1.1.5.3 Учет объема документов, регистрация документов и контроль за исполнением

Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать:

• собственно разработка содержания документа;

• оформление документа;

• утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

• активный доступ;

• архивный документ:

• краткосрочного хранения;

• долгосрочного хранения;

• уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни – доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

1.1.5.4 Перевод бумажных документов в электронную форму

Данная проблема подразделяется на два основных класса:

• Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

• Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач:

1. Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов.

2. Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Если обрабатывается не форма с опросами населения, а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа.

Работа системы массового ввода разбивается на две основные части – подготовка обработки документа и собственно обработка.

1. Подготовка обработки документа. Чтобы начать работать с каким-либо документом, необходимо описать его для использования в системе, а именно создать и зарегистрировать новый класс документа. При этом первым шагом должно быть получение отсканированного изображения незаполненного документа и создание формы по отсканированному шаблону в том случае, если мы регистрируем уже кем-то разработанный документ, либо создание формы для нового документа.

После этого требуется определить те поля, которые будут распознаваться системой или заполняться оператором с клавиатуры, а также указать типы данных обрабатываемых полей документа. Для распознаваемых полей следует определить специальные атрибуты с целью повышения точности распознавания, например наличие рукописных цифр, которые находятся в специальных рамках, или символов, напечатанных на машинке. Также можно задать специальные правила проверки корректности обрабатываемых полей документа.

Для конкретного класса документа можно создать несколько форм ввода, используемых либо при редактировании неправильно распознанных данных, либо при ручном вводе полей документа. Возможность создания нескольких форм ввода позволяет назначать для конкретного пользователя конкретные поля для редактирования, что значительно повышает его производительность. Например, в документе имеется рукописное поле, которое не подлежит распознаванию. Создается форма ввода, где есть только одно это поле. Оператор осуществляет ввод только данного конкретного поля, что значительно увеличивает производительность за счет появления в его работе элементов автоматизма.

2. Обработка документа. Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов, является предварительная подготовка документов для сканирования. Перед сканированием необходимо отсортировать документы различных классов и сформировать пакеты документов. Каждый пакет может сопровождаться специальным титульным листом с кодом идентификации данного пакета. Это позволяет одновременно сканировать пакеты с документами разных классов без дополнительных задержек.

После сканирования документы автоматически направляются на операцию распознавания, непосредственно перед которым система осуществляет ряд операций, улучшающих изображение, а значит, и точность распознавания. Выполняются такие операции, как выравнивание, удаление шума и линий, восстановление символов и др. После ввода оператором новых данных опять-таки применяются правила проверки данных – на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем. После извлечения данных из документа необходимо провести операцию экспорта документов и извлеченной информации в систему управления документами.

В результате выполнения всех этих операций документы заносятся в архив и становятся доступными для всех сотрудников предприятия.

3. Учет объема документооборота. Объем документооборота выражается общим количеством документов поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период – при этом подсчитывается отдельно объем бумажного и электронного документооборота.

Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы документационного обеспечения управления и информационных отделов, для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

4. Регистрация документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. Сам процесс регистрации представляет собой внесение документа в регистрационную форму с присвоением ему учетного регистрационного номера и записью в эту форму основных данных о документе. Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочную работу по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

• все рекламные письма;

• поздравительные письма и телеграммы;

• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;

• книги, брошюры, журналы;

• копии нормативных документов, постановлении и распоряжений государственных органов.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрация внутреннего документа и, следовательно, присвоение ему регистрационного номера производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности и приказы по кадрам, договоры, акты и т.д.

Для внутренних документов регистрационный номер чаше всего состоит из порядкового номера в течение года. На исходящих документах регистрационный индекс обычно состоит из порядкового номера отправляемого документа, индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, куда подшита копия исходящего документа. Входящий регистрационный номер чаще всего бывает порядковым, но к нему может быть добавлен индекс подразделения, в котором документ будет исполняться.

Входящие документы регистрируются централизованно. В регистрационную форму заносят следующие данные о входящем документе:

• дата получения;

• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией-получателем;

• автор (корреспондент);

• дата документа, присвоенная ему организацией-автором:

• регистрационный номер документа, присвоенный ему организацией-автором;

• заголовок (краткое содержание);

• резолюция;

• срок исполнения полученного документа;

• исполнитель;

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

• номер дела (куда документ помешен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносят после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносят уже по ходу, и после исполнения документа.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ;

• исходящий номер документа;

• дата документа;

• адресат (название организации, куда отправляется документ);

• краткое содержание документа;

• фамилия исполнителя, подготовившего документ;

• контрольная дата ожидаемого ответа;

• ссылка на входящий документ, если документ является ответом;

• номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа.

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, номер приложений и т. д. Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправления корреспонденции.

Внутренние документы чаще всего регистрируются децентрализовано по группам в тех отделах, в которых создаются и оформляются: бухгалтерии, отделе кадров и т.д. При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

• дата (регистрации);

• краткое содержание;

• название подразделения, подготовившего документ;

• исполнитель;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении (ход исполнения);

• номер дела, в которое подшит документ.

5. Контроль за исполнением. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• проверку и регулирование хода исполнения: учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки, например сроки для исполнения обращений граждан, определены законодательством, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или резолюции руководства. Например, в документах. поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнении содержится в резолюции.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. В месячных сводках, представляемых руководителю, указываются;

• общее количество документов, находившихся в работе у исполнителя;

• количество (процент) документов, выполненных с опережением установленных сроков;

• количество (процент) документов, не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

• задержки исполнения документов;

• причины задержек исполнения документов.