2 Вопрос

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка (для писем) и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля (как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк могут входить следующие реквизиты:

1. место составления или издания документа (14);

2. адресат (15);

3. резолюция (17);

4. заголовок к тексту (18);

5. отметка о контроле (19);

6. текст документа (20);

7. отметка о наличии приложения (21);

8. подпись (22);

9. визы согласования документа (24);

10. оттиск печати (25);

11. отметка об исполнителе (27);

12. отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27);

13. отметка о поступлении документа в организацию (29);

14.идентификатор электронной копии документа

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (14,24,25,30), часть – при подготовке исходящих писем (11,12,15,18,20,21,22,27), часть (17,19,28,29) оформляется на входящих письмах.

По структуре служебные письма бываю простыми и сложными (многоаспектными).

Простое письмо – малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.

Сложное письмо – документ, в котором рассматриваются несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц..

Любое письмо состоит из трех частей.

В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа.

Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения.

В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть. Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Служебное письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй распечатывается на чистом листе бумаги подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

3 Вопрос

Контроль качества подготовки и оформления деловой документации, в частности служебных писем, осуществляют непосредственные исполнители, их руководители, визирующие документы, секретари, секретари-референты, руководителя организации.

Контроль качества документов можно разбить натри этапа: первое чтение, проверка фактического материала и правка текста.

На первом этапе следует сделать лишь карандашные пометки на полях/ крое того, на этом этапе собираются необходимые справки, ранее составленные документы по данному вопросу, другая дополнительная информация.

На втором этапе проверяется фактический материал, используемый составителем письма, проверяются ссылки на правовые, нормативные акты, наличие виз согласования, сведения, включаемые в документ.

На третьем этапе правки документа используются пометки и значения, сделанные при первом прочтении документа, проводится языковая и стилистическая правка. Существенные исправления согласовываются с автором документа.

Различают следующие виды правок:

1. Правка-вычитка – сличение перепечатанного текста с отредактированным, ранее выверенным документом. При правке-вычитке могут встречаться пропущенные буквы, неверные написания, возможны пропуски отдельных строк. При обнаружении существенных недочетов текст перепечатывают.

2. Правка-сокращение – устранение из текста длинного, несущественного материала. При корректировке документов правка-сокращение применяется в текстах, содержащих общие рассуждения и для упрощения сложных синтаксических конструкций. Одной из причин такой правки может быть превышение заранее установленного объема текста. Как известно, текст делового письма более двух страниц писать не принято, если вопрос не касается глубокого анализа и обоснования поднимаемой проблемы.

3. Правка-переделка используется в тех случаях, когда составитель документа плохо владеет деловой речью, не умеет выразить нужную мысль письменно.

4. Правка-обработка – комплексный вид правки, включающий все работы с проектом документа, которые выполняются при проведении предыдущ0их видов правки.

Следует подчеркнуть, что в обязанности секретаря, секретаря-референта, нередко предоставляющего документ на подпись руководителю организации, не входит составление за автора документа новой его редакции. Речь идет о предъявлении обоснованных замечаний, обнаружении ошибок, рекомендаций по их исправлению.