Вище Професійне Училище №7 «Історія розвитку діловодства»

Скапа Микола

М. Кременчук

2014-01-19

Діловодство

Процеси документування, службового листування є основною складовою частиною професійної діяльності працівника право ділової сфери. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професіоналізм та компетентність. Об’єктом вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, заснована як на традиційних методах роботи з документами, так і застосуванні комп’ютерної техніки. Документування - сам процес створення документів. Це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами чи виробленими традицією. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу. Юридична сила – це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком для кожного виду документів комплексу реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів. Документування й організацією роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство (справочинство) як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи. Отже, діловодство – це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб’єктів господарської діяльності. В усі часи діловодство становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова. Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби – управління справами, канцелярії чи секретарів. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов’язків і які відповідають за організацію діловодства в установі. Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до тактів законодавства. Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов2язкові реквізити. Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за звертанням громадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Діловодство є важливою складової роботи кожної установи, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності. Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі. Як сам процес створення документів, так і організація роботи з ними завжди були регламентовані соціальними законодавчо-нормативними і нормативно-методичними актами, які регламентували ведення діловодства.

Як зазначено в Енциклопедії українознавства, потреба у складанні документів викликала появу писемності як засобу фіксації і збереження державної та при­ватної документації.

Про збереження важливих історичних документів у давни­ну розповідають літописи. Місцем збереження державно-правових актів та інших документів були церкви, монастирі, які водночас були архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з'являтися в XIX ст., зокрема в Києво-Пе­черському монастирі та у храмі святої Софії. Це були збірки рукописів та руко­писних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи.

 

Діловодство в установах України до XVIII ст. велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Після скасування української автономії у другій половині XVIII ст. з'явля­ються документи російських установ. Серед них слід вирізнити «Генеральний регламент», затверджений Петром 128 лютого 1720 р., яким було закладено заса­ди організаційного діловодства в державних установах, «Учреждение для управ­лення губернией» 1775 р. Катерини II, «Полное собрание законов Российской Империи»,«Общее учреждение министерств» 1811 р. У цих актах були встанов­лені основні принципи роботи з документами, які діють і сьогодні (наприклад, обов'язковий облік документів, реєстрація, контроль, формування справ, ство­рення архіву установи тощо).

Від найдавніших часів збереглися лише деякі документи, акти приватно-пра­вового або державного значення переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших докумен­тальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави.

Лише утворення Української держави в 1917 р. поклало початок національ­ному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і націо­нальної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Так, для історії України (часи Київської держави Х-ХШ ст. та Галицько-Волинської держави ХШ-ХІVст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський кодекс (1377 р.), актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів XVI ст.), правових кодексів («Руська прав­да», церковні устави) тощо.

«Руська правда» є найдавнішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права (на жаль, оригінал цього документа не зберігся).

Для литовсько-польської доби (XIV-XVII ст.) характерні грамоти великих князів литовських і князів польських, акти сеймів, «Литовська метрика», «Коронна метрика», «Судебник» Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, ак­тові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й доку­менти церковних інституцій, документи приватні (маєткові, фамільні) тощо.

Велике значення в цей період мають джерела іноземного походження: доку­менти міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західно-європейських мандрівників, листи, щоден­ники тощо.

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьмансь­кої України визначається українське походження і зміст документів XVII — XVIII ст. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори, конституції (перша в світі Конституція Пилипа Орлика — історична спадщина національного доку-ментоведення, прийнята 5 квітня 1710 р. на козацькій раді у м. Бендерах).

У 1810 — 1812 рр. відбулися наступні реформи діловодства. Зокрема, прий­нята постанова «Загальна установа міністерств», яка передбачала єдність форми складання документів за наведеними зразками. Ділові папери складного змісту стали поділятися на частини. Справи, що вирішувалися департаментом, поділя­лися на три категорії: термінові, невідкладні, звичайні.

У XIX — XX ст. кількість документів, як рукописних, так і друкованих, без­мірно зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації жит­тя; через те документи доводиться класифікувати.

У березні 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила єдиний формуляр ділового доку­мента. Пізніше було зроблено спробу створення стандартів на окремі види доку­ментів.

У 20—ЗО роках у нашій державі була зроблена спроба створення стандартів на окремі види документів. Однак вони більше стосувалися форми документів і не впливали суттєво на техніку діловодства.

У 1969 — 1970 роках було розроблено і затверджено серію загальних союз­них стандартів управлінської документації. З 1972 року в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та форм документів і єдині правила роботи з документами.

У 1984 — 1986 роках сформувалася цілісна система документаційного забез­печення, що відповідала тодішнім вимогам ділового російського мовлення і сти­лю складання офіційних документів.

 

З прийняттям незалежності України були введені в дію державні стандарти з оформлення документів. Зокрема, у жовтні 2003 р. введено новий стандарт — ДСТУ 4163 — 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої докумен­тації», за яким нині створюється документація управлінської діяльності.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів: