Тема 1.6. Інформаційні документи.

План.

1. Ділове листування як джерело і результат прийняття документованого рішення в процесі здійснення управлінської діяльності.

2. Службовий лист. Види та призначення службових листів.

3. Типізація та формалізація службових листів. Бланк листа. Оформлення окремих реквізитів листа. Композиція тексту листа: звернення, вступ, основний зміст, заключення. Стиль ділового написання листа.

4. Використання спеціальної лексики, термінів та скорочень.

5. Особливості складання текстів комерційних листів. Етика службового листування.

Література:

1. Шевчук С.В. Українське професійне мовлення. Навчальний посібник. – К.: «Алерта», 2011.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: “А.С.К.”, 2011.

Телефонограма – це термінова службова інформація, яка передається по телефону, може складатися на спеціальному бланку чи на звичайному папері, але обов’язково реєструється у спец журналі телефонограм, а потім із резолюцією керівника передається у підрозділ для виконання. Реквізити: Назва документа, номер, дата, час передачі, кому, від кого, хто підписав, текст (не повинно бути слів, які рідко вживаються, важко вимовляються, складних зворотів, повинен бути доступним або зрозумілим і обов’язково однозначним, обсяг не більше 50 слів (20 – 30), перевіряється повторним читанням по телефону), дві графи – передано і прийнято у яких прізвища осіб хто передав і хто отримав, їх посади й службовий телефон.

Службова телеграма – службова інформація, яка передається телеграфом і є дуже терміновою, дуже стислою. Види: Звичайна, Термінова, Урядова. Реквізити: Назва та адреса одержувача документа, назва документа, номер, дата, час передачі, категорія, текст (надзвичайно стислий, не вживати службові частини мови (прийменники), розділових знаків), підпис, печатка, назва та адреса організації-відправника.

План роботи. Види: перспективний, план сезонних робіт, на півріччя, річний план, на місяць, план-графік роботи на 1 день, план проведення окремих заходів, план роботи спеціаліста. підрозділу, організації в цілому. Складається згідно традицій та статутних вимог організації, може мати вільний текстовий виклад чи складатися у формі таблиці (зазнач. №, зміст роботи, виконавець, термін виконання, контроль виконання, відмітка про виконання, примітка). Реквізити: затвердження, назва документа, заголовок, текст, підпис особи, яка планує роботу, погодження, додаток.

Службовий лист – найбільш поширений документ в обсязі всієї документації. Види листів: лист-запит, лист-відповідь, прохання, нагадування, лист-повідомлення, претензійний лист, гарантійний, рекламний, супровідний. В тексті листа приділяється особлива увага так званій ударній фразі або основній ключовій фразі. Реквізити: адресант, дата, №, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, додаток, підпис, печатка при потребі, погодження, відмітка виконавця, резолюція. Документ реєструється.

Службові записки: доповідні записки; пояснювальні записки.

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встанов­лення офіційних, службових контактів між підприємства­ми, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх — пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адре­сата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

-- листи-звернення;

-- листи-пропозиції;

-- листи-запити;

-- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

-- листи-попередження;

-- листи-нагадування;

-- листи-підтвердження;

-- листи-відмови;

-- супровідні листи;

-- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

-- листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.