31. Порядок проведения переговоров и приемов с зарубежным партнером. Деловой этикет.

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ Телефонные переговоры

Как было показано в предыдущей главе, переговоры, предшествую­щие установлению внешнеэкономических отношений, могут быть нача­ты как продавцом, так и покупателем путем подготовки и рассылки соот­ветствующих коммерческих документов. В определенных ситуациях предложение продавца или покупателя о вступлении в переговоры делается в устной форме, в частности во время телефонного разговора. Кроме того, переговоры по телефону часто ис­пользуются на промежуточном этапе для согласования позиций сторон, а также для уточнения отдельных деталей. Поэтому телефонным перего­ворам следует уделять такое же внимание, как переписке и личным встречам, И стараться вести их грамотно и умело. Заключение сделок по телефону наиболее широко используется в международной практике торговли массовыми стандартизованными то­варами, сорта, марки и качественные характеристики которых хорошо известны и продавцу и покупателю, а основные условия сделки являют­ся типовыми. В этом случае по телефону партнеры согласовывают лишь такие условия, как цена, количество товара и срок поставки. Впоследст­вии стороны оформляют свою договоренность контрактом. Иэ-за относительной дороговизны международных телефонных пере­говоров они всегда ограничены по времени, поэтому только хорошая подготовка к ним позволяет проводить их успешно. Такая подготовка не­обходима для того, чтобы во время переговоров можно было дать вразу­мительные ответы по существу, не откладывая решение тех или иных во­просов. Готовясь к телефонным переговорам, следует тщательно продумать свои предложения партнеру, все детали и аргументы, а также подгото­вить, чтобы иметь под рукой, необходимые цифровые данные и докумен­ты. При этом не следует стараться все время говорить самому, надо пре­доставить партнеру возможность высказать свои замечания и контрпред­ложения. Согласование коммерческих вопросов по телефону указывает на вы­сокую степень доверия между партнерами, и этим доверием следует до­рожить. Поэтому надо устанавливать особо четкий контроль за исполне­нием исех договоренностей по телефону. Если по телефону достигнуты договоренности по важным коммерческим, техническим или другим во­просам, связанным с возникновением существенных затрат или финан­совой ответственности, следует попросить партнера и обещать самому подтвердить согласованные решения письмом. Обычно результаты телефонных переговоров подтверждаются путем обмена письменными сообщениями в тот же день или на следуюший. Заключение коммерческой сделки по телефону является наиболее оперативным и быстрым способом продажи или закупки товара. В бир­жевой торговле переговоры по телефону являются основным способом заключения сделок, учитывая специфику биржевых товаров. В то же время в обычной торговле этот способ ведения переговоров наиболее оправдан при уточнении уже согласованных запросов, для под­тверждения предложенных оферентом условий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, а также для завершения имевших ранее место переговоров. В этих ситуациях использование телефона по­зволяет не затягивать заключение сделки. Однако при подготовке и проведении переговоров по телефону целе­сообразно учитывать некоторые практические рекомендации, сложивши­еся в коммерческой деятельности. Следует избегать переговоров по теле­фону с людьми, с которыми у вас не было контактов или с которыми не сложились удовлетворительные деловые отношения. В подобных ситуа­циях, как показывает практика, переговоры редко бывают результатив­ными. Не рекомендуется обсуждать по телефону вопросы, по которым есть основания предполагать, что собеседник выскажет мнение, противопо­ложное вашему. В этом случае вам необходимо будет убеждать его в сво­ей правоте, что может занять довольно много времени, а в итоге разговор окончится безрезультатно. Не следует обсуждать по телефону острые или деликатные вопросы производственной деятельности вашего собеседника или представляемой им фирмы, а также персональные (личные) проблемы, даже если они, как вам кажется, имеют непосредственное отношение к обсуждаемой си­туации. По телефону, как правило, не обсуждаются долгосрочные перспекти­вы, крупные торговые соглашения, вопросы координации деятельности между вами и вашими организациями. Особенно следует отметить, что во время беседы по телефону не сле­дует затрагивать вопросы, касающиеся третьих лиц и организаций. По­лучить точный ответ без непосредственного разговора с этими людьми вы все равно не сможете, а если вдруг представители этих организаций по служебной необходимости окажутся в момент вашего звонка в ком­нате вашего собеседника, то ваши расспросы поставят его в неловкое по­ложение. Не рекомендуется сообщать по телефону отрицательные решения по коммерческим вопросам, так как вашим собеседником это будет расце­нено как неуважение к его личности и представляемой им фирме. Личные встречи с иностранными партнерами. Виды личных встреч Во внешнеэкономических связях личные встречи и переговоры с парт нерами по сделкам имеют огромное значение. Необходимость личных встреч возникает чаше всего в тех случаях, когда сторонам трудно согла­совать окончательные условия оферт и запросов другими способами, Кроме того, личные переговоры широко используются для установления деловых контактов с предполагаемыми контрагентами на выставках, яр­марках, при заключении крупных и сложных контрактов, при согласова­нии условий кооперации и т. д. Они могут иметь решающее значение для I вывода из тупика затянувшихся переговоров по переписке. Так, если переговоры по переписке могут длиться от начала до конца несколько ме­сяцев, то личная встреча может дать результат за 2—3 дня. Практика коммерческой деятельности показывает необходимость си­стематических личных контактов с основными контрагентами для дости­жения успеха в своей деятельности и налаживания хороших деловых от­ношений. Однако переговоры будут эффективными только в том случае, если удалось создать атмосферу доброжелательного сотрудничества, а также если они умело подготовлены и организованы. А для этого необ­ходимы специальные знания, навыки и, безусловно, умение общаться с людьми. При проведении коммерческих переговоров весьма важно учитывать как социально-психологическую атмосферу самих переговоров, так и специфику личностей партнеров, их национальные и культурные осо­бенности. Дебютанты коммерческой деятельности на мировом рынке имеют тенденцию считать свое поведение универсальным. Такое поведение очень часто ведет к коммерческим неудачам. Опыт в области деловых ме­ждународных отношений показывает огромное значение учета культур­ных и национальных факторов в процессе общения. В частности, ком­мерсант должен уметь;

