2 Функциональные обязанности сотрудников. Условия хранения документов. Состав документов архива, виды архивных фондов.

Обеспечение сохранности архивных документов в ГБУ «ГАОО» является одной из основных задач отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.

Отдел в своей деятельности руководствуется законодательными актами и иными правовыми актами Российской Федерации, в том числе Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 № 125–ФЗ, Законом Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области» от 29 августа 2005 № 2551/460–III–ОЗ, «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19, приказами и научно–методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, решениями коллегии и приказами и научно–методическими рекомендациями комитета по делам архивов Оренбургской области, Уставом ГБУ «ГАОО», решениями его дирекции, приказами директора ГБУ «ГАОО».

Работники отдела осуществляют свои функции в соответствии с должностными инструкциями утвержденными директором ГБУ «ГАОО» от 09.03.2010 года.

(Приложение Б должностная инструкция старшего научного сотрудника отдела информации и публикации документов).

За последние годы сотрудниками отдела проведена большая работа по обеспечению сохранности документов.

Прием документов в ГБУ «ГАОО» осуществляется по письму руководителя учреждения - фондообразователя с указанием объема принимаемых на государственное хранение документов и их хронологических рамок. Заведующий архивохранилищем при приеме дел, осуществляемом по описям, сверяет заголовки и шифры дел с описью, проверяет физическое состояние документов, картонирует их, проводит подсчет дел по каждому разделу и описи в целом. Факт отсутствия каких – либо документов отмечается в описи с указанием документа, подтверждающего их отсутствие.

В соответствии с планом первоочередных мероприятий по работе с документами, поврежденными плесневым грибком в ГБУ «Государственный архив Оренбургской области» отделом обеспечения сохранности и государственного учёта документов в хранилищах №№ 15 и 23 проверено 109350 единиц хранения, из них выявлено 10409 ед. хр. с наличием плесневого грибка. Проведена работа по сортировке документов в зависимости от степени их повреждения, в ходе чего выявлено: 62% (6452 ед. хр.) с незначительными повреждениями, 32,5% (3388 ед. хр.) – с поврежденными краями и частично утраченным текстом, 5,5% (569 ед. хр.) имеются в делах невосстановимые повреждения.

В 2012 году отделом продолжена работа по подготовке дел с незначительными повреждениями для передачи в отдел реставрации переплета и страхового копирования документов для реставрации и дезинфекции документов. На 01.11. и 2012 года из 6452 дел с незначительными повреждениями подготовлено для передачи на реставрацию 1040 дел, составляющих 39942 листа.

В ходе ликвидации последствий пожара в 2003 году была проведена внеочередная единовременная проверка наличия по 25 фондам в объеме 18220 ед. хр. Выявлена недостача дел в количестве 552 ед. хр. Была определена фондовая принадлежность 78 ед. хр. Отделом продолжена работа по проведению полистной проверки наличия документов. За период с 2005 по 2012 гг. было проверено 92 фонда. Составлен перспективный план проверки наличия на 2013 - 2017 гг. по фондам до и после 1917 года (4500 ед. хр. ежегодно). Параллельно с проведением проверки наличия фондов до 1917 года проводится работа по их перекартонированию.

В связи с увеличением финансирования, появилась возможность заказывать короба не только для приема новых документов, но и для замены пришедших в негодность коробок. За последние 6 лет объем перекартонированных документов составил 28316 ед. хр. В целом в хранилищах ГБУ «ГАОО» закартонированы 90% документов. Так объемные дела по описям 11, 12, 15 по Фонду Ф – 173 Оренбургская духовная консистория после их переработки были закартонированы. Незакартонированными остаются документы нестандартных размеров. В связи с этим было заказано 230 коробок для картонирования. На 2013 год запланирована работа в санитарные дни по перекартонированию фондов, расположенных в хранилище № 3, т.к. документы до сих пор хранятся в платяных коробках, составленных в 3 яруса, что приводит к неудобству при выдаче дел.

С 2011 года продолжена работа по ведению дел фондов, проводится систематизация учетных документов по датам, составляется внутренняя опись на документы, включенные в дело фонда, нумеруются листы, титульные листы приводятся в соответствии с Памяткой 2009 г. Работа ведется не только по плану, но и в санитарные дни.

