Зміст

1.Призначення, ЗАГАЛЬНА характеристика…………… 3

та об’єкти СУБД MS Access.3

2. Меню  MS Access і панелі інструментів………..……..6

3. Створення бази даних……………………………………13

4.Література……………………………………………………16

1.Призначення, ЗАГАЛЬНА характеристика та об’єкти СУБД MS Access.

Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access є системою реляційного типу. В основу її побу­дови покладено реляційну модель зв'язку між даними, поданими у вигляді таблиць. Існують також ієрархічні та мережні моделі.

СУБД Microsoft Access характеризується простотою експлуатації та фіксованою структурою даних і забез­печує виконання таких функцій:

     створення таблиць даних;

     додання, вилучення даних;

     зміну структури БД без утрати інформації;

     моделювання логічних структур даних;

     упорядкування (сортування та індексування) да­них за певними критеріями (ключами), ведення розрахунків із застосуванням функцій та ін.

Завантажується СУБД Microsoft Access за допомо­гою кнопки панелі Microsoft Office або за допомогою команд Пуск, Программы, Microsoft Access. У резуль­таті на екрані дисплея з'являється вікно, показане на рис. 1.1.

Для створення нової БД необхідно активізувати пе­ремикач Новая база данных, длявідкривання існую­чої — перемикач Открыть базу данных або вибрати БД із переліку Другие файлы й активізувати кнопку ОК.

Рис. 1.1. Створення нової БД

Ці самі дії можна виконати за допомогою команд Файл, Создать або Файл, Открытьголовного меню.

Перед створенням БД її треба детально спроектува­ти, тобто визначити кількість таблиць, їх взаємозв'язок, а також кількість полів і типи даних, які містять ці поля.

Нехай, наприклад, потрібно створити БД, що міс­тить таку інформацію про надання субсидії квартиро­наймачам:

•    назва району;

•    номер ЖЕКа;

•    адреса (для спрощення — це тільки назва вулиці та номер будинку);

•    прізвище квартиронаймача;

•    дохід за певний період;

•    розмір квартплати;

•    дата подання документів.

Після аналізу поданої інформації її розглядають як сукупність складових, кожна з яких утворює відповідну таблицю (табл. 1.1 — 1.4).

Таблиця1.1

Район

Код. району	Район
2	Ватутінський
3	Старокиївський
4	Московський
5	Подільський
6	Жовтневий

 

Таблиця 1.2

ЖЕКи

Код району	№_ЖЕКа
2	1213
2	1512
3	2512
3	2344
4	3120
4	4612
5	4125
5	4344
6	5166
6	5233

 

 Таблиця 1.3

Адреси

№_ЖЕКа	Вулиця	Будинок
1213	Драйзера	10
1213	Волкова	12
1512	Бальзака	15
1512	Закревського	59
2344	Чеховський пров.	5
2344	Гоголівська	34
2512	Гончара	12

 

Таблиця 1.4

Прізвища

№_ЖЕКа	Будинок	Прізвище	Дохід, гри.	Кварт­плата, гри.	Дата
1512	5	Титаренко	1000.5	110	10 січня2001 р.
1213	10	Карась	500	90	1 травня2001 р.
1213	10	Котко	800,4	110	5 жовтня2001 р.
1213	12	Бучма	560	85	2 вересня2000 р.
1213	12	Шульга	270,7	130	25 травня2000 р.
1512	59	Вакуленко	940,1	90	15 червня2000 р.

 

 Для створення БД використовуються команди Файл, Создать, вкладка Общие, База данных, ОК. У вікні Файл новой базы данных, що з'являється на екрані дисплея, у полі Имя файла необхідно зазначити ім'я файла БД (наприклад, Субсидія) й активізувати кнопку Создать.

Після цього на екрані дисплея з'являється основне вікно БД (рис. 1.2) з назвою Субсидія — вікно, що міс­тить усі складові частини БД — таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі.

Рис. 1.2. Основне вікно БД

2. Меню ms Access і панелі інструментів.

 

Система управління базами даних Microsoft Access 97 є 32-розрядною СУБД нового покоління, що входить до складу Microsoft Office 97 і працює в середовищі Windows 95(98). Для роботи MS Access необхідно мати процесор не нижчий за 486 DX/66 з ємністю оперативної пам'яті не менш як 8 Мбайт.

У СУБД MS Access підтримується реляційна модель даних, орієнтована на роботу з таблицями баз даних, формами, запитами, звітами, макросами, модулями.

Таблиці баз даних створюються користувачем для збере­ження даних, які стосуються об'єктів предметної області.

Форми призначені для введення, перегляду та коректу­вання взаємозв'язаних даних у базі в зручному вигляді, який може відповідати звичайному вигляду документа. Форми можуть також використовуватися для створення панелей керування.

Запити створюються користувачем для вибирання потрібних даних з однієї або кількох взаємозв'язаних таб­лиць. Запит може формуватися за допомогою запитів за зразком (QBE — Query By Example) або за допомогою структурованої мови запитів (SQL — Structured Queries Language). За допомогою запиту можна також відновити, вилучити або добавити дані в таблицю чи на основі вже існуючих таблиць створити нові.

Звіти призначені для формування вихідного докумен­та, ідо виводиться, як правило, на друкування.

Макроси містять опис дій, які мають бути виконані у відповідь на деякі події. Кожна дія реалізується макроко­мандою.

Модулі містять програми, складені мовою Visual BASIC, які можуть розроблятися користувачем для ре­алізації нестандартних процедур під час створення до­датків. Visual BASIC — це наочний графічний засіб об'єктно-орієнтованого програмування.

Під час роботи з названими об'єктами безліч Майстрів MS Access допомагають користувачеві виконати роботу, не вдаючись до конструювання. Майстри дають змогу створювати одну з типових баз даних, нові форми, запи­ти, звіти, аналізувати таблиці баз даних і т. д.

Система управління базами даних Microsoft Access є додатком, що входить до складу програмного комплексу Microsoft Office 97. її запуск проводиться з ОС Windows вибором і запуском програми MS Access. Після запуску на екрані монітора з'являється вікно Microsoft Access, пока­зане на рис. 2.1.

 

 

 Структура вікна відповідає прийнятим в ОС Windows правилам оформлення і складається з таких основних еле­ментів:

     рядка заголовка, що містить кнопку виклику систем­ного меню заголовка з ім'ям додатка, кнопки мінімізації («Свернуть»), максимізації(«Развернуть») і закриття («Закрыть») вікна;

     рядка меню, що містить команди для виконання різних операцій;

     стандартної панелі інструментів, панелі інструментів для виконання робіт у кожному з режимів бази даних;

     робочого поля MS Access;

     рядка станів, в якому в разі готовності Access може прийняти команду користувача, про що видається повідомлення «Готово».

Головне меню MS Access має ієрархічну структуру і включає сім спадних меню другого рівня від меню Файл до меню Окно та ? (рис. 3.2).Розглянемо команди ме­ню, їхню структуру і призначення у порядку проход­ження.

Рис. 2.2. Головне меню MS Access