3. Цель создания, содержание и применение государственной системы доу

Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной. Она должна оформляться в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД); Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); действующих стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.10.5-87)[17;23]

Унифицированная система документации (УСД) - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, которые обеспечивают документированное представленных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цель создания УСД - сокращение количества документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач, сокращение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве страны [17;23].

Интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификаторов, подразделяемых на три группы[17;23];

 классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях (в их числе Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД);

 классификаторы информации об организационных структурах (в их числе Общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО);

 классификаторы информации о населении и кадрах.

«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» является наиболее полным межотраслевым документом по организации делопроизводства, устанавливающим единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Основные положения этого документа получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации и пришедшей ей на смену Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России.

Нормативные документы по труду и охране труда служат основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объема выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводству, рекомендованы для применения в федеральных органах исполнительной власти, учреждениях и общественных организациях, на предприятиях независимо от форм собственности для расчета норм времени, определения трудоемкости работ и численности работников, организации работы в службах документационного обеспечения управления.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией как в традиционной форме на бумажном носителе, так и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Документационное обеспечение управления государственного и муниципального управления включает полный цикл - создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функций системы управления входит[4;65]:

 документирование;

 обработка поступающей и передаваемой документации;

 доведение документации до исполнителей;

 регистрация, учет и хранение документов;

 формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;

 копирование и размножение документов;

 контроль исполнения документов;

 передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

 В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении - канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованного (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.

В управлении организацией используются следующие унифицирован ные системы документации[4;65]

o организационно-распорядительная система документации управления, включающая в качестве подсистем:

 организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);

 распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);

 справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

 документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

 документацию по обращениям граждан;

 плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

 отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);

 документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.

К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале принимается руководящими органами организации, при необходимости согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязанностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. документационный обеспечение управление делопроизводство

Разработка должностной инструкции осуществляется кадровой службой в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными приказом Минтруда РФ от 6 июня 1996 г. № 32. Проект должностной инструкции согласовывается с юрисконсультом, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Руководитель структурного подразделения организации при поступлении работника обязан ознакомить его с должностной инструкцией под расписку с указанием даты ознакомления для придания документу юридической силы.

Срок хранения должностных инструкций после замены их новыми установлен в 3 года.

В практике работы с персоналом применяются и другие нормативные акты, которые регламентируют деятельность персонала, в частности описания должностей, спецификации должностей и др.

Правила внутреннего распорядка документ инструктивного характера, цель которого - способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени. Документ может состоять из разделов [4;25]

. Общие положения.

. Порядок приема и увольнения работников организации.

. Права работников организации.

. Обязанности работников организации.

. Основные права и обязанности администрации организации.

. Рабочее время.

. Поощрение работников организации.

. Ответственность.

Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре могут предусматриваться испытание, неразглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается заключенным на неопределенный срок.

Личная карточка работника - документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму Т-2, а для автоматизированных систем управления - машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если эта работа является для работника основной[2].

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.

Для учета использования рабочего времени работников и контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени ведутся Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).