4.1. Форматирование рисунков

Для того чтобы вывести на экран панель инструментов Настройка изображения в строке меню Вид выберите пункт Панели инструментов и поставьте галочку на Настройка изображения.

Чтобы перекрасить рисунок-заполнитель, или добавленный Вами рисунок нажмите кнопку Формат рисунка на панели инструментов Настройка изображения и в зависимости от требуемых изменений выполните следующие действия:

• Чтобы добавить цветной фон, откройте вкладку Цвета и линии. В группе Заливка выберите цвет и значение прозрачности. (Фон будет виден только на рисунках с прозрачными областями, в противном случае не закрашивайте всю рамку.)

• Чтобы перекрасить рисунок, откройте вкладку Рисунок. Нажмите кнопку Перекрасить и выберите требуемый цвет.

Если необходимо преобразовать рисунок в подложку - нажмите кнопку Цвет на панели инструментов Настройка изображения. И выберите что Вы хотите сделать с рисунком: преобразовать в Черно-белое изображение, Оттенки серого, Подложку. Чтобы вернуть исходный цвет рисунку – нажмите Авто.

Вы также можете у Вашего рисунка изменить контрастность и яркость. Для этого нажмите на панели инструментов Настройка изображения кнопки контрастности или яркости:

Увеличить контрастность , Уменьшить контрастность , Увеличить яркость или Уменьшить яркость .

5. Изменение фона публикации.

В ы можете изменить фон Вашей публикации, для этого в Области задач нужно в раскрывающемся списке выбрать Фон.

Вы можете выбрать один из предлагаемых или дополнительных цветов. Ниже Вы также можете выбрать один из вариантов штриховки фона. При наведении курсора мыши на выбранный вариант у Вас появляется стрелка справа и открывается контекстное меню, где Вы можете выбрать применить ли данный фон только к текущей странице, либо ко всем страницам Вашей публикации.

Выбрав команду Дополнительные типы фона Вы открываете диалоговое окно Способы заливки. В этом окне Вы можете выбрать один, два цвета или заготовку, соответственно щелкнув мышью выбранный вариант.

У выбранного варианта можно задать цвета, для чего щелкнуть по раскрывающемуся вниз списку и выбрать нужный цвет.

Также можно задать любой тип штриховки. Выбрав один из предлагаемых вариантов, подтвердить свой выбор нажатием кнопки ОК.

Практическое задание

1. Откройте Microsoft Publisher

2. Поместите указатель мыши на панель меню инструментов Стандартная. Ознакомьтесь с каждым пунктом меню, перемещая указатель мыши по строке.

3. Открыть меню Вид. Установите указатель мыши на строку Область задач, щелкните. На экране появилось дополнительное меню.

4. В новом меню в выпадающем списке меню Начать с макета Ниже появится список, просмотрите каждый предлагаемый вид публикации. Выберите Быстрые публикации.

5. Далее в выпадающем списке щелкните указателем мыши по Наборам макетов. Просмотрите примеры. Последний пункт по Пустым публикациям.

6. Открыть меню Формат. Переместить указатель мыши на активное в данный момент меню Макеты публикаций. Щелкнуть левой кнопкой мыши на этом значке. Откроется окно

7. Выберите пункт Цветовые схемы. Примените любую из предложенных схем, просмотрите результат.

8. В созданной публикации заменить Заголовок в заполнителях на свой, с помощью объекта WordArt

9. Заменить текст в заполнителях на свой из папки Для студентов/Отделение экономических дисциплин/Информатика /Финансы1 курс/Практические работы/ПР18.

10. Переместить текстовое поле.

11. Изменить размеры у текстового поля, повернуть его.

12. Изменить внешний вид текстового поля.

13. Заменить рисунок-заполнитель на другой.

14. Добавить рисунок из папки Для студентов/ Отделение экономических дисциплин/Информатика /Финансы1 курс/Практические работы/ПР18/Рисунки.

15. Изменить размеры одного рисунка, обрезать второй рисунок.

16. Настроить контрастность и яркость рисунка.

17. Изменить фон публикации.

Практическая работа 13. Основные приемы работы с электронной таблицей Microsoft Excel. Абсолютная и относительная адресация при работе с формулами

ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ MICROSOFT EXCEL.

Структура окна Excel

Окно Excel содержит все стандартные элементы, присутствующие в большинстве окон программ Windows:

• строка заголовка – содержит название программы (Excel) и, возможно, название открытого документа; также в окне заголовка содержатся кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна Excel;

• строка меню – список названий меню команд Excel; щелчок на названии меню раскрывает соответствующие меню команд;

• строка состояния – содержит подсказки к выделенным командам, описания состояния Excel, указания и т.п.

• панели инструментов – строки, содержащие пиктограммы наиболее часто используемых команд Excel; так же как в Word, с помощью команды Вид/ Панели инструментов можно вывести на экран или убрать с экрана отдельные панели инструментов;

Пользователь может работать не только со встроенными панелями инструментов, но и создавать свои собственные. Для создания панели инструментов необходимо:

• вызвать команду Вид/Панели инструментов, пункт Настройка;

• щелкнуть на кнопке Создать;

• ввести название для новой панели;

• в окне Настройка перейти на вкладку Команды;

• для выбора нужной пиктограммы выбрать категорию, к которой относится пиктограмма;

• перетащить мышью пиктограмму из окна Настройка на новую панель инструментов;

• после заполнения панели всеми необходимыми пиктограммами закрыть окно Настройка.

Выводить на экран и убирать с экрана пользовательские панели инструментов следует так же, как и встроенные.

Для удаления пользовательской панели инструментов нужно:

• в окне Настройка перейти на вкладку Панели инструментов;

• выбрать панель инструментов из списка;

• щелкнуть на кнопке Удалить.

Помимо упомянутых, имеется строка, присутствующая только в окне Excel – строка формул (см. ).

В строке формул отображается информация, вводимая или содержащаяся в ячейках таблиц Excel¹. Левая часть строки формул – поле имени. В поле имени отображается адрес активной ячейки таблицы (см. далее).

В окне Excel может находиться одно или несколько окон документов. Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Пользователь может создавать таблицы на любом рабочем листе.

Для переключения между рабочими листами используются ярлычки листов (Лист1, Лист2…). Для того чтобы начать работу с каким-либо листом, этот лист надо активизировать, т.е. щелкнуть мышью на его ярлычке.

Каждый рабочий лист содержит 256 столбцов и 65536 строк. Строки имеют заголовки в виде чисел от 1 до 65536. Столбцы именуются латинскими буквами: A,B,C…Z,AA,AB,AC…AZ,BA,BB… Последний столбец имеет заголовок IV. Заголовки строк и столбцов указаны в координатных строках в окне документа.

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, состоящий из имени столбца и номера строки: A1, B20, GK527 и т.п.

В таблице всегда имеется одна активная (или текущая) ячейка. Активная ячейка отмечается табличным курсором. Для активизации какой-либо ячейки достаточно выполнить щелчок на данной ячейке. Можно также переместить на данную ячейку табличный курсор клавишами управления курсором.

Если требуется переключиться на ячейку, расположенную на большом расстоянии от текущей, удобнее всего это делать с помощью поля имени:

• щелкнуть в поле имени;

• удалить адрес текущей ячейки;

• ввести адрес ячейки, которую нужно активизировать;

• нажать <Enter>.

Ввод данных в ячейки

Перед тем, как ввести данные в какую-либо ячейку, эту ячейку следует активизировать.

В отличие от ввода текста в документ Word, информация в ячейку таблицы Excel вводится в 2 этапа:

I этап – набор информации на клавиатуре; при этом вводимая информация отображается и в самой ячейке, и в строке формул; на данном этапе информации в ячейке ещё нет;

II этап – ввод информации в ячейку (завершение ввода).

До тех пор, пока не выполнен II этап, Excel находится в режиме ввода. Большинство команд при этом недоступны.

Есть несколько способов завершения операции ввода:

• нажать <Enter>;

• щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул (см. Error: Reference source not found);

• щелкнуть на любой другой ячейке таблицы;

• переместить табличный курсор клавишами управления курсором.

Из перечисленных способов завершения ввода только второй является универсальным и может использоваться при вводе любой информации в ячейку.

Ячейки в Excel могут содержать следующие типы данных:

• числа;

• текст (последовательность до 32000 любых символов);

• формулы.

Формулы вводятся в ячейки, когда необходимо выполнить какие-либо вычисления. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=). Операция умножения обозначается знаком “*”, операция деления – знаком “/”. Например: =3*24,17+4/(59-12,43). Тип данных “дата” в Excel отсутствует. Однако, даты можно вводить в ячейки(например, в форме 21/03/00). Введенная дата преобразуется в число² по следующему принципу:

1 января 1900 года = 1

2 января 1900 года = 2

…

1 января 2000 года =36526

Необходимо помнить о следующей особенности Excel: информация, содержащаяся в ячейке, и отображение этой информации на экране монитора очень часто не совпадают. Для того чтобы узнать, что реально содержит ячейка, следует активизировать ячейку и посмотреть на строку формул. Строка формул всегда отображает реальное содержимое активной ячейки.

В Excel существуют несколько приёмов, которые могут ускорить процесс ввода информации в ячейки. К их числу относятся следующие:

1. Выбор из списка; может использоваться при вводе повторяющихся текстовых элементов в один столбец. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на очередной (пустой!) ячейке столбца и выбрать команду Выбрать из списка, то раскроется список всех введенных ранее в столбец элементов. Можно выбрать любой элемент из этого списка; он будет введен в ячейку.

2. Режим Фиксированный десятичный; данный режим работы очень удобен, если требуется вводить большое количество чисел с одинаковым числом десятичных разрядов (например, денежные величины). В этом режиме Excel автоматически вводит десятичный разделитель. Включение режима Фиксированный десятичный:

• выбрать команду Сервис/Параметры, вкладку Правка;

• установить флажок Фиксированный десятичный формат при вводе;

• в соседнем числовом поле указать количество десятичных разрядов.

3. Автозаполнение; используется для ввода одинаковых данных в несколько соседних ячеек. Выполнить эту операцию можно следующим образом:

• ввести информацию в какую-либо ячейку;

• установить курсор мыши на нижний правый угол ячейки так, чтобы появился черный крестик (маркер заполнения);

• при нажатой левой кнопке перемещать мышь вдоль строки (или столбца); при этом вокруг ячеек будет формироваться пунктирная рамка;

• когда рамка охватит все ячейки, в которые надо ввести одинаковую информацию, отпустить клавишу мыши.

Выделение фрагментов таблицы

Перед тем, как применить какую-либо операцию к нескольким ячейкам, эти ячейки нужно выделить. Для выделения различных фрагментов таблицы требуется выполнить следующие действия:

Одна строка/ один столбец		Щёлкнуть на заголовке строки/столбца.
Несколько строк/столбцов	С нажатой левой клавишей провести курсором мыши по заголовкам строк/столбцов (курсор должен иметь вид белой стрелки!).
Блок ячеек		С нажатой левой клавишей провести курсором мыши по ячейкам таблицы (курсор должен иметь вид белого крестика).
Весь рабочий лист	Щелкнуть на кнопке, расположенной на пересечении координатных строк (См. Рис).
Большой блок ячеек	Активизировать левую верхнюю ячейку выделяемого блока; с помощью линеек прокрутки переместиться к нижней части выделяемого блока; при нажатой клавише <Shift> щелкнуть на правой нижней ячейке выделяемого блока.
Несмежные блоки ячеек	При нажатой клавише <CTRL> выделять ячейки любым из вышеуказанных способов.

Проверка вводимых данных

Excel позволяет задавать ограничения на данные, которые можно вводить в ячейки. Эту возможность удобно использовать при создании таблиц-шаблонов, когда ввод исходных данных происходит после того, как в таблице созданы все формулы для расчетов. Если установлен режим проверки данных, Excel при попытке ввести с клавиатуры недопустимые данные выдает предупреждающее сообщение и не выполняет ввод.

Для задания ограничений на вводимые данные следует:

• выделить ячейки, для которых создаются ограничения;

• вызвать команду Данные/Проверка;

• на вкладке Параметры в поле Тип данных выбрать данные, допустимые для выделенных ячеек (целые числа, даты и т.п.);

• в поле Значение выбрать операцию сравнения (больше, меньше, между и т.д.);

• в поля Минимум и Максимум ввести предельные допустимые значения.

