1.4. Организация логистики на предприятии

Система ‑ упорядоченная совокупность элементов, между которыми существуют или могут быть созданы определенные связи и отношения. В качестве систем можно рассматривать практически все, что связано с реально существующими объектами, поскольку всегда несложно обнаружить части или элементы, между которыми имеются какие-либо отношения, т.е. существует некая структурированность и упорядоченность.

Системный подход ‑ методология научного познания, в основе которой лежит рассмотрение объектов как систем, состоящих из за­кономерно структурированных и функционально организованных элементов. То есть системный подход позволяет рассматривать изучаемый объект как комплекс взаимосвязанных подсистем, объединенных общей целью, раскрыть его интегративные свойства, а также внутренние и внешние связи.

Системный подход предполагает последовательный переход от общего к частному. В основе рассмотрения лежит конкретная конечная цель, ради которой создается вся система.

Принципы системного подхода:

• последовательное продвижение по этапам создания логистической системы;

• согласование информационных, надёжностных, ресурсных и других характеристик проектируемой логистической системы;

• отсутствие конфликтов между целями отдельных элементов системы и целями всей системы.

Логистическая система ‑ множество (совокупность) элементов, находящихся в определенных функциональных связях и отношениях друг с другом, образующих определенную целостность и единство, предназначенное для управления совокупным материальным потоком.

Элемент логистической системы ‑ функционально обособленный объект, не подлежащий дальнейшей декомпозиции в рамках поставленной задачи анализа логистической системы, выполняющий свою локальную целевую функцию, связанную с выполнением определенных логистических процедур.

Логистическая проблема — несоответствие между необходимым (желаемым) и фактическим положением дел в области логистики.

Структуризация логистической проблемы:

• выяснение реальных целей функционирования логистической системы;

• выяснение альтернативных путей достижения этих целей;

• выяснение взаимосвязей между компонентами в процессе реализации каждой альтернативы;

• достижение углубленного понимания внешних условий, в которых возникла проблема;

• выяснение ограничений и последствий того или иного варианта действий.

Решение логистической проблемы:

• логистическая проблема разбивается на составляющие части, более доступные для решения;

• выбираются и используются наиболее подходящие специальные методы для решения отдельных подпроблем;

• частные решения объединяются так, чтобы было построено общее решение логистической проблемы.

Системность ‑ целенаправленность, упорядоченность и организованность.

Комплексность ‑ взаимосвязанность, взаимообусловленность, разносторонность, широта охвата исследования проблемы.

Систематизация ‑ объединение предметов или знаний о них путём установления существенных связей между ними, порядка между частями целого на основе определенных закономерностей, принципов или правил.

Системный логистический анализ ‑ это совокупность методов и средств выработки, принятия и обоснования решений при исследовании, создании и управлении логистическими системами.

Ключевые понятия системного анализа представим в виде таблицы:

