57. Эксплуатационная документация

Наряду с рабочей документацией, чаще всего используемой эксплуа­тационным персоналом и сотрудниками организации-разработчика АС, в ходе реализации системы создается эксплуатационная документация, которая согласно ГОСТ 34.003 определяет правила действия пользовате­лей АС при ее функционировании и обеспечении работоспособности. В отличие от рассматривавшейся выше рабочей документации, приме­няемой специалистами в области информационных технологий, эксплуа­тационная документация ориентирована на конечных пользователей АС. В подавляющем большинстве случаев эти пользователи обладают весьма низкой ИТ-компетентностью, но являются профессионалами в своей предметной области, что должен учитывать разработчик эксплуатацион­ной документации при выборе терминологии и стиля изложения.

К эксплуатационной документации АС относятся: " «Руководство пользователя», в котором излагается порядок дейст­вий конкретного должностного лица при выполнении находящихся в его компетенции автоматизированных функций.

• «Описание применения» («Описание системы») - документ, в кото­ром излагаются общие сведения об автоматизируемой системе или ее части, необходимые для понимания принципов функционирования и предоставляемых возможностей.

• Технологические инструкции - документы, определяющие порядок реализации конкретных технологических процессов обработки дан­ных и взаимодействие пользователей в ходе этих процессов.

• Документы по эксплуатации комплекса технических средств, со­ответствующие ГОСТ 2.601 и предназначенные для «...эксплуатации изделий, ознакомления с их конструкцией, изучения правил эксплуа­тации (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирования), отражения сведе­ний, удостоверяющих гарантированные изготовителем значения ос­новных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантий и сведений по его эксплуатации за весь период (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные), а также сведений по его утилизации».

Состав и содержание «Руководства пользователя», «Описания приме­нения» и технологических инструкций определяется методическими ука­заниями РД 50-34.698-90, а документов по эксплуатации КТС -ГОСТ 2.601.

58. Организационно-распорядительная документация. Оформление документации.

Мы уже неоднократно упоминали, что взаимодействие между разра­ботчиком и заказчиком в процессе создания, внедрения и эксплуатации АС регламентируется договором между сторонами и приложениями к нему. Договор устанавливает рамки и определяет наиболее важ­ные условия сотрудничества, но в период его выполнения стороны долж­ны совместно составлять дополнительные - так называемые организаци­онно-распорядительные документы, подтверждающие наступление юри­дически значимых событий, фиксирующие получение юридически значимых результатов или устанавливающие порядок взаимодействия при проведении каких-либо работ. В частности, речь идет о таких собы­тиях, как завершение выполнения стадии или этапа работ, передача мате­риальных или иных ценностей, регистрация результатов проведенных испытаний либо составление графика проведения совместных мероприя­тий. Подписание этих документов сторонами договора или их законными представителями означает согласие с изложенными в них фактами и до­говоренностями, что создает правовую основу для последующих взаимо­отношений.

Наиболее важными организационно-распорядительными документа­ми считаются:

• Акт - фиксирует место, время и факт наступления некоторого собы­тия, описывает его участников, содержание и характер. В частности, актированию подлежат такие события, как завершение выполнения этапа работ, передача заказчику результатов работы, приемка АС в опытную или промышленную эксплуатацию и т. п.

• Протокол - фиксирует полученные результаты выполнения одной или нескольких работ. В протоколе обязательно указывается место и время проведения протоколируемых работ и основания для их выпол­нения, перечисляются участники и/или наблюдатели. Как правило, протокол подписывается всеми участниками фиксируемого события. Протоколируются результаты испытаний АС или ее частей, а также ход совместных заседаний, совещаний или переговоров, на которых принимаются юридически значимые решения.

" План-график работ - фиксирует согласованную последовательность проведения действий сроки их начала и окончания, формы представ­ления отчетности и, возможно, ответственных за выполнение каждой работы. Планированию и согласованию подлежат совместные меро­приятия, например заседания приемочной комиссии, испытания и т. п.

