Умови надходження товару в аптеку

Важливою складовою діяльності аптек є процес постачання матеріальних цінностей, у першу чергу - товару.

Основними контрагентами аптек при закупівлі товару є постачальники - фармацев­тичні підприємства-виробники та аптечні склади й аптечні бази оптових фармацевтич­них підприємств. Крім того, аптека може поповнювати запаси товару шляхом закупівлі у населення лікарської рослинної сировини, а також за розподілом товару з головної (центральної) аптеки аптечної мережі.

У процесі діяльності аптеки відбуваються певні операції, зумовлені виробничою потребою, при яких відбувається збільшення суми товарного залишку, а саме: переве­дення у товар малоцінних і швидкозношуваних предметів, тари.

Порядок та форми розрахунків між постачальником та аптекою обумовлюються в господарських договорах (угодах), що є важливою підставою виникнення зобов’язань та основною формою реалізації товарно-грошових відносин у ринковій економіці.

Обов’язковою умовою укладання договорів є максимально точне відображення зобов’язань обох сторін. В договорі (угоді) купівлі-продажу повинні бути вказані такі реквізити: дата укладання договору, інформація про постачальника і покупця, предмет і сума договору, термін та умови поставки, вимоги до якості товару, умови розрахун­ків, відповідальність сторін за невиконання умов договору і порядок розгляду супер­ечок, термін дії, юридичні адреси сторін. Договір набирає сили після погодження з усіма відповідальними особами. Якщо сторони бажають змінити початкові умови, до говору, повинна бути підписана додаткова угода. Порушення договірних зобов’язань тягне за собою значні економічні наслідки для обох сторін договору.

Організація обліку розрахунків з постачальниками повинна забезпечити:

• своєчасну перевірку розрахунків з постачальниками;

• попередження прострочення кредиторської заборгованості.

Джерелом інформації для контролю розрахункових відносин про товарні операції служать первинні документи: накладні, рахунки-фактури, податкові накладні, товаро­транспортні накладні, а також документ, що підтверджує якість товару. В разі невідпо­відності одержаних товарно-матеріальних цінностей умовам договору виставляється претензія.

Для лікарських засобів у договорі обов’язково необхідно передбачити маркування на упаковці, яке дозволяє встановити підприємство-виробника, назву лікарського засобу, номер серії та інші характеристики якості медичної продукції, передбачені нормативно- технічною документацією.

Лікарські засоби аптеці повинні відпускатися з залишко­вим терміном придатності не менше 60 %, а бактерійні препарати - не менше 40 %. При цьому лікарські засоби з терміном більше 2 років повинні мати залишковий термін при­датності не менше 1,5 року. Лікарські засоби з меншим залишковим терміном придат­ності постачальник може відпустити лише за згодою аптеки, що обумовлюється в угоді. При прийманні медикаменти з залишковим терміном придатності менше одного року обов’язково реєструються в журналі обліку лікарських засобів з обмеженим терміном придатності або шляхом ведення відповідної картотеки.

Облік виконання договорів здійснюється в спеціальному журналі реєстрації дого­ворів, укладених з постачальниками. В журналі відмічають номер і дату договору, назву постачальника, номенклатуру товарів, характер договору, суму, наявність протоколу роз­біжностей, термін дії договору. Договори на постачання товарів аптечного асортименту зберігаються в окремих папках, що заводяться на кожного постачальника.

Схематично облік розрахункових операцій при договірних зобов’язаннях зображено на схемі 1.

Оплата товару згідно з договором купівлі-продажу може проводитись у різних фор­мах (схема 2).

Схема№1: Схема обліку договірних зобов’язань

Схема №2: Форми оплати товару і властиві їм особливості

В умовах інфляції для аптек актуальні перша і третя форми розрахунку. Прода­вець та покупець зобов’язані забезпечити зберігання товару під час перевезення. З цією метою доцільно застрахувати вантаж шляхом укладення договору страхування із стра­ховою компанією.

Документальне оформлення надходження товару

З моменту прийняття товару виникає матеріальна. При прийманні товару може бути встановлена недостача (при перевірці ваги нетто чи кількості одиниць у певних місцях) або брак. Тоді приймання припиняється і забез­печується подальше зберігання отриманого товару та повідомляється представник постачальника.

Представник постачальника, який перебуває в одному населеному пункті з аптекою, повинен прибути не пізніше наступного дня після одержання виклику, а якщо товар відноситься до категорії, що швидко псується, - то протягом 4-х годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному пункті, повинен прибути протягом 3-х днів. Якщо у встановлений термін представник не прибув, то приймання товару проводиться

в присутності представника незацікавленої сторони, або самостійно, якщо постачальник дає згоду на одностороннє приймання товару.

Для одержання товару матеріально відповідальним особам видається доручення, яке оформляється на спеціальних бланках, підписується керівником і головним бухгалте­ром. Доручення видається тільки працівникам аптеки. Термін дії доручення - 10 днів.

Лікарські засоби та вироби медичного призначення надходять в аптеку безпосеред­ньо від заводів-виробників або від оптових фармацевтичних посередників, які повинні мати чинні ліцензії на право оптової торгівлі, копії яких додаються до договорів поставки і зберігаються в аптеці.

При відвантаженні товарів постачальник зобов’язаний надати сертифікати якості на всі лікарські засоби з описом зовнішнього вигляду та відміткою кількісного вмісту діючих речовин, виписує супровідні документи (рахунок-фактуру, товаротранспортну накладну на підставі яких товар в аптеці приймають за кількістю і якістю.