1	2
Суть системного анализа	Методология уяснения (понимания) или упорядочения (структуризации) логистической проблемы
Суть упорядочения	Расположение элементов логистической системы в определённой последовательности в зависимости от некоторых их признаков
1	2
Суть структури­зации	Частичное упорядочение элементов и отношений между ними по какому-либо одному признаку. Структуризация направлена на: выяснение реальных целей логистической системы выяснение альтернативных путей достижения этих целей достижение взаимосвязей между элементами логистической системы понимание внешних условий, в которых возникла логистическая проблема (отсюда ограничения и последствия того или иного курса действий)
Средство первичного упорядочения	Преимущественно качественное описание возможных вариантов развития логистической системы при различных сочетаниях определенных условий (метод сценариев)
Дерево целей	Связный граф, вершины которого интерпретируются как цели, а ребра или дуги ‑ как связи между целями
Логистические проблемы сис­темного анализа (их структури­зация)	Логистические проблемы различают по следующим признакам: ясность и осознанность постановки проблемы степень детализации элементов логистической системы и их взаимосвязей соотношение качественных и количественных факторов, отмечаемых в постановке проблемы. Таким образом, выделяют три класса логистических проблем: хорошо структурированные или количественно сформулированные неструктурированные или качественно выраженные слабо структурированные или смешанные, содержащие качест­венные и количественные элементы
Структура логистических систем	Логистические системы различают по составу, назначению (функциям), качеству, надежности, экономичности, размерам, компоновке, степени дублирования, эффективности, сложности, связям, организации и т.п.
Основные задачи сис­темного анализа	Правильно и с возможно большей четкостью сформулировать проблему, перевести ее из неструктурированного класса в слабо структурированный Собрать информацию по проблеме для разработки мероприятий ее исследования Выявить назначение системы, решающей проблему, с тем чтобы опре­делить се состав, методы взаимодействия с другими системами Разработать несколько вариантов развития логистических систем при различных условиях Выбрать единственный наилучший курс развития логистической системы Выявить основные цели развития логистической системы. Выявить критерии эффективности деятельности логистической системы.
1	2
Основные задачи анализа логистических систем	Установить взаимосвязь целей логистической системы со средствами их достижения Разработать программу развития логистической системы Проверить эффективность взаимодействия элементов, выявить узкие места и устранить их Выявить эффективность организации управления, функции и структуру органов управления Разработать конкретные показатели управления (прогнозирования) Сформулировать цели создания логистической системы
Особенность системного анализа	Системный анализ устанавливает: цель или ряд целей; альтернативные средства, с помощью которых может быть достигнута цель; величину затрат ресурсов, требуемых для каждой логистической системы; логическую и математическую модели, т.е. систему связей между целями, альтернативными средствами их достижения, окружающей средой и требованиями на ресурсы; критерий выбора предпочтительных альтернатив (с его помощью сопоставляются цели, затраты и пр.).
Главное в анализе ло­гистических систем	Как сложное превратить в простое, как труднопонимаемую логистичес­кую проблему превратить в серию задач, имеющих метод решения (поиск эффективных средств исследования и способов управления сложными объектами)
Самое ценное в анализе ло­гистических систем	Правильная постановка целей и составление программы их достижения
Область применения анализа логистических систем	Решение крупных логистических проблем, связанных с деятельностью многих людей, с большими затратами ресурсов
В каких ситуациях возникает потребность в анализе ло­гистических проблем?	Когда с помощью системного анализа формулируется проблема, опре­деляется, что и о чем нужно знать и понимать, кто должен знать и по­нимать Если решение логистической проблемы предусматривает увязку цели со множеством средств ее достижения Если проблема связана с отдаленными последствиями в разных звеньях логистической цепи, устранение которых требует учета полных затрат Когда существуют трудносравниваемые варианты решений проблемы или достижения комплекса целей Во всех случаях, когда создаются новые логистические системы. В случаях, когда осуществляется улучшение бизнеса. Если принимаемые на будущее решения должны учитывать факторы неопределенности и риска Когда ответственные решения принимаются на определенную перспек­тиву (15-20 лет) Всегда, когда требуется выработка критериев оптимальности с учетом целей развития и функционирования логистической системы

Этапы системного анализа:

• анализ логистической проблемы;

• определение логистической системы;

• анализ структуры логистической системы;

• формулирование общей цели логистической системы и критерия оценки эффективности;

• декомпозиция цели, выявление потребностей в ресурсах и процессах;

• выявление ресурсов и процессов, композиция целей;

• прогноз и анализ будущих условий;

• оценка целей и средств;

• отбор вариантов;

• анализ существующей логистической системы;

• построение комплексной программы развития;

• проектирование организации для достижения целей.

Принцип логистики — это закон явлений, найденный из наблюдений специалистов по логистике. Знание некоторых принципов сотрудниками службы логистики позволяет легко возмещать незнание некоторых факторов. Системный подход к логистике можно понимать как некоторую совокупность принципов логистики.

Основными принципами логистики являются:

• принцип оптимальности;

• принцип эмерджентности;

• принцип системности;

• принцип иерархии;

• принцип интеграции;

• принцип формализации.

Принцип оптимальности. Оптимальность означает характеристику уровня качества (оптимальное решение задачи, оптимальный план, оптимальное управление). Характерной чертой развития логистической системы является выбор наиболее подходящего варианта системы: оптимальная траектория, оптимальное распределение ресурсов, оптимальное функционирование и т.п. Необходимо выбирать такие управленческие решения, которые являются лучшими по комплексу показателей для заданных условий. Задача заключается не в том, чтобы найти решение лучше существующего, а в том, чтобы найти самое лучшее решение из всех возможных.

Принцип эмерджентности. Чем больше логистическая система и чем больше различие в размерах между частью и целым, тем больше вероятность того, что свойства целого могут сильно отличаться от свойств частей. Возможно несовпадение локальных оптимумов целей отдельных частей с глобальным оптимумом цели логистической системы.

Сумма оптимальных решений в отдельных структурных под­разделениях не гарантирует достижение оптимизации системы в целом.

Таким образом, эмерджентность (целостность) ‑ это свойство системы выполнять заданную целевую функцию, только логистической системой в целом, а не отдельными ее элементами (интегративность).

