Тема 6 «Служебные письма»

1. Понятие и классификация служебных писем

2. Правила оформления и составления служебных писем

3. Контроль качества подготовки служебных писем

1 Вопрос

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения перспективных, так и текущих задач в управлении.

Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством обращения с организациями, учреждениями, частными лицами, а также для уведомления о чем-нибудь и обобщения чего-нибудь.

Служебные письма применяются для решения оперативных управленческих вопросов, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.

По характеру информации служебные письма подразделяются на:

- циркулярные письма – обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительных характер.

- гарантийные письма – направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д.

- сопроводительные письма – составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

- письма-подтверждения – высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

- письма-просьбы – излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

- письма-напоминания – направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

- письма-извещения – это письма в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем на Ваш запрос», «извещаем Вас».

- информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о совершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря-референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

- письма-приглашения – могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки с указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.

- рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров и услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон справок.