3.4.2. Поиск и выбор потенциального поставщика

Составной частью коммерческой деятельности по закупкам материальных ресурсов являются организация коммерческих связей и выбор поставщика. Возможны различные варианты поиска возможного поставщика:

• размещение рекламных объявлений в средствах массовой информации;

• использование Интернета;

• посещение выставок, выставок-продаж;

• изучение рекламных материалов в специализированных каталогах, прессе и др.;

• посещение производственных предприятий с целью изучения их номенклатуры, уровня качества, условий производства, возможностей обновления и расширения ассортимента;

• рассылка коммерческих предложений по адресам возможных поставщиков;

• регистрация и анализ всех поступивших на предприятие коммерческих предложений;

• привлечение к поиску фирм, оказывающих информационные услуги.

Действенным способом поиска поставщиков является рассылка коммерческих предложений или оферт. Оферта – это письменное предложение о поставке партии товара на оговоренных в ней условиях. Она может быть в форме письма, факса и др. Оферта обязательно включает существенные условия договора. Акцепт – это письменное согласие со всеми условиями оферты, что предполагает безоговорочное согласие на заключение договора поставки.

Различают свободные оферты и твердые. Свободная оферта представляет предложение на одну партию товара, направляемое одновременно нескольким возможным партнерам. Текст такой оферты должен быть составлен тщательно, не иметь разных толкований. Срок ответа здесь не указывается. Согласие партнера с условиями, изложенными в такой оферте, не означает еще заключения договора, так как имеется право выбора партнера из приславших согласие. Отвечать на такую оферту необязательно. Если покупатель заинтересован в поддержании деловых отношений с продавцом, приславшим свободную оферту, целесообразно ответить, поблагодарить и корректно отказаться от него.

Твердая оферта – предложение на поставку определенной партии товара, посланное только одному возможному покупателю с указанием срока ответа. В течение данного срока продавец считает себя связанным данным предложением и не вправе отменить его, или сделать предложение другому покупателю. В твердой оферте указывается наименование товаров, их количество, объем поставки, ассортимент, качество, условия и сроки поставки, цены, порядок расчетов, юридический адрес и др. При согласии с условиями твердой оферты сторона, получившая предложение, акцептирует ее. Безоговорочное принятие возможным покупателем твердой оферты в оговоренный в ней срок означает, что продавец и покупатель заключили договор на предложенных условиях. Это следует подтвердить документально (письменно). При несогласии может быть составлена контроферта.

Собранная в процессе поиска поставщиков материальных ресурсов информация систематизируется путем составления информационных карт на каждого поставщика (фирменное досье, содержащее общую и специальную информацию о фирме), а затем конкурентных листов на отдельные виды материалов с указанием различных поставщиков этого материала и предлагаемых ими условий поставки.

Выбор наиболее выгодного для предприятия поставщика имеет большое значение, так как от этого зависит величина затрат на закупку материальных ресурсов. При прочих равных условиях предпочтительнее воспользоваться услугами местных поставщиков. Выбор поставщиков должен быть начат с анализа материальных потребностей предприятия и возможностей удовлетворить их на рынке. После изучения рынка нужно составить спецификации на необходимые виды материальных ресурсов с указанием наименования и характеристики необходимых материалов. Далее составляется список возможных поставщиков для каждого вида материальных ресурсов. Число необходимых поставщиков, которые будут выполнять заказ, зависит от важности материала, конъюнктуры рынка и количества требуемого материала. Если предприятие закупает материал у одного поставщика, то имеется возможность наладить тесные деловые контакты и выгодные отношения, связанные с получением скидок и отсрочки платежа.

Когда поставщиков немного (2-3), то критериями выбора наиболее подходящего служат сравнительные производственные мощности, цены на закупаемые материалы, надежность поставщиков. При увеличении конкуренции среди поставщиков сырья следует принимать во внимание конъюнктуру сырьевых рынков (спрос, предложение, цены), а также тарифы на перевозку, таможенное и налоговое законодательство, определяющее стоимость закупки у производителей внутри страны и вне ее.

Когда поставщиков много, то выбор наиболее подходящего целесообразно проводить в два этапа. На первом этапе производится предварительный отбор поставщиков. Критериями выбора могут быть производственная мощность, удаленность, форма расчета, качество, цены, размер партии и др. После анализа поставщиков часть из них, не соответствующая требованиям потребителя, исключается из списка. На втором этапе берется более расширенный перечень критериев выбора поставщиков, которые дополняются другими специфическими для каждого конкретного потребителя критериями (упаковка, наличие сервисного обслуживания после поставки, складские условия поставщика, периодичность поставки, время поставки и др.) Окончательный выбор поставщиков осуществляется с помощью системы балльной оценки. Предпочтение должно отдаваться тем поставщикам, которые имеют наибольшее среднее значение оценки.