Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Для обліку документів та контролю за їх виконанням у но­таріальній конторі ведуть такі книги і журнали:

• алфавітну книгу обліку заповітів;

• книгу обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадково­го майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місце перебування якої не відоме;

• книгу обліку цінностей;

• книгу обліку і реєстрації спадкових справ;

• алфавітну книгу спадкових справ;

• книгу обліку договорів на управління спадщиною;

• алфавітну книгу обліку заборон відчуження і арештів майна;

• опис справ постійного зберігання;

• опис справ тимчасового зберігання;

• опис справ за відповідні роки;

• журнал реєстрації вхідних документів;

• журнал реєстрації вихідних документів;

• журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень);

• розносну книгу для місцевої кореспонденції;

• контрольну картотеку чи теку;

• книгу скарг і пропозицій.

Контроль за виконанням документів. У державних нотаріаль­них конторах, державних нотаріальних архівах на контроль бе­руться документи, що надійшли від Міністерства юстиції Ук­раїни, Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) повідомити про резуль­тати їх розгляду.

Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи.

Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках або за допомогою спеціальної контрольної теки (в установах державного нотаріату з обмеже­ною кількістю працюючих).

Окремо слід сказати про ведення номенклатури справ у но­таріальній конторі, яка ведеться з метою більш чіткої організації діяльності нотаріальної контори та зручності діловодства. Номен­клатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, дер­жавного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міні-

125

Нотаріат в Україні

стерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

До номенклатури повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.

Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватник нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.

Наприкінці кожного року номенклатура уточнюється і знову вводиться з 1 січня наступного року. Якщо протягом року виник­не необхідність у заведенні справ (нарядів), не передбачених но­менклатурою, вони додатково вносяться до номенклатури, для чого в номенклатурі передбачаються резервні номери.

В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсум­ковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фак­тично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приват­ний нотаріус.

Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим до­кументом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.

Всі виконані документи групуються у справи (наряди).

На відміну від інших документів, заяви про прийняття спад­щини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмо­ву від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового май­на, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів одразу ж форму­ються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і їм присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.

У спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою. Якщо спадкову справу не закінчено провадженням у поточному році, вона пере­ходить на наступний рік під тим самим номером і перереєстрації не підлягає.

Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловод­ного року. В середині справи (наряду) документи систематизу-

126