3.4.3. Организация учета и контроля за исполнением договоров по поставкам материальных ресурсов

Четкое и неуклонное исполнение договорных обязательств является необходимым условием эффективности договорной работы. Основное назначение и содержание учета выполнения обязательств по договорам поставки составляют действия по определению и фиксации в документах данных об условиях договоров и их фактическом выполнении.

Учет выполнения обязательств по поставкам подразделяется на оперативный и сводный. Оперативный учет ведется по установленной форме по каждому поставщику и по существенным условиям договора: по количеству, ассортименту, качеству, срокам поставки товаров. Сводный учет отражает обобщенные данные о выполнении обязательств по поставкам в целом по товарной группе и осуществляется путем дополнительной обработки с определенной целью данных оперативного учета за тот или иной период. Результаты сводного учета имеют большое значение для выявления недостатков в организации исполнения договоров, причин и условий, вызывающих эти недостатки, и разработке конкретных мер по улучшению договорной работы.

Ручная форма учета и контроля за ходом поставки трудоемкая и не обеспечивает точного и быстрого учета по внутригрупповой структуре ассортимента. Поэтому актуальной проблемой является внедрение и использование ПЭВМ при организации учета и контроля договорных обязательств. Использование компьютера при учете выполнения договорных обязательств позволяет производить учет более оперативно, по большему числу показателей, создавать базу данных о поставщиках.

Своевременный учет выполнения договоров по поставкам материальных ресурсов позволяет потребовать от партнера полного выполнения всех условий договора, обеспечить равномерную поставку необходимого сырья, предъявлять штрафные санкции, предусмотренные законодательно и согласно договора.

4. Коммерческая деятельность предприятий по сбыту продукции

4.1. Планирование сбыта продукции

4.1.1. Коммерческая работа по сбыту продукции

Сбыт – это реализация произведенной продукции с целью превращения товаров в деньги и удовлетворения запросов потребителей. Сбыт является средством достижения поставленных целей предприятия и завершающим этапом выявления вкусов и предпочтений покупателей. Сбыт продукции для предприятия важен по ряду причин: объем сбыта определяет другие показатели предприятия (доходы, прибыль, рентабельность). От сбыта зависят производство и материально-техническое обеспечение. Таким образом, в процессе сбыта окончательно определяется результат работы предприятия, направленный на расширение объемов деятельности и получение максимальной прибыли. Коммерческая работа по сбыту продукции начинается с координации интересов производителя с требованиями рынка. Потребители заинтересованы в большом выборе качественной и разнообразной продукции с различными потребительскими свойствами по приемлемой цене. Производственная программа предприятия, номенклатура и качество продукции должны определяться доходами и платежеспособным спросом потребителей: предприятий, фирм и населения.

Сбыт – это комплекс операций по реализации произведённой продукции в целях превращение товаров в деньги и удовлетворения запросов потребителя.

Коммерческая работа по сбыту решает множество задач.

1. Задача сбыта и распределения выпущенной продукции:

• поиск партнеров;

• установление хозяйственных связей;

• заключение договоров, контроль за их выполнением;

• выполнение функций по хранению, комплектованию, транспортировке, оказанию дополнительных услуг;

• осуществление претензионной работы.

2. Задача планирования ассортимента и качества производимой продукции:

• изучение спроса потребителей;

• формирование ассортимента, воздействие на производство с целью выпуска новых, более качественных товаров;

• проведение работы по сертификации, лицензированию, оформлению патента на товарный знак.

3. Задача рекламы и стимулирования сбыта:

• проведение рекламных мероприятий;

• участие в выставках, ярмарках, проведение презентаций;

• стимулирование работников отдела сбыта;

• стимулирование спроса покупателей;

• организация работы сервисной службы.

Для обеспечения эффективной реализации производственных товаров предприятие должно проводить комплекс мероприятий, обеспечивающих физическое распределение товарной массы в рыночном пространстве, доведение товаров до потребителя и организацию эффективного потребления. Это находит своё выражение в разработке сбытовой стратегии предприятия. Сбыт товаров должен рассматриваться не как разовое мероприятие, а как элемент глубоко продуманной долгосрочной стратегии предприятия.

