Тема. Инвентаризация

1. Значение инвентаризации и её виды

2. Способы и сроки, порядок и техника проведения инвентаризации

3. Оформление и отражение результатов инвентаризации в учете и отчетности

I

Инвентаризация – это проверка имущества и обязательств организации, путем подсчета, обмера, взвешивания, и сопоставление их с показателями учета на определенную дату.

Основные цели инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия имущества – способов его хранения и сохранности.

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета – отражение в учете излишков или недостач.

3. Проверка полноты отражения в учете – НДС по поступившим ценностям.

Инвентаризация подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризации подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся на бухгалтерском балансе (находящиеся на ответственном хранении, арендованное имущество, полученное для переработки).

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, проводится в конце года перед составления годового отчета, при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (денежных средств, материалы), проводится один раз в год и не мешает процессу производства.

Инвентаризация могу быть плановыми, которые проводится в заранее установленные сроки, а также внезапные, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Такие инвентаризации осуществляются по распоряжению вышестоящих органов, руководителя организации, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Периодическая инвентаризация осуществляется в определенные сроки в зависимости от вида и характера имущества.

Выборочная имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц (например проверка наличных денег в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

при смене материально ответственных лиц (на день приема-пересдачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств. Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:

по основным средствам – один раз в три года, а по библиотечным фондам – один раз в пять раз в пять лет;

по капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;

по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сыростью и материалам – не ранее 1 октября отчетного года;

по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных местностях, - в период наименьших их остатков.

Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов, и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.

II

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия. Персональный состав комиссии утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включают представителя администрации организации, работника бухгалтерской службы, других специалистов. В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед началом инвентаризации осуществляются подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировываются и укладываются по наименованиям, сорта, размерам. В местах хранения вывешиваются ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходы и расходы ценностей должны быть обработаны и записаны в счета аналитического учета. От материально ответственных лиц получают расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей.

Наличие средств обязательно проверяют при участии материально–ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентарные описи или акты инвентаризации, которые оформляют не мене чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально-ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Исправления оговариваются со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные сроки прочеркиваются и делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического имущества в случае смены материально-ответственного лица, принявший имущество расписывается в получении, а сдавший имущество в сдаче.

На имущество, находящихся на ответственном хранении составляются отдельные описи.

Если инвентаризация проводится в течении нескольких дней, то помещение, где хранится имущество или материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в сейфе, в закрытом помещении.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, представленные в приложениях № 9-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

III

Оформленные инвентаризационной комиссией акты и описи сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие по бухгалтерскому учету им результат сравнения - излишек или недостача. В сличительной ведомости средства записываются с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией принятой в учете. В сличительную ведомость записываются только те товары, по которым обнаружены излишки или недостачи.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач и излишков, обнаруженных при проведении инвентаризации. Выводы и предложения, а также решения комиссии оформления протоколом, который утверждает руководитель предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражают в учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты: Дт 01; 10; 41;43; 50. Кт 91.

• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм за счет виновных лиц:

1. Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

2. Дт 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расчеты на продажу»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей»

• недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц. при этом делаются проводки:

1. Дт 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей»

Кт 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

2. Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей»

• при недостаче и порче объектов основных средств предварительно делаются записи:

Дт 02 «Амортизация основных средств»

Кт 01 «Основные средства» - на сумму накопительной амортизации

Дт 94 «Недостачи и потери от прочих ценностей»

Кт 01 «Основные средства» - на остаточную стоимость основных средств

• при выявлении виновных лиц недостающие или испорченные объекты основных средств оцениваются по рыночным ценам и оформляются проводкой

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по субсчету «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостача и потери от порчи ценностей»

В тех случаях, когда виновные лица не установлены или во взыскании ущербных лиц отказано судом, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. При этом делается проводка

1. Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

Кт 94 «Недостачи и потери от прочих ценностей»

2. Дт 99 «прибыли и убытки»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы»

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течении 10-ти дней после её проведения.