Лекція №104 Розділ 10. Порядок підготовки документів до передавання на архівне зберігання

Тема: Організація експертизи цінності документів в установі

Мета: охарактеризувати організацію роботи експертної комісії; навчитися організовувати експертизу цінності документів; з’ясувати організацію передавання документів до архіву установи

План

1. Принципи і критерії експертизи цінності документів

2. Організація експертизи цінності документів в установі

3. Основні завдання експертної комісії (ЕК) установи

4. Організація роботи експертної комісії установи

5. Порядок проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів

6. Передавання справ до архіву установи

7. Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ установи та закінчених описів справ фонду в цілому

Самостійне вивчення

Принципи і критерії визначення цінності документів

1. Принципи і критерії експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду України або виключення документів з нього, а також для встановлення строків тимчасового зберігання документів.

Забороняється виключення з Національного архівного фонду України будь-яких документів, складених до 1946 року.

Принципи і критерії експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів проводиться за принципами:

-об'єктивності — коли в основу оцінки документів беруться об'єктивно існуючі фактори змісту, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів, їх оригінальності, часу створення, повторюваності в інших документах інформації, що міститься в них;

- історизму - передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) і змісту документів, що вони склали, виходячи з особливостей того часу, коли виникли ці документи;

- усебічності та комплексності — який полягає у вивченні відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а в складі певних комплексів (архівних фондів, колекцій), з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

Основними критеріями проведення експертизи цінності документів є:

- походження — визначення ролі та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця їх виникнення;

- зміст — установлення значення інформації, що міститься в документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів та різновидів документів, ступеня їх збе­реженості у складі певного комплексу документів;

- зовнішні особливості — урахування оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, позначок, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні, фізичного стану документів.

2. Організація експертизи цінності документів в установі

Установи незалежно від форм власності зобов'язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з державних архівів за місцем свого знаходження для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів в установі проводиться:

- у поточному діловодстві під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевірка правильності віднесення документів до справ;

- під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів установ, їх відбір для наступного зберігання здійснюється експертними комісіями установ, що діють відповідно до Типового положення про ці комісії, затверд­женого наказом Держкомархіву від 13 березня 1996 р. № 9 та за­реєстрованого Мін'юстом України 10 квітня 1996р. за№ 173/1198.