Принцип системности предполагает подход к логистической системе как к комплексному объекту, представленному совокупностью взаимосвязанных частных элементов (функций), исследование объекта, с одной стороны, как единого целого, а с другой ‑ как части более крупной системы, в которой анализируемый объект находится с остальными системами в определенных отношениях. Таким образом, принцип системности охватывает все стороны объекта в пространстве и во времени.

Принцип иерархии (иерархия в переводе с греческого означает священная власть ‑ подчинение нижестоящих элементов и свойств вышестоящим и переход от низшего уровня к высшему) есть тип структурных отношений в сложных многоуровневых логистических системах, характеризуемых упорядоченностью, организованностью взаимодействий между отдельными уровнями по вертикали. Иерархические отношения имеют место во многих логистических системах, для которых характерна как структурная, так и функциональная дифференциация, т.е. способность к реализации определенного круга логистических функций. Причем на более высоких уровнях осуществляются функции интеграции и согласования (координации). Необходимость иерархического построения логистических систем обусловлена тем, что управление в них связано с переработкой и использованием больших массивов информации, причем на нижележащих уровнях используется более детальная и конкретная информация, охватывающая лишь отдельные аспекты функционирования логистической системы, а на более высокие уровни поступает обобщённая информация, характеризующая условия функционирования всей логистической системы, и принимаются решения относительно логистической системы в целом. В логистических системах иерархическая структура никогда не бывает абсолютно жесткой в силу того, что иерархия со­четается с большей или меньшей автономией нижележащих уровней по отношению к вышележащим, и в логистическом управлении используются присущие каждому уровню возможности самоорганизации.

Принцип интеграции (интеграция — объединение в целое каких-либо частей или свойств) направлен на изучение интегративных свойств и закономерностей в логистических системах. Интегративные свойства проявляются в результате совмещения элементов до образования целого, совмещения функций во времени и в пространстве — так называемый синергетический эффект.

Синергия — это:

• эффект взаимного усиления связей одной системы с другой на уровне материального, сервисного, пассажирского потоков;

• совместный (корпоративный) эффект взаимодействия элементов в системе.

Принцип формализации (формальный — относящийся к форме) нацелен на получение количественных и комплексных характеристик логистической системы.

Задача принятия логистического решения имеет место в том случае, когда при определенном состоянии внешней среды из нескольких альтернатив действия должна быть выбрана та альтернатива, которая лучше всего способствует осуществлению цели логистической системы.

В соответствии с этим задача принятия логистического решения включает установление следующих трех элементов:

состояния внешней среды;

цели;

альтернативы.

Состояния внешней среды логистической системы могут классифицироваться по различным критериям. При анализе этих состояний по отношению к логистической системе рекомендуется выделить следующие исходные данные:

• эндогенные (внутренне заданные, предопределенные пред­шествующими действиями самого специалиста по логистике);

• экзогенные (появившиеся независимо от предшествующих действий специалиста по логистике).

Логистическая цель представляет собой выражение желаемого конечного результата или состояния логистической системы, которые должны быть достигнуты или возникнуть как результат принятия решения.

Каждая логистическая цель характеризуется:

• содержанием;

• временным периодом;

• объективной областью действия и масштабом.

Содержание цели является величиной, на которую должен влиять выбор альтернативы. Цель может определяться:

• отдельной характеристикой (например, прибыль, оборот, экономия времени и физических людских сил, общие затраты);

• изменением характеристики (например, увеличение оборота);

• отношением двух характеристик [например, рентабельность и прибыль (капитал)].

Временной период устанавливает, за какое время должна быть осуществлена цель, и определяет, таким образам, временную область действия содержания цели. Так, различают:

• краткосрочные цели;

• долгосрочные цели.

Масштаб цели (называется также критерием цели, или целевым предписанием) определяет желаемое, содержание цели. Возможны:

• оптимизация (например, максимизация прибыли, минимизация общих затрат);

• фиксирование (например, увеличение оборота на 10%) и установление ограничений (например, затраты не должны превышать определённой суммы).

Установление ограничений означает удовлетворение определенного уровня достижения цели.

Логистическая альтернатива является одним из возможных, независимым от других способов действий для достижения поставленной цели.

Логистические альтернативы представляют собой независимые друг от друга варианты действия (варианты решения логистической проблемы), которые специалист по логистике волен выбирать при реализации поставленных целей.

Принцип рациональности:

• действовать всегда с таким расчетом, чтобы с помощью име­ющихся ограниченных средств (ресурсов) обеспечить оптимальный результат при достижении поставленных целей;

• решение принимать всегда с таким расчетом, чтобы с помощью имеющихся ограниченных средств (ресурсов) обеспечить оптимальное достижение поставленных целей.

