5.Требования к составлению и оформлению документов.

Группировка документов по отдельным признакам однородности

Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.

1. По порядку оформления документы подразделяются на:

o общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);

o стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);

o типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).

2. По содержанию документы могут быть:

q простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;

q сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).

3. По направленности движения документы подразделяют:

o входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;

o исходящие - направляются из предприятия;

o внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.

4. По происхождению различают:

q служебные документы (официальные) - затрагивают интересы предприятия, организации;

q личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) - касаются конкретного лица, являются именными.

5. По степени гласности документы бывают:

o несекретные;

o секретные, конфиденциальные;

o для служебного пользования.

Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.

6. По срокам исполнения документы подразделяются на:

q срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.

q несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.

7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

8. По стадии образования документы делят на следующие:

o подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;

o копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;

o дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;

o выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;

o отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

9. По средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.