3.5. Сводная таблица

Инструмент Сводная таблица из меню Данные является чрезвычайно мощным и удобным средством анализа и трансформации данных. С его помощью можно сделать практически любой "раз­рез" таблицы, получить итоги по любым данным. Сводная таблица во мно­гом объединяет точные итоги и сортировки.

Для формирования сводных таблиц Ехсеl предлагает использовать Мас­тер сводных таблиц, позволяющий за три шага в наглядной форме сформи­ровать нужную сводку, которую в дальнейшем, при желании, можно неогра­ниченно трансформировать и "улучшать".

Р ассмотрим панель управления (рис.18).

Кнопки, находящиеся здесь имеют следующий смысл:

Сводная таблица - открывает меню управления сводной таблицей.

Формат отчета - открывает доступ к имеющимся в Ехсе) шаблонам таблиц, из которых можно выбрать желаемый для создания отчета.

Мастер диаграмм - построитель диаграмм для сводной таблицы. В отличие от обычного мастера диаграмм, здесь имеются средства управления расположением и наполнением ее данными (полями).

Мастер сводных таблиц - вызывает экран третьего завершающего шага по­строения сводных таблиц для модификации сводной таблицы.

Показать детали предъявляет окно с перечнем полей, где можно выбрать одно, для которого показать все данные. Кнопка Скрыть детали свора­чивает детали.

Обновить данные - обновляет содержимое сводной таблицы, если были изменены данные в исходной таблице.

Параметры поля - открывает окно Вычисление поля сводной таблицы, где можно указать виды итогов, которые желает получит пользователь (сумма, количество, максимум и т.п.), а также уточнить внешний вид сводной таблицы.

Скрыть/отобразить поля скрывает/открывает для пользователя нижнюю часть панели, содержащую перечень кнопок-полей, которые, при желании, можно отбуксировать в свод­ную таблицу, изменив тем самым ее структуру.

Практическая работа.

1. . Создать сводную таблицу. Определим источник данных и вида результатов. В качестве источника укажем исходную таблицу, результат также сформируем в виде таблицы. Определение источника данных. В нашем примере исходны­ми данными будет таблица продаж. Этот материал содержится в диапазоне А1:D14. Следует указать, где именно будет отображена сводная таблица. Ее местоположение, в общем, безразлично. Расположим ее на том же (суще­ствующем) листе, что и исходные данные. В качестве начальной ячейки укажем клетку, находящуюся в первой колонке ниже исходной таблицы А15. Далее можно выбрать кнопку Готово и попасть в пустую пока свод­ную таблицу, которую следует наполнить, а можно выбрать кнопку Параметры и сразу сформировать вид таблицы через интерфейс. Определим структуру формируемого документа. В правой части окна отображены кнопки-названия всех полей, участвующих в сводке, которые с помощью мыши можно перетаскивать в свободные сейчас области структуры документа. В области Столбец и Строка переносятся по­ля, сведения о которых будут находиться на соответствующих осях форми­руемой таблицы. Здесь имеет значение относительный порядок расположе­ния полей. Поле, находящееся первым (т.е. левее или выше), является стар­шим по отношению к следующему (правее или ниже). Поле Товар вносится в область Столбец, поля Имя и Дата - в область Строка, а поле Выручка - в область Данные. При перемещении по­следней в область Данные появляется кнопка Сумма по полю Выручка, указывающая на то, что данные будут суммироваться. Выбрать кнопку Готово (рис. 19).

2. . Выполнить несколько манипуляций со сводной таблицей. Часто бывает нужно видеть сводные данные, не расписанные по конкретным датам, а сгруппированные по месяцам. Здесь это легко осуществить, если нажать правую кнопку мыши на любой клетке, содержащей дату. В появившемся меню следует выбрать пункт Группа и структура, а вменю следующего уровня - пункт Группировать. В разделе Автоматическое в исход­ном состоянии оба флага будут установ­лены и справа от них указаны минималь­ное и максимальное значения дат, найден­ных в сводной таблице. Если вы хотите ограничить диапазон сводимых дат, сле­дует сбросить флаги и ввести новые на­чальную и/или конечную даты. Список выбора (раздел с шагом) до­пускает отбор сразу нескольких значений. Если, например, выбрать пункты Годы, Кварталы и Месяцы, то Ехсеl построит структуру, где все продажи будут после­довательно сгруппированы по этим кате­гориям. Мы укажем Месяцы. Переключатель Количество дней позволяет установить группировку по желаемому числу дней, например, по пя­тидневкам. Эта возможность открывается только в случае выбора пункта Дни. Кроме того, выполним еще одна манипуляцию - из сводной таблицы удалим кнопку Имя. Для этого нужно отбуксировать ее мышью в любое ме­сто (кроме пространства над таблицей) за пределы сводной таблицы. В мо­мент, когда кнопка уходит за ее границы, рядом с ней появляются символы перечеркивания. Если теперь отпустить мышь, кнопка исчезнет. Видим, что таблица приобрела более обобщенный характер (сведения о продавцах более не предъявляются).

Чтобы вернуть назад поле Имя – надо отобразить Список полей сводной таблицы и перетащить в таблицу нужный элемент.

Изменение данных в исходной таблице не влечет автоматической реакции сводной таблицы. Чтобы выполнился перерасчет, следует выбрать пункт Обновить данные.

3. С помощью Мастера диаграмм построить несколько различных диаграмм для сводной таблицы.