а) идентифицировать себя со своим партнером и понимать его виде­ние мира и систему ценностей;

б) представить выгоды своего предложения партнеру, с тем чтобы он захотел изменить свою позицию;

в) противостоять стрессам и контролировать острые ситуации (на­пример, непредусмотренные просьбы);

г) проявлять чуткость к культурным ценностям партнера, уметь кор­ректировать свое поведение в соответствии с требованиями и ограниче­ниями момента. Подготовка и проведение коммерческих переговоров во многом зави­сят от того, что является целью и предметом беседы. С этой точки зре­ния можно условно выделить несколько видов переговоров. Во-первых, переговоры-знакомство, или представительские перегово­ры, участники которых не преследуют цели заключения конкретных со­глашений. В качестве отдельного вида переговоров можно выделить так­же переговоры по техническим условиям будущей сделки или сотрудниче­ства. И наконец, наиболее ответственный вид переговоров — это пере­говоры, предметом которых являются обсуждение условий конкретной сделки или заключение контракта. Представительские переговоры. Как уже отмечалось, эти переговоры не имеют своей целью заключение конкретной сделки и им не предше­ствует обычная коммерческая работа. Это, однако, не означает, что к та­ким встречам вообще не надо готовиться. Как правило, их целью явля­ется знакомство с потенциальным контрагентом, изучение его производ­ственных и финансовых возможностей, обсуждение возможных направ­лений сотрудничества. Очень часто этот вид переговоров используется коммерсантами на выставках, ярмарках, различного рода деловых встречах и симпозиумах. При подготовке такого рода переговоров целесообразно подобрать рекламно-каталожный материал, отражающий профиль работы вашей организации. Не следует забывать и о личном впечатлении, которое вы произведете на нового партнера и которое во многом может определить благоприятные дальнейшие отношения. После завершения переговоров целесообразно подготовить совмест­ный документ. Это может быть как меморандум о встрече, так и прото­кол о намерениях. В этом документе, подписанном участниками перего­воров, отражаются время и место переговоров, состав участников, обсу­ждаемые вопросы и достигнутые договоренности. Все эти сведения в по­следующем позволят глубже изучить контрагента, его намерения и воз­можности. Переговоры по техническим вопросам. В ходе этих переговоров осуще­ствляется согласование технических условий будущего контракта или ус­ловий производственного сотрудничества (номенклатура и комплект­ность оборудования, его характеристики, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки поставленного оборудования и т.п.). Отдель­но эти переговоры проводятся при закупках сложного комплектного обо­рудования, при согласовании условий производственной кооперации, а также при заключении лицензионных соглашений. В некоторых случаях при проведении технических переговоров его участники могут разбивать­ся на группы экспертов по отдельным вопросам. В результате технических переговоров стороны оформляют техниче­ские условия контракта, которые в дальнейшем будут служить приложе­нием к коммерческой части контракта. В некоторых случаях технические переговоры приходится проводить в несколько этапов. При этом результаты каждого этапа оформляются как промежуточный протокол. Переговоры по коммерческим вопросам. Целью таких переговоров яв­ляется обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.) При этом по характеру обсуждаемых вопросов можно выделить две си­туации:

переговоры для получения информации по предложению или запро­су без подписания контракта; переговоры для согласования и подписания контракта. Согласно международному деловому протоколу, экспортер прибывает на переговоры к импортеру. Однако из этого правила могут быть ис­ключения: так, экспортер сложных машин и оборудования может при­гласить импортера на переговоры с целью показа ему предприятий-по­ставщиков. Или же постоянные партнеры могут проводить переговоры) по очередности в одной и другой стране. Переговоры рассматриваются как процесс, в ходе которого партнеры открыто выдвигают определенные предложения с целью достижения соглашения о взаимных уступках или реализации общих интересов сторон, Обычно переговоры меняют первоначальные позиции сторон и их отношение к отдельным вопросам. Результат переговоров — это не только текст контракта с обязательством сторон, но и решение многих других вопросов, связанных с исполнением контракта. До начала деловой встречи с партнерами целесообразно провести определенную подготовку, в ходе которой следует: рассчитать и согласовать предлагаемые в данной сделке цены; составить проект контракта и согласовать его со всеми участниками переговоров от вашей фирмы; изучить предварительную переписку с фирмой; изучить досье на фирму-партнера, уделив особое внимание информа­ции о прибывающих представителях. В необходимых случаях следует продумать программу пребывания представителей фирмы в стране, возможность посещения предприятий-поставщиков или организаций-потребителей. Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на ваши предложения и учи­тывать его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план пе­реговоров должен быть достаточно гибким, но предусматривающим по­лучение ответа на все непредвиденные вопросы. Непредвиденная ситуа­ция может привести к срыву переговоров, и избежать этого момента удастся только при заблаговременной подготовке альтернативных пред­ложений и решений.