Основы делопроизводства

Главным и старшим медицинским сестрам ЛПУ в рамках управленческой деятельности приходится работать со многими документами, готовить проекты различных положений, приказов, докладные записки, акты, письма и т.д. Поэтому очень важно знать правила оформления различных видов документов.

Старшим медицинским сёстрам наиболее часто приходится составлять акты, докладные записки, объяснительные записки, информационные справки и справки личного характера.

АКТ

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные или факты или события. Акты составляются при обследованиях, ревизиях, инвентаризации, передаче материальных ценностей, передаче дел при смене должностей и т.д.

Акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, основание для его издания, состав комиссии, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок начинается с предлога «о» или «об» и формулируется с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче дел…», «Об уничтожении …»

Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть, выводы.

Во введении должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки. В ней указываются название вида документа, автор, дота, регистрационный индекс, заголовок.

Например: «Основание - приказ главного врача от 24.09.09. № 163 «О передаче должности…»

В вводной части перечисляют фамилии (в именительном падеже) и должности лиц, составляющих акт (их приводят в алфавитном порядке в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). Если должностные лица, составляющие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствующие» пишутся с прописной буквы.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, её цели и задачи, сущность установленных фактов, методы которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатают с абзаца, они тоже могут состоять их нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении (структурные подразделения) или адресатах, которыми он направлен.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено).

Подписи располагаются в той же последовательности, что и вводной части, но без указания должностей, указываются только роль должностного лица в комиссии.

Например:

Председатель комиссии (личная подпись) Инициалы, фамилия

Члены комиссии (личная подпись) Инициалы, фамилия

Акт подписывают все члены комиссии. Если член комиссии имеет замечания к содержанию акта и не согласен с выводами комиссии, он обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения.

Процедура утверждения может быть выполнена единолично руководителем или решением какого-либо органа.

Гриф утверждения в таком случае включает наименование должности руководителя, его личную подпись, инициалы и фамилию, дату.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Главный врач МУЗ ГДБ

(подпись) Л.Р.Лавренчук

23.03.13

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.