1. Правила підготовки прес-релізу.

ПРЕС-РЕЛІЗ - це коротке повідомлення, що містить важливу новину або корисну інформацію для широкої громадськості, та поширюється в готовому вигляді через ЗМІ. Прес-релізи розсилаються по каналах телефаксного чи телетайпного зв’язку або електронною поштою. Поширюється повний текст прес-релізу.

Загальні вимоги до підготовки прес-релізу

• Прес-реліз друкується на бланку організації, де вказана повна назва, адреса, телефони та факси, а також прізвище та телефон контактної особи.

• На листку прес-релізу вказують дату і ставлять примітку «до друку», при необхідності вказують дату публікації.

• Важливо знайти «яскравий», але лаконічний заголовок, який вирізнить Ваше повідомлення з поміж-інших та зацікавить редактора.

• Текст прес-релізу повинен бути коротким, бажано, щоб він вмістився на одній сторінці. Якщо це неможливо, внизу першої сторінки роблять помітку «див. далі». Щоб не писати довгий прес-реліз, додаткова інформація може бути подана окремо у додатках.

• Прес-реліз друкується через два інтервали на одній сторінці з великими полями для заміток та правок редактора газети. Не слід друкувати на звороті сторінки. У самому кінці тексту релізу відступають рядок і друкують посередині знак ###, який вказує на кінець матеріалу (міжнародний стандарт).

• Найбільш важлива інформація повинна міститися на початку повідомлення у першому абзаці. Цей ключовий абзац повинен відповідати на питання: хто? що? коли? де ? як? і чому?

• Другий і третій абзац по низхідній повинні містити менш важливу інформацію (принцип переверненої піраміди). Це робиться для того, щоб редактор міг «обрізати» кінець прес-релізу, не спотворюючи основного змісту. Другий абзац повинен включати одну чи дві цитати з висловів лідерів організації, громадських діячів.

• Інформація прес-релізу повинна бути об’єктивною та точною, всі коментарі та цитати перевірені та узгоджені з авторами.

• Прес-реліз від імені організації підписують два-три її представника.

2. Правила планування та проведення прес-конференцій

ПРЕС-КОНФЕРЕНЦІЯ - захід, організований з метою поінформування засобів масової інформації про важливу подію або точку зору організації стосовно певної проблеми. Прес-конференція здійснюється у формі діалогу між представниками організації та ЗМІ, якому передують невеликі виступи представників організації. Важливо не зловживати прес-конференціями та скликати їх лише тоді, коли є що сказати.

Правила планування та проведення

• Час прес-конференції планують з врахуванням графіку роботи ЗМІ та вибирають час коли преса не буде завантажена висвітленням інших подій.

• Пресу повідомляють про захід не пізніше, ніж за 48 годин, а краще за тиждень, періодично нагадуючи про час та місце проведення конференції.

• Вибирають та завчасно готують зручне та привабливе приміщення. Приміщення не повинно бути надто великим, чи над тісним. Всім репортерам повинно вистачити стільців, а телевізійні команди забезпечені місцем розташування камер. Приміщення для прес-конференції перевіряється завчасно (електричні розетки, освітлення, розташування та робота мікрофонів і т.д.).

• До журналістів виявляють гостинність, тому необхідно потурбуватися про каву, прохолодні напої, канапки.

• Прес-конференцію треба починати своєчасно і закінчувати до того, як інтерес почне спадати. Незадовго до завершення прес-конференції слід повідомити про це, оголосивши, що наступне запитання буде останнім.

• Прес-конференція звичайно планується на півгодини: 10 хвилин на виступ і 20 на запитання та відповіді.

• До початку конференції поширюються прес-релізи або пакети для преси, а також тексти доповідей.

• Перед конференцією доповідач та інші особи, відповідальні за її проведення, повинні провести нараду, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення конференції, відповіді на можливі питання. Доповідач повинен добре підготуватися до конференції (прорепетирувати промову, бути добре обізнаним з матеріалами, які передаватимуться пресі під час конференції).

• Репортери повинні мати рівні можливості контактів з доповідачем.

• Прес-конференція записується на магнітофон, щоб залишилося документальне свідчення всього, що було сказано.