8)Организация документооборота:

ДОУ предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними -это организация документооборота учреждения хранения документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот-это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые, так же внутренние, входящие и исходящие.

Документы которые отправляются в вышестоящие инстанции и документы отправляющиеся в подведомственные организации-в целом это система документопотока.

Под документопотоком понимается совокупность документов выполняемых определенное целевое назначение в процессе документооборота.

9) Создание системы регистрации:

Одна из важнейших функций работы в организации это регистрация:

-фиксирует факт создания документа его отправки или получения,

- осуществляет контроль исполнения документов,

- ведет поиск по запросам подразделений и работников.

На ряду с организацией документооборота входит хранение документа-это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов целью их поиска и использования.

10) Организация хранения документов:

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Исполненные документы с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

- постоянного хранения (например, годовая налоговая отчетность, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах);

- долговременного хранения (свыше 10 лет), например, документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных следует хранить 75 лет.;

- временного хранения (до 10 лет включительно; например, счета-фактуры, гарантийные письма);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Кроме того, важно знать, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено, а вот повышение сроков хранения документов может иметь место, но лишь в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

11)Понятие документооборота:

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии учреждении с момента их получения, создания или отправки.

Принципы:

- прохождение документов должно быть оперативным,

- каждое перемещение документа должно быть оправданным необходимо исключить или ограничить возврат на перемещение документов,

-порядок прохождения и процесса обработки основных видов документов должны быть единообразны.

По отношению к аппарату управления различают потоки:

- отправляемые (исходящие)

- поступающие (входящие)

- внутренние.