Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Это основной вид документа, который используется для документирования внутренних связей учреждения, переписки между руководителем и работникам управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определённое решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях и методах выполнения работы.

Отчётные докладные записки информируют о завершении работы или её этапа, а также о выполнении указаний, распоряжений.

Докладная записка, предназначенная для использования внутри организации, пишется на обычной бумаге и имеет следующие реквизиты:

кому адресовано, сведения об авторе, как правило начинаются с названия структурного подразделения, название документа, дата его составления, подпись. В состав реквизита «подпись» входят наименование должности лица, его личная подпись, инициала и фамилия.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые сотрудниками учреждения по указанию руководителей в связи с возникающими в процессе трудовой деятельности отношениями, конфликтными ситуациями, должностными проступками и др.

Оформляется объяснительная записка по тем же правилам, что и докладная. Текст содержит разъяснения должностного лица по конкретной ситуации.

Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебные и личные.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составление справок применяется и внутри учреждения по запросу руководителя.

Текст информационной справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справка должна иметь реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный индекс, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок существенное значение имеют сведения об организации – авторе документа. Их отсутствие или искажение лишает справку юридической силы. В заголовочной части справки размещают сведения об организации-авторе. Они указываются в точном соответствии с официальным названием организации, закреплённым в ее учредительных документах.

Справки подлежат обязательной регистрации и должны содержать индекс (номер), который размещается в заголовочной части документа.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).

Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…» и др. Типовой состав информации при оформлении справок личного характера позволяет использовать трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на компьютере.

В тексте таких справок обязательно указывается наименование организации, в которую представляется справка.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

При этом в справке должна быть ссылка на документ-основание, подтверждающий соответствующие факты.

Например: при выдаче справки о занимаемой должности основанием будет приказ (с указанием даты и номера) о принятии сотрудника на работу (или переведении на занимаемую должность). Заканчивать такие справки следует выражением «по настоящее время».

Проставление печати на справках обязательно и должно соответствовать общим правилам: оттиск печати захватывает часть наименования должности и подписи лица, выдавшего справку.

Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вовопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Не менее важно ведение и размещение документации сестрой организатором. Рациональное и удобное размещение документации значительно сокращает время на поиск необходимых документов.

Предлагаю Вашему вниманию перечень основной документации для старших медицинских сестёр.