
- •Системы качества. Лекция 7. Оформление документации
- •Варианты оформления матрицы ответственности.
- •Перечень документов смк
- •Перечень документов смк.
- •Принципы создания документации смк и управления ею.
- •Требования по составу и структуре документов смк.
- •Входящая, исходящая и организационно-распорядительная документация.
- •Нормативная документация в состaве смк
- •Документы смк
Системы качества. Лекция 7. Оформление документации
Управление деятельностью (детализация) по отдельным этапам жизненного цикла при необходимости регламентируется инструкциями (такими, как инструкции по хранению, этапам контрактной работы, размещению и т.д.). Оформление нормативной документации целесообразно проводить с использованием диаграмм процессов (flow-chart) и таблиц, включая матрицы ответственности. К диаграммам и матрицам могут быть добавлены текстовые комментарии. Такое оформление значительно снижает объем документа и сокращает затраты (временные прежде всего) на его восприятие. Матрица ответственности используется в документах различных уровней (в том числе и системных) и может быть оформлена самым разнообразным способом, например как показано в таблицах 1,2.
Варианты оформления матрицы ответственности.
Таблица 1.
Процесс (элемент процесса) |
Руководит |
Проверяет |
Исполняет |
Участвует |
Информируется |
Подготовка плана внутреннего аудита |
Ведущий аудитор (Иванов И.И.) |
Ген. директор (Петров П.П.) |
Ведущий аудитор (Иванов И.И.) |
Внутренние аудиторы Сидоров С.С., Воробьев В.В.) |
Все руководители подразделений, участвующих в аудите |
Таблица 2.
Процесс (элемент процесса) |
Ген. директор |
1 Зам |
2 Зам |
Гл. бух. |
Руководитель 1 стр. подр. |
… |
Рук. N стр. подр. |
Менеджер X |
Примечание |
|
И |
О |
|
|
У |
|
|
|
|
Где О - отвечает, У – участвует, И – получает информацию по результатам выполнения.
Существуют различные мнения относительно того, что в матрице ответственности следует указывать Ф.И.О. или должности лиц, для которых определяется ответственность. Например, почти все немецкие органы по сертификации считают, что должны указываться только должности, британские - в основном только Ф.И.О., российские - по-разному. Указание Ф.И.О., безусловно, имеет более сильное влияние, однако при смене персонала необходимо отслеживать и изменения в документации.
И диаграммы процессов, и матрицы ответственности могут присутствовать только в той документации, которая предназначена для персонала, способного воспринимать системное и графическое представление. Как правило, это руководители различных уровней и квалифицированные специалисты. Если рядовые исполнители не в состоянии охватить системное представление диаграммы и матрицы и если в задачах организации (подразделения) не ставится обучение таких сотрудников пониманию графического представления документации, то инструкция для них должна быть выполнена в доступном для них формате (как правило, текст «делай раз, два, три...»).
Перечень документов смк
Перечень обязательной документации СМК приведен в таблице 3. Документы СМК (может быть, за исключением записей) управляют теми или иными процессами СМК. Например, «Порядок проведения анализа удовлетворенности потребителя», «Порядок контроля качества в отношении поставщиков» - это не что иное, как нормативная документация, устанавливающая порядок выполнения процесса «анализа удовлетворенности потребителя», «контроля качества в отношении поставщиков» и т.д.
Таблица 3.