Одним из приоритетных видов деятельности отдела обеспечения сохранности является создание страхового фонда и фонда пользования. В связи со штатными изменениями в отделе РП и СКД увеличен в два раза показатель по подготовке дел на микрофильмирование. Выявлением документов для подготовки на микрофильмирование занимается начальник отдела. В соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации», (М., 2006 г.), проводится экспертиза ценности документов периодов до 1917 года и после 1917 года, на основании критериев, указанных в методических рекомендациях, происходит отбор документов, по которым составляются описи особо ценных дел. Сотрудники отдела проводят визуальный осмотр дел, проверяют правильность нумерации листов, составляют лист заверитель с указанием всех особенностей дела.

В 2010 году начата работа по подготовке дел и микрофильмированию фонда Ф-10 Канцелярия Оренбургского губернатора, г. Оренбург Оренбургской губернии.

В связи со штатными изменениями в отделах ОС и ГУД и РП и СКД начата работа по подготовке дел на сканирование для создания страхового фонда и фонда пользования по фонду периода до 1917 года Ф-173 оп.11 Оренбургская духовная консистория г. Оренбург Оренбургская губерния за 1760-1918 годы.

Согласно приказу директора ГБУ «ГАОО» от 21.10.2011 № 64, усилен контроль за соблюдением сроков выдачи и возврата документов в архивохранилища из читального зала и от сотрудников. Дела выдаются только на основании требования (заявки), визируемом начальником структурного подразделения и начальником отдела обеспечения сохранности. Дата выдачи и возврата документов фиксируются в требованиях и в книгах выдачи дел из архивохранилищ, дела записываются и списываются в присутствии сотрудников архива. Заведующие архивохранилищами проверяют заполнение листов использования. Доступ работников во все архивохранилища ограничен и осуществляется только в сопровождении заведующего архивохранилищем.

Начальником отдела и заместителем начальника отдела ведется работа по выявлению и описанию уникальных документов в рамках формирования регионального Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Оренбургской области, продолжается работа по внесению изменений в БД «Архивный фонд» в соответствии с временным порядком автоматизированного централизованного учета документов архивного фонда Российской федерации.

Проводится работа по выявлению и созданию полноты комплектности описей путем ксерокопирования и сканирования 3 экз. для работы в читальном зале.

Во исполнение приказа Росархива от 23.12.2003 № 93 «О хищении документов в РГВА», и на основании приказа комитета по делам архивов Оренбургской области от 10.03.2004 № 6 с целью обеспечения сохранности документов Архивного фонда Оренбургской области в плановом порядке проводится работа по проверке листажа в особо ценных делах периода до и после 1917 года выдаваемых в читальный зал.

В 2011 году приобретено 8 современных электронных измерителей температуры и влажности. Архивохранилища оборудованы системой кондиционирования, но, к сожалению, она пока не введена в эксплуатацию. В связи с этим поддерживать температурно – влажностный режим в пределах нормы не представляется возможным. В летний период температура воздуха в отдельных хранилищах составляет + 30 градусов, влажность опускается до 30, в зимний период преобладают низкие температуры 15, 17 градусов, в хранилище № 3 столбик термометра опускался до 9 градусов. Для нормализации влажности в хранилищах устанавливались увлажнители, приобретенные руководством архива. Но так как помещения хранилищ не изолированы друг от друга, использование увлажнителей не дало результатов. Принимались и другие меры по нормализации влажности (интенсивное проветривание, установка емкостей с водой).

Для содержания архивохранилищ в чистоте и порядке была введена единица уборщицы по обеспыливанию коробок. Систематически в хранилищах проводится влажная уборка. В хранилищах № 5, 15 для экономии места и удобства при выдаче документов установлены мобильные (раздвижные) стеллажи.

Большой проблемой на сегодняшний день является отсутствие условий для хранения картографических документов. Большинство из них требуют реставрации. Отделом сохранности ведется работа по подготовке карт на реставрацию, но отсутствие тубусов, специализированного хранилища сводит эту работу на нет. В связи с отсутствием нового здания, по-прежнему остается нерешенной проблема с выемкой-раскладкой дел: высокие стеллажи, узкие проходы, неустойчивые полы, коробки, поставленные друг на друга в три яруса, создают трудности при работе.