Тема 8 «Составление номенклатур и текущее хранение дел»

1. Понятие и разработка номенклатуры дел

2. Формирование и текущее хранение дел

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

1. Понятие и разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хра­нения в установленном порядке.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска докумен­тов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел:

1. Охват всех документов;

2. Раздельная группировка документов постоянного и временного сроков хранения;

3.Конкретная и четкая формулировка заголовка дела;

4. Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со сроками хранения и по степени важности документов.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типо­вой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного под­разделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкрет­ного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером де­ятельности и составом документации. Кроме того, типовая номен­клатура устанавливает единую индексацию дел для соответствую­щих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в нормативных и нормативно-методических документах.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индексов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру.

Основное требование к номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одно­го раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и струк­туры учреждения она составляется, согласовывается и утвержда­ется заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государствен­ной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каж­дого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В тече­ние года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

2. Формирование и текущее хранение дел

Формирование дел — это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям:

1. Оперативность обработки и поиска документов;

2. Надеж­ность документационного обслуживания;

3. Сохранность документов.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. Распределение и раскладка исполнительных документов в дела;

2. Расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до­работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен­ные копии в дело не помещают.

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квар­тальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных слу­чаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотре­ния этих документов, принятия решения и закрытия дела доку­менты постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмот­рено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенкла­туры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет.

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела. Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные письма. Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения).

Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри дела – в хронологическом порядке.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря руководителя.