Списки

В таблицах могут встречаться повторяющиеся ряды текстовых данных, например, названия месяцев, названия дней недели и т.п.

Для ускорения ввода таких рядов можно применять пользовательские списки. Существует несколько стандартных списков. Пользователь может также создать списки тех элементов, которые ему приходится часто вводить в таблицу.

Для просмотра существующих и создания новых списков нужно выполнить команду Сервис/Параметры и перейти на вкладку Списки.

Создание нового списка:

• щелкнуть в поле Элементы списка;

• ввести элементы списка по одному в строке; после ввода каждого элемента (кроме последнего) нажимать <Enter>;

• после ввода последнего элемента щелкнуть на Добавить.

• Для удаления списка следует на вкладке Списки выделить список и щелкнуть на Удалить.

• Ввод списка в ячейки таблицы осуществляется следующим образом:

• ввести в ячейку один элемент списка (любой!);

• применить к данной ячейке Автозаполнение.

Числовые ряды

При создании пользовательских списков есть ограничение: элементы списка не могут состоять из одних цифр. Для ввода последовательностей, состоящих из чисел, в Excel существует другой механизм – числовые ряды.

Ввод числового ряда (арифметическая прогрессия) можно осуществить следующим образом:

• в две соседние ячейки ввести первые два элемента числового ряда;

• выделить обе ячейки;

• применить к выделенным ячейкам Автозаполнение.

Можно создавать ряды мерных чисел (с текстовой частью), например:

1 кг, 2 кг, 3 кг …

10 руб, 20 руб, 30 руб …

КОМТЭК 95; КОМТЭК 96; КОМТЭК 97…

Для создания таких рядов нужно соблюдать два условия:

• элемент ряда обязательно должен либо начинаться, либо заканчиваться числом;

• между числом и текстом вводить пробел, если элемент ряда начинается с числа.

Более сложные варианты рядов можно создавать с помощью команды Прогрессия. Чтобы воспользоваться этой командой, следует:

• ввести в ячейку первый элемент числового ряда;

• выделить ячейки, в которые должен быть введен числовой ряд, включая ячейку с первым числом;

• вызвать команду Правка/Заполнить/Прогрессия;

• в окне Прогрессия можно выбрать тип прогрессии (Арифметическая или Геометрическая) и шаг прогрессии.

Если в качестве первого элемента числового ряда ввести дату, то с помощью команды Прогрессия можно создать последовательность дат. Единица последовательности дат «рабочий день» означает, что будут пропускаться даты, соответствующие субботам и воскресеньям.

Ввод формул

Как уже упоминалось, при вводе формул первым символом должен быть знак равенства (=). Если нужно выполнить вычисления с данными, содержащимися в ячейках, то в формуле нужно указывать адреса этих ячеек.

Самый удобный способ ввести в формулу адрес ячейки – выполнить на данной ячейке щелчок. Можно также ввести адрес ячейки с клавиатуры.

При изменении содержимого ячеек, адреса которых содержатся в формулах, Excel автоматически выполняет пересчет формул и выводит на экран новый результат.

К ячейкам, содержащим формулы, можно применить Автозаполнение. При этом если формулы содержат адреса ячеек, эти адреса будут автоматически изменяться.

Автосуммирование

Наиболее распространенная операция, применяемая к данным в ячейках таблицы – суммирование. В Excel существует специальная функция, ускоряющая ввод соответствующей формулы – Автосумма.

Для того чтобы воспользоваться этой возможностью следует:

• активизировать ячейку, в которую нужно поместить формулу суммирования;

• щелкнуть на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная (см. Error: Reference source not found); вокруг ячеек, которые Excel собирается просуммировать, появляется «бегущая дорожка»;

• если «бегущая дорожка» охватывает не те ячейки, которые требуется просуммировать, выделить нужные ячейки;

• любым способом завершить ввод.

Редактирование данных

Редактирование информации в ячейке

При вводе информации в ячейку единственная возможность исправить ошибку – с помощью клавиши <Backspace> удалить последний введенный символ. После удаления символа можно продолжить ввод.

