Практическая работа № 3 по дисциплине «документационное обеспечение управления»

Тема: Составление и оформление деловых записок, служебных справок, расписок, доверенностей.

Цели:

Обучающая - формирование умений и навыков на практике составлять деловые записки: докладные, объяснительные, служебные справки, расписки, доверенности.

Воспитательная - воспитание самостоятельности, внимательности, формирование нравственных качеств.

Развивающая - формирование и развитие у студентов творческой инициативы и активности

Тип урока: урок формирования умений и навыков

Время проведения: 90 минут

• организационный момент - 3 минуты

• контрольный опрос - 15 минут;

• самостоятельная работа и оказание индивидуальной помощи - 45 минут

• анализ самостоятельной работы - 20 минут;

• подведение итога практического задания и оценка деятельности студента - 7 минут

Методическое оснащение: Опорные конспекты, лекции

Контрольные вопросы:

1. Каковы особенности оформления, докладной, служебной и объяснительной записок?

2. В каких случаях составляется документ, именуемый докладной запиской?

3. Основные виды докладных записок

4. Какой документ называется объяснительной запиской?

5. Какие две группы объяснительных записок вы можете назвать?

6. Перечислите особенности оформления служебной справки.

7. Проведите сравнительную характеристику расписки и доверенности.

13

Методические рекомендации

В тексте докладной записки выделяют две части:

• констатирующая, в которой сообщаются факты,

• во второй идёт изложение конкретных выводов, просьб, предложений.

Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Содержат реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя, (с указанием должности).

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

По содержанию объяснительные записки делятся на 2 группы: К первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие и поясняющие его. Оформляются на общих бланках, подписываются руководителем.

Вторая группа составляется отдельными работниками для объяснения их поведения-, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги и подписываются их составителями. Справки содержат информацию о фактическом положении дел, которая принимается к сведению и может явиться основанием для принятия решения.

Справки, которые выдаются гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания, заработной платы составляются на общем бланке, начинаются с указания в винительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, а в конце указывается место предоставления справки.

Внутренние справки оформляются, на чистых листах бумаги, но они содержат основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем бланке.

Справки могут делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Справки обязательно имеют заголовок, в него могут быть включены дата или период, за который даются сведения.

14

ВАРИАНТ 1

1. Оформить докладную записку о завершении проверки служебной документации. В описательной части укажите сроки и причины проведения проверки. В заключительной части перечислите факты нарушения оформления служебной документации (нет журнала выдачи личных справок, не ведется журнал регистрации командировок сотрудников).

Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

2. Составьте объяснительную записку на имя начальника юридического отдела о срыве переговоров.

3. . Составьте и оформите служебную справку директору ООО «Каннель» от 6 марта 2011 года № 23 в городе Калининграде о закупке мебели и оборудования в IV квартале 2011 года. Были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:

• стенка - 1 штука на 41500 рублей;

• компьютерный стол - 2 штуки на 2890 рублей;

• стол руководителя - 1 штука на 1980 рублей;

• стол дискуссионный - 2 штуки на 1050 рублей.

Вся мебель установлена в кабинете директора. Справка составлена на основании накладной № 45 от 4 февраля 2011 года. Главный бухгалтер В.П. Медведева.

15

ВАРИАНТ 2

1. Составьте докладную записку начальника юридического отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о сдачи документов в архив 00.00.2011 г.

2. Объясните, почему Вы, работая секретарем в ООО «Лето», несвоевременно предоставили информацию о выполнении приказа директора.

3. Составьте служебную справку. ООО «Лилия». 15 февраля 2011 года № 24. О штатном расписании и окладах работников предприятия.

Наименование	Количество штатных	Должностные оклады
должности	единиц
Директор	1	20000
Главный бухгалтер	1	18000
Начальник юридического отдела	1	17000
Секретарь	3	10000
ИТОГО:	6	65000

Выдана для предоставления в отдел статистики. Директор ООО «Лилия» С.В. Абушев.

16