6.4. Суммы, выданные на командировочные расходы

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следует обратить внимание, что до настоящего момента порядок направления работников предприятий в служебные командировки на территории России регламентируется старой Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Однако положения вышеуказанной Инструкции N 62 имеют силу в части, не противоречащей действующему учетному, трудовому и налоговому законодательству.

В ходе проведения проверки командировочных расходов аудитору необходимо обратить внимание не только на отражение в бухгалтерском учете данных расходов, но и на документальное оформление командировочных расходов. Это очень важно, так как налоговые инспектора очень пристальное внимание уделяют именно документальному оформлению, поэтому командировочное удостоверение должно быть оформлено грамотно, в соответствии с установленными нормами.

Следует отметить, что все документы, связанные с направлением сотрудника в служебную командировку, являются типовыми унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Начиная проверку командировочных расходов, аудитору необходимо, во-первых, проверить наличие приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Если в служебную командировку выезжает группа работников, то оформляется приказ о направлении работников в командировку" (форма N Т-9а).

Во-вторых, наличие командировочного удостоверения унифицированной формы N Т-10, в котором указывается пункт (ы) назначения, срок командировки, время прибытия в пункт (ы) назначения и время убытия из него (них), которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Также необходимо обратить внимание на то, что отметки о времени прибытия и убытия делаются в каждом пункте назначения, указанного в командировочном удостоверении.

В-третьих, отчет о выполнении задания по командировке. При направлении работника в командировку, помимо командировочного удостоверения, ему выдается служебное задание (унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

После возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, унифицированной формы N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. N 55, с приложением к отчету командировочного удостоверения, а также составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки.

Наличие отчета о выполненной работе необходимо, так как в зависимости от цели и результатов командировки произведенные расходы могут быть отражены следующим образом:

1) в качестве текущих производственных расходов, если задание на командировку связано либо с заключением нового договора, либо с исполнением ранее заключенного;

2) в качестве вложений во внеоборотные активы, если задание на командировку предусматривает приобретение объектов внеоборотных активов;

3) в качестве покупной стоимости материалов, если задание на командировку предусматривает приобретение материалов;

4) в качестве затрат, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль, если задание на командировку или отчет командированного лица не содержат никакой связи с решением производственных вопросов организации.

Пример.

Сотрудник ООО "Контакт" был направлен в служебную командировку сроком на 5 дней в г. Саранск для получения и отправки оборудования. Из кассы предприятия ему были выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы в сумме 8000 руб.

После возвращения из командировки работником в течение 3 дней был представлен авансовый отчет и все оправдательные документы.

Согласно авансовому отчету командировочные расходы работника составили:

1) стоимость проезда на железнодорожном транспорте до г. Саранска и обратно - 3600 руб.;

2) оплата за проживание в гостинице за 2 дня - 1800 руб.;

3) суточные за время нахождения в командировке 5 дней х 100 руб. = 500 руб.

Общая сумма командировочных расходов составила - 5900 руб. Остаток неиспользованных денежных средств в сумме 2100 руб. был сдан работником в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие бухгалтерские проводки:

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 8000 руб. - выданы денежные средства на командировочные расходы работнику;

Дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 5900 руб. - отнесены на увеличение стоимости оборудования командировочные расходы работника;

Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 2100 руб. - работником в кассу предприятия внесены неиспользованные денежные средства.

При возвращении из командировки подотчетное лицо обязано не позднее 3 рабочих дней предъявить в бухгалтерию организации командировочное удостоверение с отметками, отчет об израсходованных суммах (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40).

При аудите расходов на командировку необходимо учитывать требования как учетного, так и налогового законодательства, а также Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1986 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (в части, не противоречащей требованиям Трудового кодекса РФ).

В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать 1 года.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции).

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством (пункт 8 Инструкции).

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

1) расходы по проезду.

В соответствии с пунктом 12 Инструкции расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Документом, подтверждающим стоимость проезда на транспорте, является билет. При утере проездного билета, руководитель организации вправе принять решение о возмещении расходов по проезду, исходя из минимальной стоимости расходов по проезду (в общем вагоне пассажирского поезда). Основанием для возмещения может служить заявление сотрудника, а также справка вокзала о стоимости билета.

В составе расходов на проезд подлежит оплате и стоимость постельных принадлежностей, которая возмещается по фактическим затратам подтвержденным документально;

2) расходы по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работникам и включаются в состав расходов организации по фактическим расходам при условии, что они подтверждены соответствующими документами.

Обычно оправдательным документом, подтверждающим факт проживания в командировке, является счет гостиницы.

При этом необходимо учитывать, что счет гостиницы должен быть составлен по форме N 3-Г "Счет", утвержденной приказом Минфина России от 13.12.1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Налог на добавленную стоимость, уплаченный сотрудником при оплате расходов по найму жилого помещения, подлежит возмещению из бюджета согласно п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ при определении суммы НДС, подлежащей к уплате в бюджет.

В соответствии с п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.

Если гостиница может предоставить счет-фактуру и кассовый чек, то проблем с вычетом НДС у организации не возникнет.

Если счет-фактура отсутствует, то в этом случае необходимо наличие заполненного в установленном порядке счета по форме N 3-Г "Счет", утвержденного приказом Минфина от 13.12.1993 г. N 121.

Таким образом, суммы НДС в отношении расходов по найму жилого помещения в период служебной командировки подлежат вычету в следующем порядке:

1) при наличии счета-фактуры, содержащего все обязательные реквизиты, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ, и кассового чека, подтверждающего факт оплаты услуг за проживание;

2) при наличии счета по форме N 3-Г "Счет", являющегося бланком строгой отчетности и кассового чека.

Кроме того, бланк счета не может быть распечатан на компьютере, а должен быть отпечатан типографским способом и содержать сведения о типографии: номер заказа, тираж, название и адрес изготовителя (Письмо Минфина от 05.08.2003 г. N 16-00-12/29).

Согласно пункту 2 постановления Правительства РФ от 31.03.2005 г. N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" использовать данные бланки строгой отчетности можно только до 1 января 2007 г.

Пример.

Организация направила работника в командировку сроком на 5 дней. Из кассы под отчет работнику была выдана денежная сумма в размере 10 000 руб. Суточные установлены в соответствии с приказом руководителя в размере 300 руб.

После возвращения из командировки сотрудник представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами: проездными билетами на сумму 3000 руб. (НДС не выделен), счетом гостиницы за проживание (бланк строгой отчетности формы N 3-Г) на сумму 2400 руб. (в т.ч. НДС - 366 руб.). Суточные за 5 дней - 1500 руб. Итого 6900 руб. Остаток денежных средств сотрудник сдал в кассу организации - 3100 руб.

В бухгалтерском учете организации следует оформить следующие проводки:

1) Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Кредит счета 50 "Касса" - 10 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет;

2) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3000 руб. - включена в расходы стоимость проезда;

3) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и пр.

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 2034 руб. (2400 руб. - 366 руб.) - включена в расходы сумма за проживание в гостинице без НДС;

4) Дебет счетов 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.,

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 1500 руб. - включена в расходы сумма суточных за командировку;

5) Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 366 руб. - учтен НДС по счету гостиницы за проживание;

6) Дебет счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Расчеты по НДС",

Кредит счета 19 "Налог на добавленную стоимость" - 366 руб. - принят к вычету НДС по услугам гостиницы за проживание;

7) Дебет счета 50 "Касса",

Кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3100 руб. - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.