38

Содержание

Введение 2

1. Система электронного документооборота «ДЕЛО» 5

1.1 Общие сведения о системе «ДЕЛО» 5

1.2 Основные функции системы "Дело" 6

1.3 Опция "ЭЦП и шифрование" 8

1.4 Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота 12

1.5 Эффективность системы "ДЕЛО" 16

2. Этапы внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» 18

2.1 I этап. Подготовительный. 18

2.2 II этап. Настройка системы «ДЕЛО» 21

2.3 III этап. Настройка прав пользователя 27

2.4 IV этап. Отладка системы электронного документооборота «ДЕЛО» 31

Заключение 36

Список использованных источников 37

Приложения А Оперограмма движения докладной записки. 38

Введение

Развитие деятельности человека в разных отраслях, приводит к увеличению объёма создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Такой рост информации привёл к тому, что в мире ежегодно создаются приблизительно 7 млрд. новых документов. Потоки информации разнообразны по формам представления и их источников, разделить их можно на электронные и бумажные документы. Но только лишь 38% всей информации хранится в электронном виде (это либо базы данных, либо иные виды хранения), остальная информация хранится в бумажном виде, это создаёт определённые трудности для поиска нужного документа, потому что на его нахождение затрачивается значительное количество времени. Для любой организации или предприятия, проблемы оптимизации документооборота и контроля по обработке информации являются одной из главных задач и имеют огромное значение.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) – это такой этап автоматизации работы предприятия, который предполагает интеграционные процессы на предприятии, а не автоматизацию конкретного направления его деятельности. Если в последнем случае речь идет об автоматизации конкретных направлений деятельности предприятия и его подразделений, то в случае внедрения АСЭДД мы имеем в виду предприятие в целом, где в процесс документооборота вовлечены все структурные подразделения и где документооборот является неотъемлемой и необходимой частью бизнес-процессов.

В последние годы российский рынок электронного документооборота демонстрирует стабильный рост: увеличивается число организаций, где внедрена система электронного документооборота, растет количество соответствующих автоматизированных рабочих мест. На развитие рынка СЭД в России в настоящее время положительно влияют такие явления и процессы, как развитие нормативно-правовой и законодательной базы в области электронного документооборота и усиление конкуренции на рынке.

Управление электронными документами – это сложная, требующая широкого спектра функциональности и высокого уровня внедрения задача. Очевидно, что система электронного документооборота, отвечающая этим требованиям, нуждается в специализированном программном обеспечении. Такое программное обеспечение может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного; во всех случаях решение должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления.

Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания и обработки большого объема различных документов, осуществляют контроль управлением доступа и контролируют потоки документов на предприятие. Поэтому документы помещены и хранятся в отдельных хранилищах, которые и представляют собой иерархию файловой системы. Системы электронного документооборота поддерживают и настроены на наиболее известные форматы для отображения информации и ее хранения. Это различные текстовые документы, всевозможные графические изображения, представления электронных таблиц, открытие аудио и видео данных, поддержка веб-документов, а также частичное управление и взаимодействие с другими аналогичными корпоративными системами.

Управление электронными документами – это сложная, требующая широкого спектра функциональности и высокого уровня внедрения задача. Очевидно, что система электронного документооборота, отвечающая этим требованиям, нуждается в специализированном программном обеспечении. Такое программное обеспечение может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного; во всех случаях решение должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления. При этом характер АСЭДД будет варьироваться от организации к организации.

Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания и обработки большого объема различных документов, осуществляют контроль управлением доступа и контролируют потоки документов на предприятие. Поэтому документы помещены и хранятся в отдельных хранилищах, которые и представляют собой иерархию файловой системы. Системы электронного документооборота поддерживают и настроены на наиболее известные форматы для отображения информации и ее хранения. Это различные текстовые документы, всевозможные графические изображения, представления электронных таблиц, открытие аудио и видео данных, поддержка веб-документов, а также частичное управление и взаимодействие с другими аналогичными корпоративными системами.

Цель: Моделирование системы электронного документооборота в администрации сельского поселения на примере документооборота между администрацией Кузбасского сельского поселения и администрацией Прокопьевского района.

Задачи:

• Изучить характеристики СЭД «ДЕЛО»;

• Рассчитать стоимость лицензий и количество рабочих станций необходимых для работы с электронными документами;

• Минимальные системные требования к компьютерам;

• Провести настройку системы «ДЕЛО»;

• Смоделировать прохождение документа.

Объект: документооборот между администрацией Кузбасского сельского поселения и администрацией Прокопьевского района.

Предмет: автоматизация документооборота