2.3. Класифікація документів

Види документів визначаються за такими ознаками:

За змістом інформації: документи з адміністративних питань, розпорядчі, бухгалтерського обліку, з кадрових питань, фінансово-кредитних операцій тощо.

За походженням виділяють службові й приватні документи; службові виходять від установ, організацій, службових осіб, приватні – від окремих громадян.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, де подається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства; статутні з коротким викладом статуту організації чи установи; виконавчі, в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію, потрібну для діяльності даної організації чи підприємства; індивідуальні – створюють у кожному окремому випадку для розв’язання конкретної управлінської ситуації; типові – відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення тощо)

За стадіями створення розрізнять документи чорнові, оригінальні, копії, дублікати, виписки,. Копія має бути точним відтворенням оригіналу; у правому верхньому куті ставиться позначка “Копія” і засвідчується у певному порядку.

За способом викладення матеріалу можемо виділити такі групи документів:

документи з низьким рівнем стандартизації: містять лише найзагальніші відомості; добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків; форма викладу – вільна від стандарту;

документи з високим рівнем стандартизації: мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику тощо; подаються лише конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища та інше.

За ступенем гласності: звичайні, секретні (у правому верхньому куті стоїть позначка “Таємно” або “Цілком таємно”), для службового користування.

За строками зберігання: постійного й тимчасового зберігання.

За місцем виникнення: внутрішні (мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено) і зовнішні (результат спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

За напрямком: вхідні й вихідні.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються в порядку загальної черги), термінові (строк виконання встановлений), дуже термінові (містять відповідно позначку “дуже терміново”).

За складністю: прості, що містять інформацію щодо одного певного питання;й складні, які містять інформацію щодо одного діох і більше питань.

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

• Запам’ятайте, що документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб"єктивних і об"єктивних факторів.

• Стандартні документи - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами.

• Нестандартні документи - створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки.

Заняття № 5

Лекція № 5.

Тема: 1.5 Загальні вимоги до складання та оформлення документів

План.

1. Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Поняття „формуляр” та „реквізит”. Види формулярів.

2. Загальна характеристика реквізитів організаційно-розпорядчих документів. Основні правила оформлення реквізитів.

3. Обов’язкові та змінні реквізити. Текст документу як основа та найважливіша складова документу. Різновиди текстів за змістом і формою.

4. Бланк документа як юридична відзнака установи. Види бланків. Загальні правила проектування, виготовлення та використання бланків документів в установі. Застосування бланків. Трафаретний текст.

5. Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів. Конструкційна основа документів. Оформлення окремих видів документів. Основні вимоги до оформлення сторінки. Поняття рубрикації тексту та абзацу. Нумерація сторінок.

Література:

1. Шевчук С.В. Українське професійне мовлення. Навчальний посібник. – К.: «Алерта», 2011.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: “А.С.К.”, 2011.

Текст. Структура тексту

Писемне мовлення є основним для ділових людей, бо саме через ділову документацію, листування встановлюються певні ділові контакти. Одиницею писемного мовлення є текст різного характеру. Це може бути стаття, професійний, книжний чи газетний текст, лист чи будь-який документ.

Текст – головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини є однією з найважливіших операцій в документуванні й діловодстві.

Зверніть увагу, текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається, чому укладається документ, викладається історія питання тощо). У доказі зосереджується увага на суті питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати адресата про щось.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступу в таких документах немає.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії й використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Формою анкети послуговуються тоді, коли викладається цифрова або словесна інформація про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, у документах з матеріально-технічного постачання і збуту, у фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується, якщо викладається цифрова або словесна інформація про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.