1. Общая характеристика учреждения. Направление деятельности учреждения. Структура организации (структурные подразделения).

Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» возглавляет директор. Назначение и освобождение директора ГБУ «ГАОО» и его заместителей, осуществляется председателем комитета по делам архивов Оренбургской области. Руководители филиалов ГБУ «ГАОО» в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске назначаются директором учреждения по согласованию с комитетом по делам архивов Оренбургской области и действуют на основании доверенности, выдаваемой директором Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Оренбургской области».

Директор ГБУ «ГАОО»: организует деятельность учреждения и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач, распределяет обязанности между заместителями; утверждает положения о структурных подразделениях; а также выполняет другие функции, предусмотренные Уставом ГБУ «ГАОО» или необходимые для обеспечения деятельности организации и не противоречащие действующему законодательству.

При Государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Оренбургской области» на правах совещательного органа образуется дирекция. Решения дирекции реализуются приказами директора.

При учреждении действуют:

- научный совет;

- экспертная комиссия.

В настоящее время структура ГБУ «ГАОО» состоит из семи отделов: отдел научно-методической работы, отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, отдел комплектования, архивов организаций и делопроизводства, отдел информационно - поисковых систем, отдел информации и публикации документов, отдел исполнения запросов, отдел страхового копирования, реставрации и переплета документов.

(Приложение А Структура ГБУ «ГАОО»).

Отдел научно-методической работы организовывает и проводит научно-исследовательскую и методическую работу, связанную с решением широкого спектра проблем теоретического, практического и методического характера в области архивоведения, документоведения, археографии других дисциплин. Сотрудники отдела принимают участие в организации заседаний Научного Совета государственных архивов Оренбургской области.

Основным направлением деятельности отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов является работа по обеспечению сохранности и учету документов. В государственном архиве хранятся документы за период с 1734 г. до наших дней. Документов периода до 1917 года в архиве более 130 тысяч, а периода после 1917 года - около 600 тысяч. Все документы, общее количество которых около 800 тысяч, закартонированы и хранятся на стеллажах.

Основными целями и задачами отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства являются обеспечение качественного комплектования архива, что означает документирование деятельности организаций с соблюдением законодательных и нормативных актов, подготовка документов организации к передаче их на постоянное хранение в архив.

Задачи, стоящие перед сотрудниками отдела – развитие информационно-поисковых систем, ведение и совершенствование системы научно-справочного аппарата к документам на бумажной основе и фотодокументам, а также создание взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников.

Одной из главных задач отдела использования и публикации документов является организация широкого использования документов архива в интересах общества, а также обеспечения прав и законных интересов граждан. Сотрудниками отдела осуществляется работа по инициативному информированию органов государственной власти и других заинтересованных учреждений, организации выставок документов, дней открытых дверей, проведению экскурсий, лекций, школьных уроков. В функции отдела входит работа по подготовке публикаций, радио и телепередач.

Основными задачами отдела исполнения запросов является обеспечение прав и законных интересов граждан, изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области исполнения запросов, внедрение его в практику работы отдела ГБУ «ГАОО» и его филиалов в

гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске.

Сотрудники отдела страхового копирования, реставрации и переплета документов выполняют работы по улучшению физического состояния основных документов, производят дезинфекцию, дезинсекцию, обеспыливание архивных материалов, осуществляют их реставрацию и консервационно-профилактическую обработку; брошюруют и переплетают архивные документы и печатные издания; производят сканирование архивных документов; создают страховой фонд и фонд пользования на особо ценные документы методом микрофильмирования и копирования.