ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 4

ТЕМА: Створення консолідованих та зведених таблиць у EXCEL

Теоретичні відомості

Консолідація даних – це один із способів отримання підсумкової інформації. Консолідація даних полягає у створенні підсумкової таблиці, що дозволяє узагальнити однорідні дані (підрахувати кількість, визначити середнє значення, максимум, мінімум, знайти статистичні характеристики). Вихідні дані (області) можуть розташовуватися на одному або різних листах, в інших відкритих книгах. При консолідації можна створити зв'язки, що забезпечують автоматичне оновлення даних в підсумковій таблиці (області призначення) при зміні даних у вихідних областях.

Приклад: за допомогою функції консолідації значень обчислити розміри вкладів за типами вкладів для всіх відділень банку.

Нехай на аркушах 1,3,4,5 маємо дані представлені в таблицях для кожного із чотирьох відділень банку:

Для консолідованих даних відведемо в книзі окремий аркуш (аркуш 6). На цьому аркуші необхідно активізувати ячейку, яка послугує початком діапазону ячейок з підсумками.

Для консолідації даних призначена команда Консолидация меню Данные. Активізуйте цю команду, в результаті чого відкриється однойменне вікно, в якому необхідно вибрати потрібну для консолідації функцію і задати адреси консолідуючих діапазонів ячейок.

Спочатку у полі Функция виберемо функцію, яка буде використовуватися для об’єднання даних (в нашому випадку – Сумма). Але можуть застосовуватися слідуючи функції: сума, кількість значень, середнє, максимум, мінімум, добуток і інші. Далі перейдемо до поля Ссылка щоб задати координати першого діапазону ячейок з даними для консолідації.

Перейдемо на аркуш 1 і виділяємо діапазон ячейок В3:С9. Під час виділення діапазону ячейок вікно Консолидация згортається до розмірів поля введення, відкриваючи робочу область аркуша. Після виділення діапазону необхідно клацнути на кнопці Добавить, в результаті чого посилання на вказаний діапазон з’явиться в полі Список диапазонов.

Введіть в поле Ссылка добавте їх в поле Список диапазонов адреси всіх консолідуючих діапазонів (ще з аркушів 3, 4, 5).

Після введення адрес всіх консолідуючих діапазонів поставте опцію значение левого столбца в області Использовать в качестве имен діалогового вікна Консолидация. Таким чином ви задасте консолідацію за ім’ям. При цьому значення в рядках з однаковими мітками підсумуються.

Після натискання на кнопку ОК отримаємо таблицю із двох стовпчиків. Перший містить тип вкладу, другий – сумарне значення розміру вкладу за типом вкладу для всіх відділень банку. Якщо необхідно, щоб в стовпчику розмір вкладу був заголовок, треба при виділеній таблиці консолідації ще раз виконати команду Данные  Консолидация, активізувати опцію подписи верхней строки в зоні Использовать в качестве имен і натиснути кнопку ОК.

Для забезпечення зв’язку між консолідованими і початковими даними, необхідно підключити опцію Создавать связи с исходными данными в діалоговому вікні Консолидация.

В результаті активізації зазначеної опції між початковими даними і результатами консолідації буде налагоджений динамічний зв’язок, який забезпечить автоматичне обновлення даних. Достоїнство консолідації зі створенням зв’язку полягає в тому, що при виконанні цієї операції виконується і структурування таблиці.

Консолідовані дані Консолідовані дані з оновленням

Створення зведених таблиць

1 .1 Створіть таблицю:

Рисунок 6.1 - Таблиця продажу відеофільмів за місяць

1.2 Створіть зведену таблицю, в якій відображена кількість проданих відеофільмів.

Зведена таблиця - це інтерактивна таблиця робочого листа, що підсумовує великі обсяги даних, використовуючи обраний Вами формат і метод обчислень. Зведена таблиця є динамічним об’єктом, що дозволяє виводити інформацію з різноманітним ступенем деталізації.

Для створення зведеної таблиці виберіть команду Данные/Сводная таблица. Далі треба виконувати вказівки Майстра зведених таблиць. Побудова зведеної таблиці складається з 4-х етапів.

1.3 У першому діалоговому вікні Майстра зведених таблиць (рис. 6.2) встановіть перемикач у положення, що показує, звідки беруться дані для зведеної таблиці.

Рисунок 6.2 – Перше діалогове вікно Майстра зведених таблиць

1.4 У полі Діапазон другого діалогового вікна Майстра зведених таблиць треба вказати на основі якого діапазону будується зведена таблиця (рис. 6.3)

1.5 У третьому діалоговому вікні Майстра зведених таблиць необхідно зазначити структуру зведеної таблиці. Поля бази даних, на основі яких будується зведена таблиця, зазначені в цьому вікні у вигляді кнопок із назвами цих полів (рис. 6.4).

Рисунок 6.3 - Друге діалогове вікно Майстра зведених таблиць

Рисунок 6.4 – Третє діалогове вікно Майстра зведених таблиць

Перетягніть кнопки із назвами потрібних полівїх у відповідні області вікна так, щоб зведена таблиця набула потрібної структури.

В цьому вікні є чотири області, які мають таке призначення:

Строка – дані поля, розташованого в цій області, використовуються як заголовки рядків.

Столбец - дані поля, розташованого в цій області, використовуються як заголовк стовпчиків.

Данные - в клітинках зведеної таблиці обчислюється обрана функція значень поля, розташованого в цій області (наприклад, сума або середня величина та ін.).

Страница - для поля, розташованого в цій області, створюється поле зі списком, яке надає можливості виводу даних зведеної таблиці, що відносяться тільки для вказаних значень списку.

Наприклад, для нашого прикладу кнопку МАГАЗИН треба перетягнути в поле Столбец, кнопку КАТЕГОРІЯ –в область Строка, а в область Данные треба перетягнути кнопку КІЛЬКІСТЬ.

Подвійний натиск на кнопці, яка знаходиться в області Данные, відчиняє діалогове вікно Вычисление поля сводной таблицы, що дозволяє вибрати функцію, за допомогою якої підводяться підсумки в зведеній таблиці.

Рисунок 6.5 - Зведена таблиця, створена на основі установок, показаних на рис. 6.4

1 .6 Перебудуйте зведену таблицю, що наведена на рис. 6.5, таким чином: поміняйте місцями рядки і стовпчики. Отримана зведена таблиця приведена на рис.6.6.

Рисунок 6.6 - Зведена таблиця

1.7 Створіть зведену таблицю продажу відеопродукції для кожного магазину таким чином.

Рисунок 6.7 – Вікно Майстра зведених таблиць

Кнопку Магазин перемістіть до області Сторінка, Категорія - до області Столбец, Назва - в область Строка, кнопки Сумма по полю Количество і Сума по полю Итого - до області Данные.

На рис. 6.8 зображена зведена таблиця, що утворилася на підставі наведених вище установок. Зверніть увагу на те, що в клітинці B1 з’явився список, який можна розкрити. Якщо обрати в ньому слово ВСЕ, то це означатиме, що результати обчислені на підставі даних про продаж у всіх чотирьох магазинах.

Щоб переглянути результати продажу в кожному окремому магазині, потрібно в клітинці В1 розгорнути список, що розкривається, і вибрати потрібний Вам магазин. На рис. 6.8 наведені результати продажу в північному магазині (NORT ).

Рисунок 6.8 - Зведена таблиця, яка створена на підставі установок, наведених на мал. 6.7