Оптимальная альтернатива ‑ альтернатива, отвечающая достижению цели оптимальным путём.

Свойства логистической системы:

• целостность ‑ совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом;

• структурированность ‑ наличие определённой организационной структуры логистической системы, состоящей из взаимосвязанных объектов и субъектов управления, реализующих заданную цель;

• интегративность ‑ упорядоченная совокупность элементов с определенными связями, которая обладает особыми системными свойствами, не присущими отдельным элементам и позволяющими получить синергетический эффект;

• подвижность ‑ изменчивость элементов и параметров системы под влиянием факторов внешней среды и по решению участников;

• адаптивность ‑ способность изменять свою структуру и выбирать варианты поведения сообразно с новыми целями системы и под воздействием внешней среды;

• способность противостоять разрушительным тенденциям за счет создания резервов и поиска компромиссов;

• способность к саморазвитию и самосовершенствованию путём сознательного выбора оптимального варианта функционирования и др.

Этапы формирования логистической системы:

• определение и формулирование целей функционирования системы;

• определение требований, которым должна удовлетворять система (на основании анализа цели функционирования системы и ограничений внешней среды);

• формирование элементов системы на основе этих требований;

• организация элементов в единую логистическую систему на основе анализа различных вариантов и выбора элементов.

Принципы построения логистических систем:

• координация всех процессов движения продукции, начиная от закупки сырья, материалов, комплектующих узлов и заканчивая доставкой готовых изделий до конечного потребителя, или соответствующая интерпретация в сфере пассажирских перевозок;

• интеграция отдельных звеньев логистической цепи в единую систему, обеспечивающую эффективное сквозное уп­равление материальными, сервисными или пассажирскими потоками;

• интеграция управления и контроля за движением людских, сервисных или материальных потоков при удовлетворении конкретного запроса пассажира, клиента, а также за использованием номенклатуры продукции, поступающей в производство, и готовой продукции, доставляемой потребителю;

• отказ от разделения материального потока на несколько функциональных блоков и переход к управлению всем материальным потоком по единым для всей системы критериям;

• обеспечение способности всей интегрированной системы движения пассажиров и продукции к адаптации и ориентации на постоянную перестройку в соответствии с изменениями факторов внутренней и внешней среды;

• обеспечение эффективного взаимодействия и согласованности построения и функционирования всех элементов логистической системы;

• непрерывность обеспечения управляющих органов системы достоверной информацией о движении пассажиров и продукции;

• создание специализированного (логистического) структурного подразделения объекта, ответственного за оптимизацию пассажирских, сервисных и материальных потоков.

Принципы функционирования логистической системы:

• согласованность;

• рациональность;

• точный расчет;

• системный подход;

• обратная связь.

Основной особенностью логистических систем является их направленность на удовлетворение запросов потребителей, рассматриваемая как обратная связь системы, определяющая в конечном итоге стратегические цели функционирования.

Логистическая система характеризуется внутрисистемными связями и связями с внешней средой. Логистическая система является системой с замкнутыми входящими и выходящими потоками, поэтому ее связи с внешней средой характеризуются в основном как циклические и синергетические.

Синергетическая связь — связь в системе, которая при совместных действиях независимых элементов системы обеспечивает увеличение общего эффекта до величины большей, чем сумма эффектов этих же элементов, действующих независимо, т.е. усиливающаяся связь элементов системы.

Функциональная организация — предприятие, построенное по функциональному принципу, исходящему из основных видов логистической деятельности предприятия: производство, сбыт, снабжение и т.п. Она связана с потоком ресурсов (начиная с закупки сырья и заканчивая сбытом готовой продукции), а также с процессом выполнения заказа потребителей (от приема заказа до выполнения заказа).

Функциональная организация отличается следующими признаками поведения:

• высокая склонность к составлению программы действий;

• неоднородность подсистем, препятствующая инновациям;

• ярко выраженная сегментация подсистем;

• перегрузка руководства предприятия из-за создания эффекта камина (или эффекта «бутылочного горла»);

• ограниченные возможности развития персонала предприятия;

• пренебрежение важностью стратегического планирования.

Задача организации логистики состоит в том, чтобы отношения между отдельными видами логистической деятельности, лицами и ресурсами формировались так, чтобы обеспечивалось оптимальное достижение цели логистической системы.

Недостатки логистической организации:

• низкий уровень специализации сотрудников службы логистики;

• освобождение от формализма;

• наличие несвязанных информационных систем'

• децентрализация;

• низкая интенсивность контроля.

