5. Информационное обеспечение менеджмента.

Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности. Он происходит только в том случае, когда одна сторона “предлагает” информацию, другая воспринимает ее.

Процесс обмена информацией в организациях условно можно разделить на две категории: планируемая (или формальная) передача информации и не планируемая (или неформальная) передача информации. В каждой организации существует некая официальная структура, с помощью которой сведения передаются по назначению. Но эта формальная их передача дополняется большим количеством информации, передача которой происходит от желания и даже нетерпения работников поделиться ею друг с другом даже тогда, когда это официально запрещено.

Информация,

Накопленный опыт

отправитель сообщение канал получатель

Лицо,

генерирующее

идею

Вербальные или

невербальные

символы

Речь, письмо,

электронные

средства связи

Декодирует

и правильно

или

неправильно

понимает

Коди- Отби- Пере-

рует рает дает

р

сооб-

щение

ШУМ

Генератор идеи

декодирует

отклик

Отклик в

адрес

отправителя

сообщение

канал

Передает Отбирает Кодирует

сообщение

Цепь обратной связи

Рис. 2. Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шумом

Неформальные коммуникации.

Организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”. Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Уровни использования информации.

Таблица 1.

Уровни	Используемая информация
1. Стратегический менеджмент	Прежде всего внешняя информация, используемая для планирования будущего организации
2. Менеджмент подразделений (единиц)	Внешняя и внутренняя информация, необходимая для руководства и контроля деятельности подчиненных единиц внутри организации
3. Операционный менеджмент	Прежде всего, внутренняя информация, используемая для планирования, осуществления и контроля повседневной производственной деятельности
4. Совершение сделок и регистрация	Собрание данных о множестве индивидуальных действий, совершающихся в повседневной деятельности организации.

Типы информации.

1. Общая информация – та информация, которая возникает случайно или в ответ на специфические запросы и поиски. Она отвечает на вопросы типа: Что вы хотите знать? или Есть ли что-то интересующее?

2. Специфическая – информация, которая удовлетворяет особым требованиям. Она может быть запрошенной и не запрошенной.

3. Стимулирующая – делает получателя не просто осведомленным в чем-либо, но требует действий, являющихся почти автоматическими, т.к. они заранее запрограммированы.

4. Исключительная – она стимулирует специфический тип действия, запрашивается общими требованиями.

5. Контрольная – необходима для отклонений от плана, причем, когда эти коррективы не были заранее предусмотрены.

6. Распределительная – полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами.

7. Направляющая – необходима для принятия решений об обширном районе экономического включения фирмы.

Технические средства работы с информацией – организационная техника: средства получения информации (датчики, счетчики); средства передачи (телефон, электронная связь); средства заполнения и размножения (копировальная техника, диктофоны); средства хранения (диски, аудио- видеокассеты); средства вычислительной обработки (Персональные компьютеры, калькуляторы); средства обработки (сшивательные, штампелевые приборы).

15