Еще один вид организационно-распорядительных документов, со­ставляемых при создании, внедрении и эксплуатации АС - приказы. Ка­ждый приказ содержит указания, распоряжения и поручения, обязатель­ные для исполнения сотрудниками того предприятия или ведомства, по которому он издан. Приказ подписывается первым руководителем пред­приятия или лицом, исполняющим его обязанности. С формальной точки зрения, приказ является внутренним документом, не имеющим юридиче­ской силы для сотрудников сторонних организаций. Тем не менее приказ о составе приемочной комиссии согласовывается с руководителями всех организаций, сотрудники которых включаются в состав этой комиссии или привлекаются к ее работе. Кроме того, ввиду специфичности прика­зов об организации опытной и начале промышленной эксплуатации АС, их тексты готовятся с участием сотрудников разработчика.

Рекомендации по содержанию организационно-распорядительных до­кументов представлены в приложении 2 к методическим указаниям РД 50-34.698-90.

Оформление документации

В силу разнородности потенциальных читателей документации, а так­же ввиду необходимости точного и недвусмысленного понимания ее со­держания, к стилю и языку написания, а также к качеству оформления документов предъявляются особые требования. Наряду с пользователь­ским интерфейсом, документация АС выступает в роли своеобразной витрины разработчика. Зачастую будущие пользователи и потенциальные покупатели (заказчики) АС именно по оформлению документации и ка­честву изложения материала (доступность, грамотность, стилистика, кор­ректность применения профессиональной терминологии и т. п.) состав­ляют первоначальное впечатление о предлагаемой системе. По этой при­чине вполне оправданно повышенное внимание руководства организа­ции-разработчика к результатам документирования АС. В качестве мер, способствующих достижению необходимого уровня рабочих и эксплуа­тационных документов, можно назвать:

• строгое соблюдение действующих государственных и отраслевых стандартов оформления документации;

• выработка и соблюдение внутренних стандартов документирования АС (структура документов, используемая терминология, стилистика изложения и т. п.);

• редактирование документации непосредственным руководителем ис­полнителя конкретного документа;

• внутренняя и внешняя экспертиза содержания документов;

• внутренний нормоконтроль документации.

Соблюдение требований к оформлению документации, содержащихся в стандартах и других нормативных материалах, имеет гораздо более глубокий и серьезный смысл. Цель этих требований - обеспечить унифи­кацию выпускаемых документов, облегчить их комплектацию, упростить контроль за хранением и облегчить внесение изменений. Следование единым стандартам оформления позволяет автоматизировать процесс со­ставления документов за счет применения одних и тех же шаблонов, ко­пирования и тиражирования фрагментов текста, автоматического внесе­ния изменений и т. д.

Правила оформления документации охватывают решение следующих вопросов:

• формат документа;

• структура титульных, заглавных и других служебных листов;

• формат основных надписей и/или колонтитулов;

• формат текстовой части документа;

• выбор шрифтов, интервалов, отступов, линий и т. п.;

• нумерация листов;

• оформление рисунков, таблиц, формул, приложений, списка источни­ков и ссылок на них;

• обозначение документа;

• представление, документации на машинных носителях.

11. Управление персоналом

59. Познавательные процессы в процессах проектирования.

60. Мотивация персонала.

61. Организация работы в группе (команде). Социальные процессы.

62. Подбор и сохранение персонала.

63. Модель оценки уровня развития персонала.

12. Проектирование систем управления производством

64. Система оптимального управления заказами класса MRP (Manufacturing Resources Planning).

Потребность в автоматизации управленческих процессов впервые была осознана в конце 60-х – начале 70-х годов, когда стало ясно, что управление крупной корпорацией подчиняется тем же законам, что и любая бюрократическая структура.

Один из законов Паркинсона гласит: “штат организации никак не связан с объемом выполняемой ею работы”. Иными словами, с ростом численности управленческого персонала КПД его работы падает до нуля.

