6. Зв’язування таблиць бази даних
Один із найсильніших засобів Access – можливість встановлювати зв’язки між декількома таблицями. Для цього використовується команда меню Сервис/Схема данных. Встановлені зв’язки автоматично зв’язують поля в створюваних запитах, формах і звітах. Хоча встановлювати зв’язки між таблицями зовсім не обов’язково, це заощаджує час і гарантує одержання вірних результатів при розробці складних форм і звітів. Іншою перевагою встановлення зв’язків між таблицями є підтримка цілісності даних. При цьому дані автоматично захищаються від змін і видалень, які можуть порушити зв’язки між записами в таблицях. Встановлені в БД зв’язки між таблицями можна проглянути у вікні Схема данных, яке відкривається командою Сервис/Схема данных. Щоб встановити зв’язки, слід:
1) у вікні БД відкрити вкладку Таблицы і виконати команду Сервис/Схема данных, або натиснути правою кнопкою миші на вкладці Таблицы у вікні БД і вибрати з контекстного меню команду Схема данных. З’явиться вікно Схема данных. Якщо зв’язки встановлюються вперше, воно міститиме діалогове вікно Добавление таблицы (рис. 7.);
Рис. 7. Діалогове вікно Добавление таблицы
2) вибрати таблицю, яка буде використовуватися при встановленні зв’язків, натиснути Добавить, щоб додати таблицю у вікно Схема данных;
повторити пункт 2 для кожної таблиці, яку буде додано у вікно, і натиснути Закрыть;
для створення зв’язків між таблицями пересунути поле (або поля), яке треба зв’язати, з початкової таблиці або запиту у відповідне поле (або поля) іншої таблиці або запиту (в більшості зв’язків ключове поле першої таблиці зв’язується з аналогічним полем другої). Після того, як буде переміщено поле і здійснено вихід із нього, з’явиться діалогове вікно Изменение связей;
5) якщо треба, то змінити імена полів, які запропоновані в цьому діалоговому вікні. Як правило, за умовчанням пропонується найкращий варіант зв’язків, однак кінцевий вибір завжди залишається за користувачем. Полям, на основі яких створюються зв’язки між таблицями, не обов’язково мати однакові імена, але вони повинні мати один і той же тип. Виняток становлять поля лічильників, які можна зв’язувати з числовими полями;
6) для автоматичної підтримки цілісності БД встановити прапорець Обеспечение целостности данных. Якщо цей режим включений, то можна використовувати інші прапорці, розміщені нижче. Якщо включений режим Каскадное обновление связанных полей, то зміни, зроблені в зв’язаному полі першої таблиці, автоматично будуть перенесені в поля зв’язаної таблиці, яка містить ті ж дані. При включеному режимі Каскадное удаление связанных полей видалення записів у першій таблиці автоматично призводить до видалення відповідних записів зв’язаної таблиці;
вибрати тип зв’язку (Один к одному або Один ко многим). Частіше використовується зв’язок Один ко многим.
натиснути на команді Создать, щоб створити зв’язки.
повторити пп. 1-8 для кожного зв’язку між таблицями, який необхідно встановити. Після цього закрити вікно Изменение связей. Коли Access видасть запит, чи треба зберегти зв’язки, натиснути Да.
Існуючі зв’язки можна редагувати, відкривши вікно Схема данных – двічі натиснувши на лінії між таблицями. Відкриється діалогове вікно Изменение связей, в якому можна виконувати зміни. Для вилучення зв’язку натиснути на лінії, що зв’язує таблиці, а потім натиснути клавішу Delete.
Важливою і невід’ємною частиною роботи з Access є обмін даними як між БД Access, так і іншими БД.
Інколи необхідно скопіювати існуючі таблиці з однієї БД Access в іншу. Для цього необхідно виконати такі дії:
У вікні БД відкрити вкладку Таблицы.
Вибрати потрібну таблицю, натиснувши на ній.
Вибрати команду Правка/Копировать.
Закрити поточну базу даних і відкрити ту, в яку треба скопіювати таблицю (команда Файл/ Открыть, а потім вказати ім’я бази даних).
Виконати команду Правка/Вставить, з’явиться діалогове вікно Вставка таблицы. За умовчанням включений режим Структура и данные, який передбачає копіювання як даних, так і структури таблиці.
Якщо треба створити порожню таблицю, то встановити перемикач Только структура, або режим Добавление данных в таблицу, якщо треба скопіювати дані в таблицю, яка буде приймати дані. У другому випадку запитується ім’я таблиці, яка буде приймати дані. Слід увести ім’я і натиснути ОК.