От правильной организации коммерческой работы по сбыту зависит во многом удовлетворение спроса населения, создание конкурентоспособного ассортимента, финансовое состояние предприятия. Это обусловлено следующими обстоятельствами:

• в сфере сбыта окончательно определяется результат всех усилий предприятия, направленных на развитие производства и получение прибыли;

• приспосабливая сбытовую сеть к запросам потребителей, производитель имеет больше шансов в конкурентной борьбе;

• деятельность по сбыту как бы продолжает процесс производства, беря на себя доработку товара и его подготовку к продаже (сортировку, фасовку, упаковку).

Коммерческая деятельность по сбыту товаров включает комплекс операций:

• отбор, обработку и анализ информации, необходимой для обоснования коммерческих решений по оптовой продаже;

• формирование конкурентоспособного ассортимента;

• поиск и изучение возможных покупателей, выбор оптовых покупателей и каналов продвижения товара;

• установление хозяйственных связей с покупателями товаров;

• контроль исполнения договоров поставки товаров.

Этот процесс можно разделить на преддоговорные, собственно сбытовые и заключительные коммерческие операции.

К преддоговорным операциям относятся: изучение рынка, анализ сложившейся системы хозяйственных связей, оптовых покупателей, отбор нужной информации, разработка проектов договоров.

Собственно сбытовыми операциями являются: заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров, согласование и уточнение ассортимента товаров, составление и представление всех необходимых к договору документов, своевременная поставка продукции согласно заключённым договорам.

Заключительные операции по сбыту включают: учёт и контроль за ходом выполнения договоров поставки; исковую работу, включающую оформление и предъявление штрафных санкции за нарушение условий договора.

Для обоснования успешной работы по сбыту необходима информация о рынке и его конъюнктуре, тенденциях его развития. Относительно самого товара следует выявить требования к товарам, которые соответствовали бы характеру и специфике спроса обслуживаемого населения, определить перспективы изменения требований рынка к качеству и потребительским свойствам товара.

Также необходима информация о ёмкости рынка данных товаров. Важно выявить тенденции рынка и дать долгосрочный прогноз. Именно прогноз развития рынка товара - основная цель его исследования. Правильно сделанный прогноз - основная разработка коммерческой стратегии по соответствующему товару.

Даже при правильной организации коммерческой работы по сбыту коммерческие работники рискуют, так как может измениться налоговая и финансовая политика республики, могут повлиять инфляция, рост цен на энергоносители, действия конкурентов, состояние платёжеспособного спроса, изменение демографической ситуации в республике и др. И все эти факторы надо учесть, своевременно отреагировать, приняв корректирующие решения. Решая вопросы сбыта, коммерческая служба предприятия использует данные за несколько лет о динамике и структуре реализации продукции предприятием, изучает факторы, определившие такой результат.

Исследование основных форм и методов сбыта направлено на выявление перспективных средств продвижения товаров от производителя до конечного потребителя и оценки эффективности используемых или намечаемых к использованию каналов и способов распределения и сбыта. Критериями эффективности выбора в данном случае являются: скорость товародвижения, уровень издержек обращения и объёмы реализации продукции. Считается, что эффективность избираемых предприятием форм и методов сбыта тем выше, чем короче период времени, затрачиваемого на доведение товаров от места производства до места реализации; меньше расходы на их организацию; больше объёмы реализации и полученная при этом чистая прибыль. Главная цель состоит в сокращении суммарной величины сбытовых издержек, которая во многом зависит от уровня коммерческой работы и службы сбыта.

Коммерческая работа по сбыту товаров в рыночных условиях должна базироваться на принципах современного маркетинга. С помощью методов маркетинга коммерческие работники предприятия получают информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий.

Для успешного сбыта товаров предприятие должно систематически заниматься выявлением и изучением покупателей товаров. Коммерческие работники предприятия должны постоянно размещать рекламные объявления в газетах и журналах, специальной прессе, организовывать выпуск проспектов, каталогов.

С целью ознакомления потенциальных покупателей со своей продукцией, производственными возможностями, предприятие должно принимать участие в организуемых выставках и ярмарках. Эффективным средством заявления о своей продукции является также рассылка коммерческих предложений по адресам потенциальных покупателей.