В связи с этим родилась идея: организовать труд управленцев при помощи автоматизированной системы примерно так, как конвейер организует труд рабочих. В итоге родилась концепция регулярного менеджмента, опирающегося не на талантливых одиночек, а на формально описанные процедуры, делающие эффективным труд каждого управленца.

MRP

Краткая концепция MRP – Material Resource Planning (Планирование потребностей в материальных ресурсах). Основная концепция MRP в том, чтобы минимизировать издержки, связанные со складскими запасами (в том числе и на различных участках в производстве). В основе этой концепции лежит следующее понятие - Bill Of Material (BOM - спецификация изделия, за которую отвечает конструкторский отдел), который показывает зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты и пр. в зависимости от плана выпуска (бюджета реализации) готовой продукции. На основании плана выпуска продукции, BOM и технологической цепочки осуществляется расчет потребностей в материалах, привязанный к конкретным срокам.

У MRP есть серьезный недостаток. Его суть в том, что, рассчитывая потребность в материалах, мы не учитываем (как минимум) производственные мощности, их загрузку, стоимость рабочей силы и т.д. Поэтому, возникла концепция MRP II (Manufacturing Resource Planing - планирование производственных ресурсов).

MRP II

Краткая концепция MRP II - Manufacturing Resource Planing (Планирование производственных ресурсов) MRP II позволял планировать все производственные ресурсы предприятия (сырье, материалы, оборудование, персонал и т.д.). Впоследствии концепция MRP II развивалась, и к ней постепенно добавлялись возможности по учету остальных затрат предприятия - появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning - Планирование ресурсов предприятия), называемая иногда также планированием ресурсов в масштабе предприятия (Enterprise-wide Resource Planning).

Стандарт MRP II

Развитием концепций автоматизированного управления занимается американская некоммерческая организация APICS (American Production and Inventory Control Society), www.apics.org. Она объединяет производителей (заказчиков), консультантов и разработчиков программного обеспечения.

По стандарту APICS, MRP II включает следующие функции:

Sales and Operation Planning – Планирование продаж и производства

Demand Management – Управление спросом

Master Production Scheduling – Составление плана производства

Material Requirement Planning – Планирование потребностей в сырье и материалах

Bill of Materials – Спецификации продукции

Inventory Transaction Subsystem – Складская подсистема

Scheduled Receipts Subsystem – Отгрузка готовой продукции

Shop Flow Control – Управление производством на цеховом уровне

Capacity Requirement Planning – Планирование производственных мощностей Input/output control – Контроль входа/выхода

Purchasing – Материально-техническое снабжение

Distribution Resource Planning – Планирование запасов сбытовой сети

Tooling Planning and Control – Планирование и управление инструментальными средствами Financial Planning – Финансовое планирование

Simulation – Моделирование Performance Measurement – Оценка результатов деятельности.

Задачей информационных систем класса MRP II является оптимальное формирование потока материалов (сырья), полуфабрикатов (в том числе находящихся в производстве) и готовых изделий. Система класса MRP II - имеет целью интеграцию всех основных процессов, реализуемых предприятием, таких как снабжение, запасы, производство, продажа и дистрибьюция, планирование, контроль за выполнением плана, затраты, финансы, основные средства и т.д.

Результаты использования интегрированных систем стандарта MRP II:

получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов;

долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;

решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;

реальное сокращение материальных ресурсов на складах;

планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности в использовании производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков;

автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств;

финансовое отражение деятельности предприятия в целом;

значительное сокращение непроизводственных затрат;

защита инвестиций, произведенных в информационные технологии;

возможность поэтапного внедрения системы, с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия.

В основу MRP II положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня.

Если результаты плана нереалистичны, то этот план или планы высшего уровня должны быть пересмотрены. Таким образом можно проводить координацию спроса и предложения ресурсов на определенном уровне планирования и ресурсов на высших уровнях планирования.