Глава 7. Документация и инвентаризация.
7.1. БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ КАК ИСТОЧНИКИ И НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ.
Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса на которой производится измерение данных хозяйственных операций и регистрации их в документах.
Первичный учет является основой синтетического и аналитического учета. Поэтому от его точности и своевременности зависит качество учетных показателей и их роль в деле контроля и руководства хозяйственно – финансовой деятельностью предприятий.
Первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций осуществляется с помощью документации- способ первичной регистрации хозяйственных операций и обоснования правильности бухгалтерских записей.
Бухгалтерский документ представляет собой надлежащим образом оформленную деловую бумагу, в которой зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в учете.
В бухгалтерском учёте порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утверждённым МФ СССР 29.07.83.г. №105.
Значение документов.
Благодаря им формируется исходная информация, используемая для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей деятельности предприятия.
Обеспечивается контроль за совершением хозяйственных операций.
Подтверждается законность и обоснованность всех текущих записей в бух. учете.
Неразрывно связаны с управлением и организацией хозяйственной деятельности.
Информация фиксируется в документах по реквизитам.
Реквизиты – совокупность признаков и показателей, содержащихся в документах.
К обязательным реквизитам документа относятся:
наименование документа.
код формы.
дата составления документа.
наименование организации, от имени которой составлен документ.
содержание хозяйственной операции.
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.
наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
личные подписи указанных лиц.
К дополнительным реквизитам документа относят:
номер документа.
основание для совершения хозяйственной операции и т.д.
Руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
Ответственность за документальное оформление хозяйственных операций и сроки представления документов в бухгалтерию предприятия несет главный бухгалтер.
Порядок составления первичных документов, отражения в них информации о хозяйственных операциях, их хранения и движения регламентирует Федеральный закон от 23.11.1996г. «О бухгалтерском учете».
7.2. Классификация бухгалтерских документов
Схема классификации бух. документов.
По назначению:
распорядительные
оправдательные
бухгалтерского оформления
комбинированные
нормативные
По содержанию:
первичные
сводные
По способу отражения хозяйственных операций:
разовые
накопительные
По месту составления и обращения:
внутренние
внешние
Распорядительные документы – приказы, распоряжения.(приказ о приеме на работу)
Оправдательные – документы оформляющие уже произведенные операции.(расчетная ведомость по зар. плате, накладная)
Бухгалтерского оформления – создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, составляются по ранее оформленным распорядительным и оправдательным документам.(расчет амортизации основных средств, нематериальных активов)
Комбинированные – сочетают признаки нескольких видов документов (приходные и расходные кассовые ордера).
Первичные – отражают операции в момент их совершения.(приходный ордер – оформляется при поступлении материалов на склад)
Сводные – составляются на основе первичных документов.(авансовый отчет по командировочным расходам составляется на основе первичных документов – проездные билеты, счет за проживание в гостинице)
Разовые – отражают одну операцию.(расходный, приходный кассовые ордера)
Накопительные – служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время.(табель учета рабочего времени, лицевые счета по зар. плате)
Внутренние – составляются внутри предприятия.(расчетная ведомость по зар. плате, приходные и расходные кассовые ордера)
Внешние – оформляются операции осуществляемые между предприятиями.(счет – фактура, расходная накладная на отпуск готовой продукции.)
7.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНОТООБОРОТА
Документооборот – маршрут и время прохождения документа по всем инстанциям с момента их оформления до сдачи в архив.
Продолжительность документооборота зависит от ряда факторов:
величины предприятия,
специфики его работы,
расположения его подразделений,
степени автоматизации учета.
Маршрут документа делится на несколько этапов:
составление и использование документа в оперативной работе.
проверка документа бухгалтерией заключается в проверке полноты, четкости заполнения всех реквизитов, законности и целесообразности операции, соблюдения срока представления.
счетная обработка – таксировка - умножение и суммирование показателей в документах.
техническая обработка документа – разноска хозяйственной операции в учетные регистры – журналы – ордера, ведомости.(указание бух. проводки)
сдача документа в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.
Порядок хранения бухгалтерских документов:
ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несёт главный бухгалтер;
сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», установленных Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88.г. (с изменениями 27.06.96.):
бухгалтерские отчёты – годовые 10 лет; квартальные 3 года;
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы – 10 лет;
первичные документы, явившееся основанием для бухгалтерских записей (авансовые отчёты, кассовые, банковские документы, табеля и др.) – 5 лет;
инвентарные карточки и книги учёта основных средств – 3 года после их ликвидации;
учётные регистры – 5 лет;
расчётно-платёжные ведомости – 5 лет;
лицевые счета – 75В лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счёта. И т.д.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях в состав комиссии включается представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Рационализация документов и документооборота должна осуществляться в направлениях унификации, стандартизации бланков, упрощения документооборота.
Под унификацией понимают создание типовых бланков документов для использования при оформлении однородных хозяйственных операций, например, кассовые операции, операции по выдаче материалов со склада, приемке и передаче основных средств и т.д.
Стандартизация – создание одинаковых по размеру и формату документов, которые наиболее удобны при использовании.
7.4. Инвентаризация, ее виды и значение. Общие положения и правила ведения инвентаризации
Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Инвентаризация – выявление и проверка наличия и состояния имущества с данными бухгалтерского учета.
Законодательство обязывает все предприятия в определенные сроки проводить инвентаризацию:
основные средства – один раз в три года, по библиотечному фонду один раз в пять лет.
прочие средства – один раз в год перед составлением годового отчета.
Виды инвентаризации.
По способу проведения
По объёму и охвату объектов
Сплошная перед составление годового
отчёта
Выборочная при смене материально
ответственного лица
Плановая перед составлением годового
отчёта, проверка кассы
Внезапная (ревизия) с целью выявления
фактов хищения
Для проведения инвентаризации руководитель назначает инвентаризационную комиссию. Как правило, на предприятиях создаются две инвентаризационные комиссии:
1). Постоянно действующая (центральная) комиссия – составляет план – график проведения инвентаризации, протокол по результатам инвентаризации.
2). Рабочие комиссии – непосредственно для проведения инвентаризации.
До начала работы инвентаризационной комиссии материальные ценности, должны быть подготовлены для их описи в натуре. Инвентаризация проводится путем непосредственного подсчета, взвешивания, измерения и т. д. инвентаризационного имущества.
Инвентаризации подлежат все без исключения реальные и другие ценности не зависимо от того, принадлежат они данному предприятию или находятся у него на хранении.
До проведения и после с материально ответственного лица берется расписка. Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись, в которой указываются данные фактического наличия инвентаризуемых объектов и учетные данные. Рабочая комиссия заканчивает свою работу составлением протокола. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, где на ее основании составляется сличительная ведомость.
В сличительной ведомости отдельно показываются только те объекты, по которым выявлены отклонения (недостача или излишек), остальные показываются общим итогом.