При организации коммерческой деятельности по сбыту предприятию приходится учитывать множество факторов:

• особенности оптовых покупателей – их количество, месторасположение, величина средней разовой закупки, финансовое положение и т.д.;

• возможности самого предприятия – его финансовое положение, конкурентоспособность, направления сбытовой стратегии, масштабы производства. В частности, небольшим предприятиям с узким товарным ассортиментом и ограниченными финансовыми возможностями предпочтительнее работать через независимых торговых посредников, а крупным предприятиям рекомендуется определённую часть сбытовых операций осуществлять через собственную сбытовую сеть;

• характеристики товара – вид, средняя цена, сезонность производства и спроса, сроки хранения и т.д.;

• степень конкуренции и сбытовая политика конкурентов – их число, концентрация взаимоотношения в системе сбыта;

• характеристика рынка – фактическая и потенциальная ёмкость, торговая практика, плотность распределения покупателей и т.д.;

• сравнительная стоимость различных сбытовых систем.

Выбор каналов сбыта товаров является сложным коммерческим решением. Канал сбыта – совокупность форм, участвующих в процессе продвижения товара от производителя до потребителя. Каналы сбыта можно охарактеризовать по числу составляющих их уровней. Уровень канала – это любой посредник. Канал нулевого уровня состоит из производителя, продающего товар непосредственно потребителям.

Посредником при одноуровневом канале обычно бывает только розничный торговец или агент по сбыту. Посредником при двухуровневом канале обычно бывает розничный и оптовый торговцы. При трёхуровневом канале между оптовым и розничным торговцами обычно стоит мелкий оптовик.

Предприятие может использовать двойные каналы товародвижения, как косвенные (через посредников), так и прямые.

При выборе посредника требуется большая осмотрительность, поскольку под угрозу ставится не одна сделка, а качество сбытовой деятельности предприятия на рынке и ход коммерческих операций в целом.

Можно выделить некоторые общие положения, которыми следует руководствоваться в коммерческой работе по сбыту продукции:

• деловая характеристика покупателя, отношение к выполнению своих обязательств по договору, т.е. его надёжность, финансовое положение;

• при прочих равных условиях отдать предпочтение специализированному покупателю, так как он имеет опыт по продаже определённого товара;

• выяснить степень оснащённости материально–технической базы посредника;

• заключить пробные краткосрочные соглашения, позволяющие узнать о возможностях и деловой ответственности покупателя;

• расширить число покупателей, поскольку при ограниченном их количестве повышается зависимость от них;

• учитывать место расположение покупателей, удалённость, специализацию и номенклатуру продаваемых товаров и услуг;

• посетить предприятие покупателя.

Следует учитывать, что использование посредников ведёт к снижению доходов при реализации продукции, замедляется оборачиваемость товаров. Поэтому важной коммерческой задачей является устранение излишних посредников с тем, чтобы товар проходил в случае необходимости не более чем через одно звено.

В процессе продвижения товаров на рынке между производителем и оптовым покупателем возникают взаимоотношения, которые называются хозяйственными связями. Понятие хозяйственные связи включает экономические, коммерческие, правовые, административные и другие отношения, складывающиеся между покупателями и продавцами в процессе поставок товаров.

Организация хозяйственных связей с оптовыми покупателями предполагает выполнение следующих коммерческих функций:

• подготовка проектов договоров;

• работа по заключению хозяйственных договоров;

• обеспечение выполнения договорных обязательств и имущественная ответственность за их несоблюдение;

• организация оптовой продажи;

• рекламно – информационная работа;

• установление оптимальных финансовых отношений между партнёрами;

• правовое регулирование хозяйственных взаимоотношений.

Установление хозяйственных связей между производителем и оптовым покупателем заканчивается заключением договора поставки. Договор поставки представляет собой документ, где оговорены права и обязанности сторон по поставке товаров, заключённый в письменном виде.

Договоры по сбыту могут заключаться на основе:

• госзаказа по поставке товаров для государственных нужд;

• инициативы сторон и обоюдного их согласия заключить договор (коммерческие договоры);

• выделенных квот для поставки товара на рынок Республики Беларусь.

Маркетинговый подход к сбыту товаров предлагает разработку четырёх разделов этого процесса: самого товара, его цены, методов его распространения и методов стимулирования.