Контроль как функция управления

Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Контроль - это функция процес­са управления, обеспечивающая обратную связь и непрерывное повторение циклического про­цесса управления на новой основе. (Переоценить значение правильно функционирующей обрат­ной связи в любой системе практически невозможно). Кроме того, контроль позволяет преду­предить возникновение кризисной ситуации и сгладить влияние неопределенности на деятель­ность организации.

По периодичности выделяют следующие виды контроля:

а) Стратегический контроль - оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Проведе­ние такого контроля усложняется непредсказуемостью внешней среды и большой зависимо­стью стратегии организации от изменений в окружающей среде, а также абстрактностью стра­тегических установок по развитию организации в целом.

б) Тактический контроль - анализ выполнения тактических планов организации, яв­ляющихся развитием стратегических планов. Периодичность такого контроля совпадает с пе­риодом тактических планов. Контроль осуществляется, как правило, специально созданной службой в составе структуры управления. Главная задача такой службы - своевременное выяв­ление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер.

в) Оперативный контроль - ежедневный контроль работ, подразделяется на три вида:

- предварительный - осуществляется до фактического начала выполнения работ по ключевым видам ресурсов, необходимых для нормального протекания процессов: человече­ским, материальным и финансовым. Это контроль на входе процесса, который направлен на достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов, вводимым в процесс;

- текущий контроль — осуществляется по ходу выполнения всех этапов и процедур са­мого процесса, позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их воз­никновения, разрабатывать и внедрять предложения и решения и таким образом минимизиро­вать или полностью ликвидировать наметившееся отклонение от стандартов;

- заключительный - контроль результатов, полученных по завершении процесса, осу­ществляется путем сравнения полученных параметров результата с заданными; такой контроль обеспечивает руководство необходимой информацией для планирования аналогичных процес­сов в будущем.

Этапы процесса контроля:

1. Первый этап - Установление стандартов, норм, плановых заданий по сравнению с которыми в процессе контроля будет оцениваться деятельность организации и направления ее дальнейшего движения. Стандарты, нормы и плановые задания определяют результаты, кото­рых должна достичь организация в течение определенного периода времени. Вообще говоря, это конкретное выражение поставленных целей деятельности (которые определяются исходя из миссии организации).

Устанавливаемые стандарты, также как и цели организации (но в боль­шей степени), должны соответствовать ряду критериев, а именно:

а) стандарты (как и цели) должны быть конкретны;

б) стандарты должны поддаваться измерению; в) стандарты должны иметь четкие временные границы («За какой период требуется достигнуть поставленных це­лей?»). Например, снижение среднего времени (4 мин. 12 сек.) обслуживания отдельного поку­пателя в супермаркете в течение следующего квартала на 30 секунд (годовая цель - повышение качества обслуживания). Стандарты не всегда возможно прямо выразить количественно, тогда пользуются косвенными показателями или совокупным мнением экспертов. Например, для оценки степени удовлетворенности клиентов может использоваться такой показатель как коли­чество предъявленных претензий за период.

2. Второй этап - Измерение достигнутых показателей деятельности организации. Основное условие качественного выполнения этой процедуры - выбор показателей, объективно отражающих степень достижения поставленных целей.

3. Третий этап — Сравнение фактически достигнутых результатов с запланирован­ными.

4. Четвертый этап - Окончательная оценка результатов и корректировка, в случае необходимости, действий или стандартов. Корректировка требуется в случае, если фактиче­ские результаты оказываются хуже запланированных. В этом случае выявляются причины та­кого негативного положения дел и, в зависимости от этого, осуществляется ряд мер, направ­ленных на исправление ситуации. Может случиться так, установленные на первом этапе стан­дарты не соответствуют деятельности организации, и в этом случае осуществляется корректи­ровка самих стандартов.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля - контроль должен отражать общие при­оритеты организации и поддерживать их.

2. Ориентация на результат

3. Соответствие делу - контроль должен учитывать специфику контролируемой дея­тельности.

4. Своевременность контроля

5. Гибкость контроля

6. Простота контроля

7. Экономичность контроля.