Системы качества. Лекция 7. Оформление документации

Управление деятельностью (детализация) по отдельным эта­пам жизненного цикла при необходимости регламентируется ин­струкциями (такими, как инструкции по хранению, этапам кон­трактной работы, размещению и т.д.). Оформление нормативной документации целесообразно проводить с использованием диа­грамм процессов (flow-chart) и таблиц, включая матрицы ответст­венности. К диаграммам и матрицам могут быть добавлены тек­стовые комментарии. Такое оформление значительно снижает объем документа и сокращает затраты (временные прежде всего) на его восприятие. Матрица ответственности используется в до­кументах различных уровней (в том числе и системных) и может быть оформлена самым разнообразным способом, например как показано в таблицах 1,2.

Варианты оформления матрицы ответственности.

Таблица 1.

Процесс (элемент процесса)	Руководит	Проверяет	Исполняет	Участвует	Информируется
Подготовка плана внутреннего аудита	Ведущий аудитор (Иванов И.И.)	Ген. директор (Петров П.П.)	Ведущий аудитор (Иванов И.И.)	Внутренние аудиторы Сидоров С.С., Воробьев В.В.)	Все руководители подразделений, участвующих в аудите

Таблица 2.

Процесс (элемент процесса)	Ген. директор	1 Зам	2 Зам	Гл. бух.	Руководитель 1 стр. подр.	…	Рук. N стр. подр.	Менеджер X	Примечание
	И	О			У

Где О - отвечает, У – участвует, И – получает информацию по результатам выполнения.

Существуют различные мнения относительно того, что в матрице ответственности следует указывать Ф.И.О. или долж­ности лиц, для которых определяется ответственность. Напри­мер, почти все немецкие органы по сертификации считают, что должны указываться только должности, британские - в основ­ном только Ф.И.О., российские - по-разному. Указание Ф.И.О., безусловно, имеет более сильное влияние, однако при смене персонала необходимо отслеживать и изменения в документации.

И диаграммы процессов, и матрицы ответственности могут присутствовать только в той документации, которая предна­значена для персонала, способного воспринимать системное и графическое представление. Как правило, это руководители различных уровней и квалифицированные специалисты. Если рядовые исполнители не в состоянии охватить системное представление диаграммы и матрицы и если в задачах орга­низации (подразделения) не ставится обучение таких сотрудников пониманию графического представления документа­ции, то инструкция для них должна быть выполнена в доступ­ном для них формате (как правило, текст «делай раз, два, три...»).

Перечень документов смк

Перечень обязательной документации СМК приведен в таблице 3. Документы СМК (может быть, за исключением за­писей) управляют теми или иными процессами СМК. Например, «Порядок проведения анализа удовлетворенности потребителя», «Порядок контроля качества в отношении поставщиков» - это не что иное, как нормативная документация, устанавливаю­щая порядок выполнения процесса «анализа удовлетворенно­сти потребителя», «контроля качества в отношении поставщи­ков» и т.д.

Таблица 3.