Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Брянская государственная инженерно-технологическая академия»

(ФГБОУ ВПО «БГИТА»)

Кафедра «Государственное управление и финансы»

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Методические указания

к выполнению лабораторных работ и организации самостоятельной работы бакалаврами, обучающимися по направлению 080100 «Экономика»

(профиль подготовки «Финансы и кредит»)

всех форм обучения

Брянск 2013

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Брянская государственная инженерно-технологическая академия»

(ФГБОУ ВПО «БГИТА»)

Кафедра «Государственное управление и финансы»

УТВЕРЖДЕНО

научно-методическим

советом БГИТА

протокол № 12

от «26» декабря 2013 г.

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Методические указания

к выполнению лабораторных работ и организации самостоятельной работы бакалаврами, обучающимися по направлению 080100 «Экономика»

(профиль подготовки «Финансы и кредит»)

всех форм обучения

Брянск 2013

УДК 651

Основы делопроизводства и документооборота. Методические указания к выполнению лабораторных работ и организации самостоятельной работы бакалаврами, обучающимися по направлению 080100 «Экономика» (профиль подготовки «Финансы и кредит») всех форм обучения / Сост.О.В. Михеенко – Брянск: БГИТА, 2013. - 40 с.

Даны краткие теоретические сведения по основным темам курса, контрольные вопросы для обсуждения, индивидуальные задания и порядок выполнения лабораторных работ по дисциплине, а также рекомендуемая литература.

Для студентов всех форм обучения.

Рецензент,

к.э.н., доцент кафедры «ГУиФ» БГИТА _________________________ С.Е. Родина

Рекомендованы редакционно-издательской и методической комиссиями экономического факультета БГИТА.

Протокол №4 от «16» декабря 2013 г.

© БГИТА

© О.В. Михеенко

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...	6
Лабораторные работы…………………………………………………………….	7
Лабораторная работа 1………….…………………………………………..	7
Лабораторная работа 2………….…………………………………………..	9
Лабораторная работа 3………….…………………………………………..	11
Лабораторная работа 4………….…………………………………………..	14
Лабораторная работа 5………….…………………………………………..	17
Лабораторная работа 6………….…………………………………………..	20
Лабораторная работа 7………….…………………………………………..	22
Лабораторная работа 8………….…………………………………………..	23
Задания для контрольной работы………………………………………………..	25
1. Разработка бланков документов………………..………………………..	25
2. Разработка и оформление докладной, служебной и объяснительной записок ………….…………………………………………………………...	27
3. Разработка и оформление протокола……………………………………	31
4. Разработка и оформление акта…………………………………………..	34
Рекомендуемая литература………………………………………………………	38

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Целью изучения дисциплины «Основы делопроизводства и документооборота» является получение студентами теоретических знаний и практических навыков в области составления и оформления служебных документов и организации работы с ними в современных условиях развития рыночных отношений.

Организация управления в любой области объективно требует обязательного документирования основных управленческих процессов, и, прежде всего, процесса принятия решений.

Обязательность документирования управленческих действий закреплена в соответствующих законодательных и нормативных актах.

Дисциплина «Основы делопроизводства и документооборота» является специальной дисциплиной. Для изучения курса студенты должны владеть знаниями по следующим дисциплинам: основы менеджмента, анализ хозяйственной деятельности, маркетинг, хозяйственное право, управление персоналом, информационные технологии управления и др.

Данные методические указания составлены в соответствии с рабочей программой по курсу «Основы делопроизводства и документооборота» для студентов направления 080100 «Экономика» всех форм обучения.

Вопросы для обсуждения и тесты, представленные в данных методических указаниях, направлены на закрепление теоретического материала, полученного студентами на лабораторных занятиях и при самостоятельном изучении литературы по дисциплине, выработку умений и навыков применять его на практике.

Лабораторные работы Лабораторная работа № 1 Сущность современного делопроизводства

Ключевые понятия

• Информация в управлении

• Организационно-распорядительные документы

• требования  к современному делопроизводству

Теория

Информация - смысловые, упорядоченные данные, сведения об определённом событии, факте, явлении.

Информация в управлении - совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений. Менеджеры используют информацию, чтобы анализировать и решать возникающие проблемы.

В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах.

Виды документов:

• по содержанию информации (отражают основные функции управления)

• по происхождению (служебные и личные)

• по месту составления (внешние и внутренние)

• по способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

• по форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

• по количеству вопросов (простые - один вопрос; сложные - несколько вопросов)

Требования к современному делопроизводству

 Хорошо организованное делопроизводство повышает продуктивность делового общения и стимулирует развитие бизнес-коммуникаций.

Ряд основных требований  к современному делопроизводству:

• Официально-деловой стиль документов

• Ориентация  на  получателя

• Фильтрация информации

• Оптимизация документопотока

• Применение информационно-компьютерных технологий

Принцип современного делопроизводства: минимум документов при максимальной их информативности

Делопроизводитель разделяет всю документацию на три потока:

• Документы, которые регистрируются и сразу же отправляются в другие инстанции.

• Документы, которые регистрируются, передаются вначале на рассмотрение  первому руководителю и затем отправляются в другие инстанции.

• Документы, которые регистрируются, передаются на рассмотрение первому руководителю и затем размещаются в локальном месте хранения.

   Контрольные вопросы

1. Что такое информация в управлении?

2. Роль документной информации в управлении?

3. Виды документов?

4. На какие группы делаться организационно-распорядительные документы?

5. Ряд основных требований  к современному делопроизводству?

6. Принцип современного делопроизводства?

Задания для самостоятельного выполнения

1. Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Документооборот - это ____________ документов в учреждении с момента их или получения до завершения ____________ или отправления.

2. Объем документооборота - _____________ это поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год.

3. Основным принципом регистрации является ________________.

4. Регистрационно-контрольные карточки оформляются на ____________ бумаге, формата _______________.

5. Срок исполнения - это период времени, который отводится на _________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его _____________.

6. К видам регистрации документов можно отнести: _______, ______________, _______ вид регистрации документов.

7. Документы могут регистрироваться только один раз.

8. Обработка документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение ______ или на ________ ________ после его получения организацией.