрать для хранения больших текстов (до 65535 символов). Числовой тип - данные, используе­мые для проведения расчетов. Счётчик - уникальные последовательно возрастающие (на 1), автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Поле объекта OLE - объект (например, электронная таблица Excel, документ Word, рисунок, другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный.

Описание поля носит характер комментария разработчика.

В нижней части окна конструктора таблицы приведены Свойства поля на двух закладках: Общие и Подстановка (рисунок 5.1), в них ото­бражаются дополнительные характеристики текущего поля. Так, напри­мер, для текстового поля можно объявить длину этого поля, для денежных - количество разрядов после запятой, для телефонных номеров - маску ввода: 999-99-99. При создании таблиц особое внимание необходимо обра­тить на следующие свойства:

Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления.

Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообще­ния, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве

Свойство Обязательное поле определяет обязательность ввода дан­ных в это поле .

Свойство Пустые строки используется для разрешения ввода в данное поле пустых строк

Свойство Индексированное поле (Indexed) используется для поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Это свойство определяет индекс, задаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запро­сов, в которых используются индексированные поля и операции сорти­ровки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «ФИО» в таблице «Преподаватели», следует создать индекс для этого поля. Поле может содержать уникальные или повторяющееся значения. Например, в таблице «Преподаватели» можно создать индекс по полю «код­_преподавателя», которое содержит уникальные значения кода или по полю «должность», которое может содержать повторяющиеся значения.

Свойство Индексированное поле (Indexed) может иметь следующие значения:

Значение	Описание
Нет	Индекс не создается (по умолчанию).
Да (Допускаются совпадения)	В индексе допускаются повтор. значения.
Да (Совпадения не допускают)	Повтор. значения в индексе не допускаются.

Первое поле таблицы, как правило, является ключевым. Чтобы установить ключевое поле, необходимо выбрать соответст­вующее поле, а затем кнопку Определить ключ на панели инструментов. Со­держимое поля с первичным ключом дает однозначную иденти­фикацию записи.

Поля с типами Мемо или поля объекта OLE не могут быть первич­ными ключами.

5.1.3 Установление связей между таблицами

Установление связи между таблицами выполняется в окне Схема данных из меню Сервис. Для того, чтобы установить связь следует добавить связываемые таблицы в окно Схема данных: в этом окне вызвать контекстное меню, выбрать пункт Добавить таблицы, затем из списка имеющихся таблиц отметить те, которые надо поместить в поле окна Схема данных. Установление связи между таблицами выполняется буксировкой ключевого поля одной таблицы на связываемое поле в другой таблице, внутри окна Схема связи. Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь. На рис. 5.2 приведен вид схемы реляционной базы данных.

Рисунок 5.2 - Вид схемы реляционной базы данных