3.1 Сортировка

Самая простая сортировка может быть выполнена с помощью двух пиктограмм-кнопок сортировки (по возрастанию и по убы­ванию). Для этого надо зафиксировать курсор на колон­ке, по которой проводится сортировка, и щелкнуть по пикто­грамме (при этом курсор не должен находиться на бордюре таблицы). При сортировке по возрастанию принимается следующий порядок следования символов: цифры 09, пробел, знаки препинания, латинские буквы аz, затем АZ, русские буквы ая, затем АЯ, пустые клетки. При сортировке по убыванию порядок следования символов будет обратным к перечисленному, кроме пустых клеток, которые всегда будут последними.

Здесь следует обратить внимание на заголовок таблицы. Верхняя строка не участвует в сортировке, т.е. остается заголовком, если формат или тип данных в ней отличается от этих параметров для основных данных таблицы. Если таких различий не наблюдается, верхняя строка заголовка будет отсор­тирована вместе с другими данными. Чтобы гарантированно исключить вне­сение заголовка, а также итоговых сумм (если есть) в сортировку и, вообще, ограничить область сортировки нужной информацией, следует предвари­тельно выделить только нужные данные, исключая заголовки и итоги. Поскольку в этом случае Ехсеl тогда не знает, по какой из колонок сортировать данные, эту информацию нужно указать явно с помощью окна Сортировка диапазона из меню Данные+Сортировка.

Используя несколько раз только кнопки сортировки, можно выполнить и сложную сортировку данных.

Практическая работа.

1. Упорядочить данные из таблицы на рис. 11 по именам сотрудников таким образом, чтобы их про­дажи были представлены в алфавитном порядке названий товара. Дня этого следует сначала установить курсор в любое место столбца Товар и отсорти­ровать его по возрастанию, а затем то же самое сделать в столбце Имя. Вообще, если нужно отсортиро­вать данные по нескольким ключам, сортировка выполняется с "младших" значений к "старшим" (рис. 12). .

2 . Отсортировать таблицу по виду товара, но не по алфавиту, а по сфере использования. Положим, сначала должна идти электронная аппаратура (телевизор, видео, приемник), затем бытовая техника (холодильник, плита) и, в последнюю очередь, мебель (шкаф, стул, стол). Если мы создадим список из всех этих слов: телевизор, видео, приемник, холодильник, плита, шкаф, стул, стол (используя меню Сервис+Параметры+вкладка Списки), то сможем расположить в таблице наш товар указанным образом. Кроме того, может быть учтен регистр букв (заглавные/строчные буквы) при сортировке и, наконец, только здесь можно выбрать сортировку и по го­ризонтали (Сортировать - столбцы диапазона).

3.2 Фильтрация

Аппарат фильтрации позволяет выделить нужные данные среди имеющихся. Средства фильтрации доступны через меню Данные +Фильтр.

Автофильтр - назначение средств фильтрации на каждое поле данных таблицы. Если предварительно выделены определенные столбцы, средства автофильтрации будут назначены только им. Повторный выбор этого пункта отменяет режим Автофильтрации (галочка-пометка будет снята).

Показать все - отмена фильтра (предъявляются все данные).

Расширенный фильтр - вызов средств установки сложного фильтра.

Автофильтрация. Самым простым является использование авто­фильтра (пункт Автофильтр). При выборе этого пункта слева от него изо­бражается галочка, а в заголовке каждого столбца появится кнопка-треугольник выбора фильтра для данного поля.

Щелчок по любой из кнопок выбора повлечет предъявление ниспадаю­щего меню, содержащего список всех имеющихся значений поля. Например, нажатие на кнопку столбца Имя, вызовет меню, содержащее все значения, встречающиеся в столбце, отсортированные по алфавиту. В боль­шой таблице их может оказаться сотни, что, конечно, сильно затрудняет по­иск нужного элемента меню. Ускорить этот процесс можно нажав клавишу с первой буквой нужного слова. Меню правильно реагирует на такое дейст­вие, сразу перемещая нас на первую строку с указанной буквой. Если какая-то из кнопок была использована для назначения фильтра, треугольник в ней делается синего цвета (исходный цвет - черный).

Практическая работа.

1. В колонке Имя выбрать ключ Олег, а в колонке Товар – стул, шкаф.

Пункты, заключенные в скобки (рис. 13), выполняют функции:

( Все) - предъявляются все данные (фильтр по этому полю отменяется).

(Первые 10) - предъявляется подмножество (например, 10 элементов) дан­ных, находящихся в начале/конце отфильтрованной таблицы.

(Условия ...) - вызываются средства задания более сложного фильтра.

Нужно найти все продажи, совершенные между 10 февраля 21 марта 2008 года. Установите условие Дата>=10.2.08 И Дата<21.3.08 (рис. 14).

П ри задании ключа фильтрации могут использоваться символы шаблона: * и ?. Их применение позволяет осуществлять поиск по не полностью заданному ключу. Положим, нужно отделить всех сотрудников, фамилии которых начинаются с букв "Пе". Зададим шаблон вида “Пе*”. Задание шаблона вида “Пе*” покажет нам все строки, содержащие Петр, Петров, Пешков и др. Шаблон Вида “?????” отделит всех сотрудников с фамилиями, состоящими из пяти букв. Шаблон “*цкий” – отфильтрует работников с фамилиями, оканчивающимися на “цкий” и с произвольным числом предшествующих знаков.

(Пустые) - предъявляются строки, не содержащие данных в колонке.

(Непустые) - предъявляются только непустые строки в колонке.

Последние два пункта включаются в меню, если в колонке имеются неза­полненные клетки.

2. Требуется отделить все продажи, состоявшиеся в марте меся­це Пункт Данные+Фильтр+Расширенный фильтр дает возможность задать сложный критерий отбора данных непо­средственно в клетках рабочего листа без ограничения числа условий. Этот критерий должен содержать точные названия заголовков колонок (создать их копированием), для которых формируется критерий, а под ними собственно условия фильтрации. Условия, находящиеся в одной строке, объ­единяются в фильтре логической функцией И, условия, находящиеся на от­дельных строках - функцией ИЛИ. Допускается соединение условий И и ИЛИ в одном фильтре. Чтобы освободить место для условий, переместим сами данные ниже на три строки. Удобно, чтобы между областью условий и областью данных находилась пустая строка. Названия колонок и усло­вия фильтрации введем в область А1:В2. Здесь же, указать и новое местоположение отфиль­трованных данных (кнопка Скопировать результат в другое место и поле ввода Поместить результат в диапазон). Эти средства предоставляют воз­можность сформировать результат в другом месте книги с тем, чтобы об­стоятельно его проанализировать, например, подвести итоги по отобранным данным и напечатать результат. В окне Расширенный фильтр сформировать фильтр вида Дата>=1.3.2008 И Дата<1.4.2008 (рис.15.).

Рис. 15.

3. Требуется показать продажи столов и стульев в этот же период времени, т.е. сформировать условие вида (Дата>=1.3.2008 И Дата<1.4.2008 И Товар=стол) ИЛИ (Дата>=1.3.2008 И Дата<1.4.2008 И Товар=стул). Здесь Исходный диапазон: $А$5:$D$18, а Диапазон условий: $А$1:$С$31.

4. Выявить продавцов-кандидатов на премирование. Пусть, это работники, имевшие выручку более 50 тыс. руб. или продавшие шкафы (положим, шкафы покупаются плохо). Реализован фильтр Товар=Шкаф ИЛИ Выручка>50.