Тема 8.2: Ввод и редактирование данных. Форматирование ячеек и диапазонов.

1. Т ипы данных Excel. Форматы числовых данных.

2. Средства автоматизации ввода данных.

3. Выделение ячеек и диапазонов смежных и несмежных ячеек. Операции удаления, очистки, вставки, перемещения и копирования выделенного диапазона.

4. Форматирование ячеек и диапазонов (выравнивание, заливка, границы). Изменение размера ячеек.

1.

В ячейку рабочего листа можно вводить различную информацию. Ввод всегда производится в активную ячейку, т.е. выделенную табличным курсором. Процесс ввода аналогичен вводу текста в текстовом процессоре. Вся введенная информация отображается одновременно и в строке формул, и в самой ячейке. MS Excel позволяет вводить в ячейку информацию в виде данных, одного из типов.

Типы данных Excel:

1. Текст

2. Число

3. Формула.

1) Для MS Excel текст это любая строка, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, длиной не более 255 символов. При вводе текста не рекомендуется расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). MS Excel автоматически выравнивает текст по левому краю ячейки.

Если введённый в ячейку текст превышает ширину столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст заходит на соседние ячейки справа. Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то текст в ячейке «обрезается» до ширины столбца. При этом текст в строке формул отображается полностью. Однако существует простой способ избавиться от наложения — изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого наведите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид  , щёлкните кнопкой мыши и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом — переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Выделите щелчком кнопки мыши проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку   (Перенос текста). При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое полностью отобразилось. Для переноса текста по словам высоту ячейки можно менять и вручную: протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца.

По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) внутри ячейки необходимо нажать комбинацию клавиш [Alt]+[Enter].

Чтобы MS Excel воспринимал любые данные, вводимые в ячейку, как текст необходимо предварительно в ячейке задать текстовый формат данных (вкладка Главная/группа Число и в списке Числовой формат выбрать Текстовый).

2) Для ввода в ячейку числовых данных программа Excel предлагает осуществить выбор одного из нескольких предопределенных форматов, настроить их. Также можно создать свой формат, используя специальный язык описания форматов (можно посмотреть в Справке по программе).

Числовые форматы Excel:

• Формат "Общий". Отображает как текстовые, так и числовые значения в том виде, в каком они были введены в ячейку. Этот формат имеет ряд хитростей:

• числа выравниваются по правому краю, а текст - по левому;

• если, изменяя ширину столбца, сделать её меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;

• е сли число очень большое ("6000000000000") или очень маленькое ("0,00000000000001"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно);

• при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".

• Формат "Числовой". Общий способ отображения чисел. Включает цифры, символы для распределения групп разрядов, представление отрицательных чисел. Позволяет:

• настроить число десятичных знаков, автоматически добавляемых после запятой;

• настроить отделять или не отделять пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.п.);

• можно настроить формат отображения чисел:

  • чёрные с минусом;

  • красные без минуса;

  • чёрные с минусом и отступом (справа);

  • красные с минусом и отступом.

• Формат "Денежный". Те же настройки, что и в формате "Числовой" (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы.

• Формат "Финансовый". Те же настройки, что и в "Денежный" (кроме выбора формата отрицательных чисел).

• Формат "Дата". Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную, а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах.

• Формат "Время". Обычно время вводятся в ячейки вручную, а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.

• Формат "Процентный". В формате "Процентный" все числа умножаются на 100 и добавляется знак "%". Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.

• Формат "Дробный" В формате "Дробный" Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, "1,2" (одна целая, две десятых) будет преобразовано в "1 1/5" (одна целая, одна пятая).

• Формат "Экспоненциальный". Формат "Экспоненциальный" удобен для представления очень больших (расстояние до Солнца в метрах) или очень маленьких (масса атома водорода в килограммах) чисел. Например, число "299 792 458" (скорость света в метрах) в этом формате преобразуется в "3,E+08". Знак "+" здесь означает, что запятую нужно передвинуть вправо, а "08" -- на какое количество разрядов. Также можно настроить количество знаков после запятой.

• Дополнительный. Нестандартные дополнительные форматы, например, номер телефона, почтовый индекс и др.

• Пункт "(все форматы)". В этом пункте можно создать свой формат (например, "шт", "кг.", "м/с" и т.п.), отсутствующий среди стандартных.

По умолчанию настроен «Общий» формат представления данных в ячейках. Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

1) автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;

2) с помощью кнопок на вкладке Главная/группа Число в списке Числовой формат;

3) с помощью вкладки Главная/группа Ячейки/Формат/Формат ячеек.

Обратите внимание, что при вводе числовых данных следует соблюдать такие правила:

• при вводе положительных чисел можно не вводить знак +;

• при вводе отрицательных чисел нужно вводить знак – или заключать число в круглые скобки, например –4 или (4);

• для отделения групп разрядов (классов) можно вводить пропуски, например 1 000 000;

• для отделения целой и дробной части десятичной дроби, по умолчанию, используется запятая, например 48,35;

• при вводе дробных чисел нужно обязательно вводить целую часть, отделяя её от дробной части пропуском. Например, число вводится так: 0 1/2, а число так: 5 3/4. После ввода Excel преобразует эти числа в соответствующие десятичные дроби 0,5 и 5,75, которые отображаются в поле Строки формул, а в ячейке отображаются введенные дробные числа. Отметим, что 0 целых в ячейке не отображается. Если дробное число, например 1/3, преобразуется в бесконечную десятичную дробь, то Excel представляет её с точностью до 15 знаков после запятой (0,333333333333333);

• для обозначения процентов после числа нужно вводить символ %, например 22%;

• обозначения единиц измерения после чисел не вводятся, за исключением стандартных обозначений денежных единиц ( , , $, £, p. и др.);

• для ввода чисел в экспоненциальном виде (в виде aE±n, который является разновидностью известного вам стандартного вида числа a·10n, где а – вещественное число, 1  а < 10, n – целое число) нужно использовать букву Е или е английского алфавита, например 3003,4 = 3,0034·103 = 3,0034E+3.

3) Как уже отмечалось, в ячейки электронной таблицы, кроме чисел и текстов, можно вводить формулы.

Формулы представляют собой выражения, с помощью которых можно выполнять вычисления, манипулировать содержимым других ячеек, проверять выполнение условий и т. д..

Начинается формула со знака = и может содержать числа, тексты, ссылки на ячейки (адреса ячеек), знаки действий (операторы), скобки и функции.

Excel допускает следующие арифметические операции и операции отношений:

• сложение «+»,

• вычитание «-»,

• умножение «*»,

• деление «/»,

• возведение в степень «^».

• больше «>»,

• меньше «<»,

• равно «=»,

• меньше или равно «≤»,

• больше или равно «≥»,

• не равно «≠».

Над текстом выполняется единственная операция «&» («сложение»; амперсенд), которая к одному фрагменту тексту присоединяет другой фрагмент.

Более подробно правила ввода формул рассмотрим ниже.

2.