3.3 Обов'язки та права студента-практиканта
Студент під час проходження виробничої практики зобов'язаний:
до початку практики взяти участь у загальних зборах-інструктажі і одержати від керівника практики необхідну документацію, опрацювати програму практики і підготувати все необхідне для виконання завдань;
своєчасно прибути до установи-бази практики;
у повному обсязі виконувати всі завдання, передбачені програмою практики та індивідуальним планом;
дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку та нормативів з охорони праці;
своєчасно підготувати і через три дні після закінчення практики подати письмовий звіт і скласти залік з практики;
прибувши на практику, студент, враховуючи специфіку роботи установи-бази практики та програму практики, у перший день складає індивідуальний план роботи на весь період практики, який затверджує керівник від бази практики.
Під час практики студент зобов’язаний систематично заповнювати щоденник, фіксувати процеси та обсяги щоденно виконаних завдань, вчитися аналізувати та узагальнювати результати власних спостережень.
Студенти, поділені на мікрогрупи, повинні відпрацювати 10 робочих днів по шість академічних годин на базі практики. Конкретизує режим роботи керівник від бази практики відповідно до виробничих потреб.
Студенти завершують проходження практики в термін, визначений наказом ректора по Академії і впродовж трьох днів подають на кафедру документи щодо проходження практики.
У разі виникнення непорозумінь організаційного характеру під час проходження практики необхідно інформувати про це керівника практики від кафедри.
4. Завдання та зміст практики
Досягнення поставленої мети і завдань практики передбачає оволодіння студентами відповідними методиками, практичне ознайомлення з формами їх застосування, що становить зміст діяльності студента-практиканта як дослідника, архівного працівника. У процесі практики студенти можуть проходити стажування на посадах на рівні архівістів II категорії, спеціалістів відділу зберігання та обліку документів, відділу використання інформації, відділу публікації документів (в архівних установах) тощо.
Студент повинен:
Проаналізувати діяльність установи-бази практики (вид установи, її структура, функції, підпорядкування, керівництво, склад і зміст документів, інформаційно-пошукова система, завдання та основні напрями роботи установи, пріоритети на сучасному етапі діяльності, матеріально-технічна база).
Вивчити можливості та шляхи підвищення ефективності роботи діловодної служби та архівного підрозділу установи-бази практики.
Конкретна організація процесу виробничої практики передбачає послідовне ознайомлення та участь у роботі відповідних структурних підрозділів, а саме:
Ознайомитися з основними документами, що регламентують діяльність діловодної служби та архівного підрозділу в установі.
Проаналізувати організацію служби, розподіл обов'язків між працівниками, виявити її особливості та відмінності від вимог нормативних документів.
Розробити посадову інструкцію працівника служби діловодства/архівного відділу.
Проаналізувати послідовність проходження та виконання документів.
Визначити загальні принципи організації документообігу, його особливості.
Підрахувати обсяг документообігу установи за рік.
Ознайомитися зі схемою рухів документопотоків і розробити схему руху вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
Охарактеризувати етапи проходження та виконання документів.
Ознайомитися з основними технологіями діловодства (реєстрації, контролю тощо).
Розробити та обґрунтувати пропозиції щодо організації реєстрації та інформаційно-довідкової роботи.
Ознайомитися з нормативно-методичним забезпеченням діяльності архівного підрозділу, з умовами праці співробітників, організацією робочих місць, їх забезпеченістю технічними засобами.
Визначити місце та роль архівного підрозділу у структурі установи
Охарактеризувати організацію роботи архівного підрозділу та режим доступу до документів архіву.
Проаналізувати види послуг, що надає архівний підрозділ, взяти участь у підготовці архівних довідок, копій документів.
Визначити проблемні ділянки в роботі архівного підрозділу.
Проаналізувати організацію роботи архівного підрозділу установи та визначити її особливості.
Взяти участь (по можливості) у роботі експертної комісії установи та ознайомитися з веденням протоколу її засідання.
Ознайомитися з графіком приймання документів на зберігання до архіву.
Ознайомитися з системою зберігання, охарактеризувати основні режими зберігання документів
Ознайомитися з довідковим апаратом архіву, у разі його наявності в електронному вигляді, визначити характерні особливості цього напрямку діяльності архівного підрозділу.
Охарактеризувати основні форми користування архівними документами та завдання архіву щодо цього напряму роботи.
Ознайомитися з правилами підготовки та видавання архівних довідок, архівних копій та виписок з документів. Виявити документи для підготовки архівної довідки або виконання запиту.