Специалистов по логистике можно подразделить на две категории работников:

1. тактики, владеющие хорошими навыками работы с компьютером, информационными системами, складским оборудованием, транспортными средствами и т.п.;

2. стратеги, обладающие высокими аналитическими способностями, навыками планирования, организации и управления, хорошими коммуникативными способностями.

Аналитическая работа — это работа на постоянной основе, требующая системного подхода, ответственности за сроки и результаты.

Одна из основных задач, решаемых специалистом по логистике, ‑ это достижение гармоничных и продуктивных рабочих отношений со специалистами других функциональных подразделений.

Ранг руководителя, которому подчиняется руководитель службы логистики, является показателем статуса логистики.

Рекомендуется подчинить руководителя службы логистики напрямую одному из заместителей генерального директора или непосредственно генеральному директору. Таким образом, руководитель службы логистики получает достаточно высокий статус и полномочия, а также относительную независимость от руководителей других служб и подразделений.

Основные причины выделения руководством предприятия ресурсов для создания службы логистики:

• сокращение времени выполнения логистических процессов;

• перекрестное (по вертикали и горизонтали) владение задачами и проблемами;

• обеспечение модернизации и создание синергии;

• достижение целей логистической деятельности;

• профессиональное развитие сотрудников службы логистики.

Преимущества создания службы логистики:

• объединение знаний и навыков специалистов различных функциональных подразделений;

• достижения глобальной цели бизнеса;

• повышение уровня качества принятия решений в области логистической деятельности;

• повышение уровня взаимодействия между специалистами функциональных подразделений;

• упрощение реализации групповых решений;

• развитие сплоченности команды специалистов, способствующей эффективной деятельности;

• ускорение определения и решения логистических задач;

• эффективное выполнение групповых заданий различными способами и методами;

• разработка новых методик;

• сокращение времени выполнения логистического процесса.

Путём интеграции создаются организационные структуры (отношения между элементами логистической системы), характеризуемые их плановым характером.

В динамичной внешней среде возникает значительное количество непредвиденных ситуаций, на которые невозможно отреагировать с помощью заранее спрогнозированного поведения. В этих случаях путём координации под давлением уже наступивших событий должны быть найдены управленческие решения, учитывающие конкретную ситуацию в системе логистики объекта.

Координация — интегрированный подход к планированию работы системы:

• разработка взаимоувязанных планов обработки материального, сервисного или пассажирского потоков;

• разработка стандартов и технических условий на выполнение логистических процедур.

Распределение полномочий:

1. специалист по логистике должен обладать официальными полномочиями своей должности в иерархии управления объектом. Такие полномочия дают ему право принимать управленческие решения, включая наем и увольнение сотрудников службы логистики;

2. специалист по логистике должен располагать также и полномочиями личности, связанными с его интеллектом, опытом и способностями к налаживанию межличностных отношений. Такие полномочия выражаются в степени влияния специалиста по логистике на решение вопросов за пределами формальных отношений.

Единоначалие — каждый отдельный сотрудник в управленческой иерархии имеет как начальника, так и подчиненных. Сотрудник подчиняется только одному начальнику и получает приказы только от него. Каждый сотрудник должен чётко знать свое место в организации.

Подчиненность личных интересов общим ‑ интересы предприятия имеют приоритет перед интересами отдельной личности. Решения должны приниматься только с точки зрения выполнения целей организации, а не личности.

Цели организации — как только поставлены логистические задачи, их выполнение следует поручить строго определенным группам людей, которые могут обеспечить достижение целей организации.

Руководство ‑ является производной задачей логистического управления. Оно заботится о том, чтобы путём конкретных указаний были реализованы те направления, которые были заданы руководителями органам службы логистики предприятия.

Администрирование — это организация исполнения определённых логистических задач.

Должностная инструкция ‑ это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника службы логистики при осуществлении им профессиональной деятельности в определённой должности.

Должностные обязанности ‑ подробное изложение задач и функций конкретного структурного подразделения организации., основных направлений его профессиональной деятельности.

Производительность труда логистического персонала определяется отношением объёма полученного дохода к среднесписочному количеству логистических работников, занятых на объекте.

Реинжиниринг бизнес-процессов — фундаментальный пересмотр и радикальное реконструирование логистических бизнес-процессов с целью улучшения показателей логистической деятельности; концепция проектирования логистического процесса по горизонтальным, идущим от начала и до конца, процессам создания ценности для потребителя, включая экономию времени пребывания в пути следования.