Для того чтобы в процессе ввода удалить всю вводимую информацию, можно щелкнуть на кнопке Отмена в строке формул (см. Error: Reference source not found).

Если ввод завершен, для того чтобы отредактировать информацию в ячейке, следует войти в режим редактирования. Это можно сделать двумя способами:

активизировать ячейку; сделать щелчок в строке формул в области отображения содержимого ячейки; после этого можно редактировать информацию в строке формул как обычный текст;

сделать на ячейке двойной щелчок; после этого можно редактировать информацию непосредственно в ячейке как обычный текст.

Выход из режима редактирования осуществляется так же, как из режима ввода.

Удаление информации из ячейки называется очисткой ячейки. Для очистки ячейки нужно активизировать ячейку и нажать клавишу <Delete>.

Копирование и перемещение информации в таблице

Операции копирования и перемещения информации в таблице могут выполняться двумя способами.

I способ: с использованием буфера обмена.

Для того чтобы переместить или скопировать ячейки этим способом, следует:

1. выделить ячейки, которые нужно переместить или скопировать;

2. выполнить команду Правка/Вырезать (для перемещения) или Правка/Копировать (для копирования); информация при этом помещается в буфер обмена;

3. активизировать ячейку в верхнем левом углу той области, в которую нужно вставить ячейки;

4. выполнить команду Правка/Вставить.

Замечание. Ячейка, которая активизируется на третьем шаге, может находиться на любом листе рабочей книги или в другой рабочей книге. Переход к другой открытой рабочей книге выполняется, как обычно, через меню Окно.

Замечание. После выполнения операции копирования вокруг выделяемых на первом шаге ячеек образуется «бегущая дорожка». Пока на экране сохраняется «бегущая дорожка», можно повторять операцию вставки без повторного копирования в буфер. Для удаления «бегущей дорожки» следует нажать клавишу <ESC>.

Замечание. Можно вставить на рабочий лист сразу несколько копий ячеек. Для этого нужно на третьем шаге выделить несколько левых верхних углов областей, в которые требуется поместить копии.

II способ: без использования буфера обмена.

Для выполнения этой операции нужно:

1. выделить ячейки, которые следует переместить или скопировать;

2. поместить курсор мыши на границу выделенной области так, чтобы он принял вид белой стрелки;

3. при нажатой левой клавише перемещать указатель мыши; выделенные ячейки при этом также будут перемещаться; если во время этой операции удерживать на клавиатуре клавишу <CTRL>, то перемещение превращается в копирование.

Вставка и удаление строк и столбцов

Вставка одной строки:

1. выделить строку таблицы, на место которой надо вставить строку;

2. выполнить команду Вставка/Строки.

Вставка одного столбца:

3. выделить столбец, на место которого надо сделать вставку;

4. выполнить команду Вставка/Столбцы.

Вставка нескольких строк (столбцов):

5. выделить столько строк (столбцов), сколько нужно вставить;

6. выполнить команду Вставка/Строки (Столбцы).

Удаление строк (столбцов):

7. выделить те строки (столбцы), которые следует удалить;

8. выполнить команду Правка/Удалить.

При вставке строк и столбцов выделенные строки смещаются вниз, а выделенные столбцы – вправо.

Операции вставки и удаления строк и столбцов не изменяют размер рабочего листа, а только перераспределяют элементы листа: сколько строк и столбцов вставляется (удаляется) в середину листа, столько их удаляется (вставляется) в конце листа. Если ячейки в последнем столбце (строке) рабочего листа содержат какую-либо информацию, операцию вставки выполнить будет нельзя.

Вставка и удаление ячеек

Операции вставки и удаления ячеек отличаются от тех же операций со строками и столбцами тем, что требуется указывать, в каком направлении должны перемещаться ячейки в обрабатываемой области.

Вставка ячеек:

1. выделить ячейки, вместо которых нужно вставить новые ячейки;

2. выполнить команду Вставка/Ячейки;

3. выбрать направление перемещения выделенных ячеек (вправо или вниз).

Удаление ячеек:

1. выделить ячейки, которые надо удалить;

2. выполнить команду Правка/Удалить;

3. выбрать направление, в котором будут перемещаться оставшиеся ячейки (влево или вверх).

