Тема 7. Понятие и структура организации работы с документами. Документооборот и учет объема документооборота.

1. Особенности организации документооборота

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

4. Прохождение внутренних документов

5. Организация работы с конфиденциальными документами

6. Учет объема документооборота

7. Контроль за исполнением документов

1. Особенности организации документооборота

Документационное обеспечение управления – важнейшая обслуживающая функция управления, нуждающаяся в тщательной и продуманной организации. Эту функцию выполняют специальные структурные подразделения, секретарь или специально назначенное лицо. Порядок работы с документами четко регламентируется, что находит отражение в государственной системе документационного обеспечения управления, в ГОСТе 6.38-97, а также в типовых инструкциях по делопроизводству.

В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Причины роста объема документооборота подразделяются на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, усложнение процессов управления. Другими словами, возрастание или сокращение объемов документов связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

• бюрократизацию аппарата управления;

• незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов;

• неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;

• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения;

• отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования;

• отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, выделяются как связанные с отдельной личностью, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. От оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Технологическая цепочка обработки и движения документов делится на следующие этапы:

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация документов;

4. контроль исполнения документов;

5. информационно-справочная работа;

6. исполнение документов;

7. отправка документов;

8. систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Ниже рассмотрим более подробно этапы работы с документами.

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. Рекомендации по приему и отправке позволяют реализовать основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах существуют правила первичной обработки поступивших документов.

1. Проверяется правильность доставки, ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.

4. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату.

5. Ведется учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа.

6. При первичной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации. Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты другими каналами информации, например, факсимильные аппараты.

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства.

С 1970-х годов широкое распространение получила методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке – документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует "узкие" места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя.

Подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии).

2. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Входящий документ - документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:

• по почте;

• курьером;

• по факсу;

• электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение (разметку);

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

При первичной обработке осуществляют:

• проверку правильности доставки (адресования);

• проверку количества листов поступившего документа;

• проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").

При отсутствии листов документа или приложения:

• ставится в известность отправитель;

• делается отметка на самом документе;

• делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо со­блюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:

имеющие пометку "Лично" ("Private");

имеющие пометку "Конфиденциально" ("Confidential"), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение:

на регистрируемые;

нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

руководителю предприятия;

заместителям руководителя предприятия;

в структурные подразделения;

конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит:

входящий номер документа;

дату поступления;

время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 -номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы:

имеющие в адресе указание структурного подразделения;

фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

• определить исполнителя;

• дать конкретные указания по исполнению документа;

• указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в реги­страционный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнители) под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколь­кими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с ис­полнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 2003 г. по вопросам ... (входящие)".

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.Исходящие документы могут быть отправлены:

• по почте;

• курьером;

• по факсу;

• электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

• регистрация документа;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и авто­ром которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы дело­производства для регистрации в "Журнале регистрации исхо­дящих документов". Журнал содержит следующие графы:

• номер документа, включающий номер дела;

• дата документа;

• адресат (корреспондент);

• краткое содержание или заголовок к тексту;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

• исполнитель;

• примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проста­вить его рукописным способом или нумератором на всех эк­земплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу дело­производства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

4. Прохождение внутренних документов

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях);

• регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

• передача документа исполнителю (копирование документа приналичии нескольких исполнителей);

• контроль исполнения документа;

• исполнение документа;

• проставление отметки об исполнении;

• подшивка исполненного документа в дело.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии, подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

5. Организация работы с конфиденциальными документами

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого типа.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну.

Под служебной или коммерческой тайной, согласно Граждан­скому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую, производ­ственную и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сто­ронних лиц, заинтересованных в ее получении по экономичес­ким и иным соображениям, но не имеющих законных основа­ний для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных до­кументов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем руководителя, на средних и крупных — руководите­лем канцелярии (офис-менеджером).

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

• работа с конфиденциальными документами должна про­изводиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется огра­ниченному числу сотрудников, давших подписку о неразглаше­нии служебной и коммерческой тайны;

• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производит­ся под роспись сотрудника;

• передача документов с грифом «конфиденциально», «стро­го конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организа­ции из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других докумен­тов — в особых помещениях или запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запер­тых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких докумен­тов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений должны обучать своих подчи­ненных правилам обращения с конфиденциальными докумен­тами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают обязательство о неразглашении служебной тайны по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о воз­можной уголовной, административной и иной ответственнос­ти в соответствии с законодательством.

Традиционно гриф ограничения доступа к документу («сек­ретно», «конфиденциально» и др.) с указанием номера экземп­ляра ставится в верхнем правом углу ниже грифа «Контроль».

6. Учет объема документооборота

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документо­оборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные ис­пользуются при разработке мероприятий по совершенствова­нию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств оргтехники для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии доку­ментов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярий организации, оформляя результаты в виде справки.

7. Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения документов – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения и ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме – секретарь. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Сроки исполнения могут быть указаны в документах, в резолюции, а также определены законодательством или отражены в инструкциях, разрабатываемых на предприятии.

В сроковом контроле можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляют сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения в целом. Итоговый контроль в сочетании с предупредительным является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля выступает периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности.

Существуют ручная сроковая картотека и автоматизированная система контроля.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и карточный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца, а за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Эта форма контроля позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и, таким образом, видеть загрузку каждого, а также увязать программу контроля с премированием сотрудников. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, выступает составной частью комплексной программы автоматизации документооборота.