Тема 8. Управлінський контроль

8.1. Поняття та завдання контролю, його місце в системі управління.

8.2. Види управлінського контролю.

8.3. Етапи процесу контролювання.

8.4. Характеристики ефективного контролю.

8.5.Система контролювання.

Не спостерігати за робітниками — означає залишити їм відкритим свій гаманець.

Бенджамін Франклін

8.1. Поняття та завдання контролю, його місце в системі управління

Для забезпечення ефективної діяльності організації після пла­нування, організовування і мотивування виникає потреба в забез­печенні постійних спостережень за процесом функціонування ор­ганізації та у виявленні проблем, що виникають або можуть виникнути. Ці дії бере на себе функція контролювання.

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності організації, так і на всю їх сукупність.

У системі управління контроль вирішує кілька завдань:

-по-перше, дозволяє заздалегідь виявити у внутрішньому або зовнішньому середовищі фірми фактори, які можуть вплинути на її діяльність, а також необхідним чином підготуватися і вчасно на них відреагувати;

-по-друге, допомагає відслідковувати недостатньо чітко виражені тенденції розвитку, їхній напрямок і глибину й створювати більш обґрунтовані плани;

-по-третє, дозволяє вчасно виявити порушення, помилки, промахи, оперативно їх запобігти або усунути;

-по-четверте, дає можливість виявити резерви;

-по-п'яте, забезпечує встановлення й підтримку в системі управління зворотного зв'язку;

-по-шосте, дозволяє оцінити роботу персоналу за певний період, ефективність і надійність системи управління.

8.2.Види управлінського контролю

Контролювання класифікують за різними ознаками, найбільш використовуваними є такі :

1. За змістом:

-операційне контролювання — контроль за процесом вироб­ництва;

-фінансове — стосується фінансових ресурсів, його прово­дять на основі вартісних показників, які дають змогу порівняти планові результати із фактичними;

-адміністративне {структурне) — ведуть на всіх рівнях управління, воно має забезпечувати оцінювання діяльності пра­цівників та підрозділів організації;

-маркетингове — комплекс дій і заходів, пов'язаних із пере­віркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства.

2. За етапами виробничо-госнодарської діяльності:

-попереднє — контролювання, яке здійснюється до фактич­ного початку робіт, основними засобами здійснення попередньо­го контролювання є реалізація визначених правил, процедур і по­ведінки;

Мета попереднього контролю - запобігання ситуаціям, здатних завдати шкоди організації, а не їх лікування.

Попередній контроль здійснюється у трьох ключових сфе­рах:

• трудові ресурси;

• матеріальні ресурси;

• фінансові ресурси.

Контроль щодо трудових ресурсів забезпечується ретельним аналізом ді­лових і професійних знань і навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків, а також для відбору найбільш підготовлених і кваліфікованих робі­тників.

Контроль матеріальних ресурсів. Оскільки виробити високоякісну проду­кцію з поганої сировини неможливо, промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль використовуваних ресурсів: розробляються стандарти (критерії) рівнів якості і проводяться фізичні перевірки відповідності сировини, яка надходить, цим вимогам.

Контроль фінансових ресурсів. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, який дозволяє здійснювати і функцію планування. Бюджети визначають межі витрат і не дозволяють будь-якому від­ділу або організації в цілому вичерпати свої кошти до кінця.

-поточне — здійснюється безпосередньо в процесі прове­дення робіт. Воно забезпечує перевірку відповідності стандар­тів до продукту під час його виробництва, забезпечує ефектив­ність виробництва та базується на вимірі фактичних резуль­татів і оперативному реагуванні на відхилення, що виникають;

Мета поточного контролю - з’ясування причин відхилень, що обумовлює його широке застосування.

-заключне — здійснюється на заключній стадії.

Основний недолік заключного контролю – констатація відхилень, коли збитки невідворотні. Отже, ефективність заключного контролю нижча проти інших, однак для багатьох видів діяльності він є єдиним можливим видом контролю.

Цілі заключного контролю:

1. отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому;

2. побудова ефективної системи мотивації.

3. За рівнем централізації контролю:

-централізоване контролювання — цілеспрямована діяль­ність спеціалізованих контрольних служб, заснована на викорис­танні правил, інструкцій, жорстких нормативів;

-децентралізоване контролювання — ґрунтується на соціаль­них нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі. Знач­ною мірою воно зорієнтовано на самоконтроль , що здійснюються на засадах соціальної взаємодії.