Вимоги до професійних текстів

• Зверніть увагу, при складані ділового тексту потрібно дотримуватися вимог, найголовніші з яких достовірність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається насамперед невикористанням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст є тоді, коли в ньому не допущено подвійного тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, в якому немає зайвих слів та смислових повторів, надмірно довгих міркувань не по суті.

Переконливим є той текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Крім того, будь-який службовий документ має бути юридично бездоганним.

Незалежно від різновиду документа, бажано, щоб його текст складався „з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися й у тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази” .

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється логічністю міркування, послідовністю та переконливістю. Чіткості висловленій думці сприяє уникнення висловів, які суперечать логічному зв’язку: більша половина (треба більша частина); у березні місяці, вільна вакансія, по суті справи, передовий авангард науки (підкреслене є зайвим); жахливо вдалий день.

У реченнях маємо прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Характер висловлювань – безособовий, що досягається використанням безособових форм дієслова (досліджується, встановлюється), узагальнено-особових (досліджують, встановлюють), форм на –но, -то (досліджено, встановлено, визначено) або дієслова у формі минулого часу (дослідили, встановили, визначили).

Пишучи той чи інший професійний, діловий текст, потрібно враховувати кілька моментів, а саме: призначення, рівень обізнаності адресата, мету, що в свою чергу зумовлює використання тих чи інших лексичних (терміни, кліше, професіоналізми тощо), граматичних засобів. Урахування перерахованих аспектів сприятиме порозумінню між комунікантами.

Що ж до структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі (за винятком, наприклад, автобіографії, резюме, протоколу тощо): Рекламне агентство пропонує…

Поширеними є пасивні структурні типи: закони приймаються, наказ виконується, вимоги ставляться.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з, відкликати працівників.

Речення або а) прості ускладненні, або б) складні, наприклад: а) Секретний архівний відділ створено відповідно до Закону України „Про національний архівний фонд і архівні установи” з метою тимчасового зберігання документів особливої важливості, таємних і цілком таємних (далі – „секретні документи”) та документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання зі службовою, виробничою, науковою та ін. метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян (З Положення про секретний відділ Українського інституту космічних досліджень), б) Екстерни відраховуються з екстернату при порушенні ними умов договору про навчання, якщо після завершення навчального року мають більше двох незадовільних оцінок („не зараховано”), а також при порушенні Правил внутрішнього розпорядку університету, й отримують при цьому академічну довідку встановленого зразка (З Положення про організацію навчального процесу).

У текстах службових документів слід застосовувати стандартизовані одиниці величин і одиниці обліку, їхні назви і позначення. Багатозначні цілі числа поділяються пробілами на групи по три цифри справа наліво: 36 852; 165 389 510. Але не розбиваються на групи цифри в числах, що позначають номер, в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів. Прості дроби друкуються в одну лінію через косу риску: ½, 45/67, 89/98. Десяткові дроби, як і цілі числа, поділяються пробілами на групи по три знаки в кожній, але після коми в зворотному напрямі порівняно з цілими числами: 56,674 236; 7, 651 90.

У документах допускаються скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень та ДСТУ 3582 – 97 „Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові в бібліографічному описі”.