
- •1.Документооборот и делопроизводство. Понятие, значение и роль в управленческой деятельности.
- •2.Информация, документ. Понятие, значение.
- •3.Источники правового регулирования и законодательная база.
- •4.Унификация и стандартизация управленческих документов.
- •5.Требования к составлению и оформлению документов.
- •6.Состав реквизитов документов.
- •7.Конфидециальные документы. Особенности работы.
- •8.Экспертиза ценности документов.
- •9.Организационно-правовые документы. Виды, функции и особенности.
- •10.Распорядительные документы. Виды, функции и особенности.
- •11.Информационно-справочные документы. Виды, функции и особенности.
- •12.Документы личного характера. Особенности составления и правила оформления.
- •13.Виды документов кадровой службы. Требования к оформлению.
- •14.Обработка документов. Порядок работы с внутренними документами.
- •15.Регистрация и контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел.
- •16.Формирование и оперативное хранение дел. Архивное хранение дел.
- •17.Понятие и структура договора. Порядок заключения и оформление текста договора.
- •18.Документы, обеспечивающие заключение, изменение и расторжение договора.
- •19.Судебное делопроизводство. Понятие, значение, руководство организацией.
- •20.Исковое заявление. Форма, реквизиты.
- •21.Последствия несоответствия искового заявления нормам гпк рф.
- •22.Протокол судебного заседания.
- •23.Понятие и виды судебных постановлений.
- •24.Виды форм обжалования судебных решений и определений, не вступивших в законную силу.
- •25.Судопроизводство в надзорной инстанции.
16.Формирование и оперативное хранение дел. Архивное хранение дел.
Формирование дел - это группировка, распределение документов в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
q номинальный признак - название разновидности документов (приказ, протоколы, указания и т.д.);
q предметно-вопросный - за основу берется содержание документа (например, «Документы по управлению»);
q авторский - предполагает группировку в дела документов одного автора;
q корреспондентский - в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса;
q географический - в случае объединения в одном деле документов нескольких корреспондентов;
q хронологический - группировка документов за какой-либо определенный период.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
q документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
q копии отделять от подлинников;
q годовые планы и отчеты - от проектов;
q включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
4. Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию.
Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела на авторские свидетельства и т.д.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.