Вставка и удаление ячеек, также как в случае со строками и столбцами, не изменяет размеров рабочего листа.

Поиск информации в таблице

Для того, чтобы быстро переместиться на какую-то ячейку, можно воспользоваться командой Правка/Найти.

В окне данной команды в поле Что надо ввести информацию, содержащуюся в искомой ячейке. В списке Область поиска выбрать тот слой ячеек, который должен просматривать Excel при поиске. Слой «Формулы» –информация, которая была введена в ячейку. Слой «Значения» – примерно та информация, которая отображается на экране.

Замена повторяющейся информации в таблице

Если требуется менять одинаковую информацию в нескольких ячейках, это можно сделать с помощью команды Правка/Заменить.

В окне Заменить в строку Что надо ввести те данные, которые надо заменять; в строку Заменить на вводится заменяющая информация.

Команду замены можно выполнять в двух режимах:

1. «глобальная замена»; для замены всех совпадений следует нажать кнопку Заменить все;

2. «пошаговая замена»; в этом варианте совпадения заменяются выборочно; вначале следует нажать кнопку Найти далее; когда Excel найдет первое совпадение, нажать кнопку Заменить для замены совпадения или кнопку Найти далее для поиска следующего совпадения.

Отметим, что замена информации может выполняться только в слое реального содержимого ячеек, т.е. в слое Формулы.

Работа с листами

Рабочие книги Excel представляют собой совокупность рабочих листов. Исходный набор рабочих листов в процессе работы может быть изменен: листы можно удалять из рабочей книги, можно вставлять новые, можно менять их местами и т.д.

Для того чтобы начать работу с листом, этот лист следует активизировать, т.е. щелкнуть на его ярлычке. Если листов много, все ярлычки могут не поместиться на экране. Для прокрутки ярлычков служат кнопки в нижнем левом углу окна рабочей книги (см. ). Кнопки прокрутки можно использовать только для вывода нужных ярлычков на экран; с их помощью нельзя активизировать листы.

Выполнять многие операции с листами удобнее всего с помощью команд из контекстного меню ярлычков. Для вызова этого меню достаточно щелкнуть правой кнопкой на любом ярлычке.

Переименование листа:

• сделать двойной щелчок на ярлычке листа;

• удалить имя;

• ввести новое имя;

• нажать <ENTER>.

Вставка нового листа:

• активизировать лист, перед которым надо сделать вставку;

• из меню ярлычков выбрать команду Добавить;

• на вкладке Общие выбрать вариант Лист;

• нажать ОК.

Удаление листа:

• активизировать лист, подлежащий удалению;

• из меню ярлычков выбрать команду Удалить;

• для подтверждения удаления нажать ОК.

Перемещение листа:

• активизировать лист;

• поместить на ярлычок листа курсор мыши;

• при нажатой левой кнопке перемещать мышь; над ярлычками листов будет перемещаться черный треугольник;

• отпустить клавишу мыши, когда черный треугольник отметит нужную позицию листа в рабочей книге.

Для выполнения многих действий (например, удаления листов) можно выделять несколько листов.

Чтобы выделить соседние листы:

• активизировать первый выделяемый лист;

• при нажатой клавише <Shift> щелкнуть на ярлычке последнего выделяемого листа.

Чтобы выделить несмежные листы, следует при нажатой клавише <CTRL> щелкать на ярлычках выделяемых листов.

Для снятия выделения с группы листов достаточно щелкнуть на ярлычке любого невыделенного листа. Если же выделены все листы, для снятия выделения с них нужно выполнить команду Разгруппировать листы из меню ярлычков.

Если выделено несколько листов, то при вводе информации с клавиатуры на один из них, та же самая информация вводится на все выделенные листы. Точно также, при редактировании ячеек на одном из листов, те же действия повторяются на всех выделенных листах.

Информацию с одного рабочего листа можно скопировать на несколько рабочих листов одновременно:

• выделить лист, содержащий информацию, и листы, на которые нужно вставить копию;

• выделить ячейки с копируемой информацией;

• выполнить команду Правка/Заполнить/По листам;

• выбрать копируемый слой (Форматы, Содержимое, Все).