- •1.Основное назначение и модули системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело».
- •2.Понятия «должностное лицо», «пользователь системы», «системный технолог». Необходимость отличия понятий в системе «дело».
- •3.Регистрационная карточка документа (рк). Содержание основных полей в системе «дело».
- •4.Категории «картотека» и «кабинет». Основные определения, владельцы, папки кабинетов в системе «дело».
- •5.Определения понятий «группа документов». Перечислите основные группы, их характеристики в системе «дело».
- •6.Справочники системы. Виды. Основные характеристики информации, содержащейся в них в системе «дело».
- •7.Справочник «Кабинеты»». Назначение. Технология создания и заполнения в системе «дело».
- •8.Модуль «Пользователи». Назначение. Технология создания и заполнения в системе «дело».
- •9.Модули системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело». Характеристика каждого из модулей.
- •10.Основные функции модуля «Документы» в системе «дело». Дать их краткую характеристику.
- •11.Виды поручений в системе «дело». Определения, технология создания поручений.
- •12.Основные технологии работы с проектами поручений (ркпд) в системе «дело».
- •13.Поиск документов в системе «дело». Быстрый поиск. Поиск по запросам.
- •14.Маршрутизация. Атрибуты карты маршрутизации в целом (система Lan Docs).
- •15.Основные приемы составления карты маршрутизации (система Lan Docs).
11.Виды поручений в системе «дело». Определения, технология создания поручений.
Поручения
В системе существуют следующие виды поручений:
• Резолюция
• Пункт
• Подчиненная резолюция
• Проект резолюции
В отличие от резолюции (т.е. поручения, выдаваемого на основании документа), пункт – это поручение, содержащееся в тексте самого документа. Как по резолюциям, так и по пунктам, могут выноситься подчиненные резолюции, относящиеся не к документу в целом, а к его конкретному пункту или конкретной резолюции. Подчиненная резолюция, в свою очередь, может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д. – такой подход позволяет более гибко организовать электронный документооборот и повысить эффективность контроля исполнения поручений.
12.Основные технологии работы с проектами поручений (ркпд) в системе «дело».
Подготовка проектов резолюций
По каждому новому документу делопроизводителем может быть подготовлен проект резолюции руководства. При подготовке проекта резолюции в систему вводится текст проекта резолюции, состав исполнителей, указывается должностное лицо, которое будет контролировать исполнение и срок исполнения. После ввода проекта резолюции в папках На рассмотрении и У руководства кабинета автора проекта резолюции появляются сообщения, связанные с этим проектом резолюции для дальнейшей работы с ним.
13.Поиск документов в системе «дело». Быстрый поиск. Поиск по запросам.
С момента регистрации любого документа или проекта документа в системе «ДЕЛО» его РК можно найти с помощью функции Поиск. Поиск регистрационных карточек документов можно осуществлять по значениям реквизитов РК (основных и дополнительных), поручений, журнала передачи документа, а также по тексту прикрепленных к документу файлов. В зависимости от прав, полученных от системного технолога, пользователь может проводить поиск документов в пределах той или иной картотеки или сразу во всех картотеках системы. При поиске проектов документов в качестве критериев отбора РКПД могут быть использованы значения реквизитов регистрационных карточек проектов, а также текст прикрепленных к РКПД файлов. Поскольку проекты документов не принадлежат картотекам, возможности пользователя при поиске проектов ограничиваются его правами на работу с РКПД.
14.Маршрутизация. Атрибуты карты маршрутизации в целом (система Lan Docs).
LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ (WorkFlow)
Программное обеспечение, расширяющее возможности базовых компонентов LanDocs в части управления маршрутами обработки документов, позволяет наглядным образом (посредством построения графической карты) задать процесс движения документа. Карта определяет маршрут движения документа и задает условия перехода от одного этапа обработки к другому. Подсистема выполняет мониторинг активных работ, инициированных по маршрутным картам, переводит работу с этапа на этап, формирует, отправляет и контролирует задания, отслеживает сроки выполнения этапов. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам процессов обработки документов.
Программное обеспечение, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Позволяет наглядным образом (посредством построения графических карт) моделировать процессы движения документа. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому (условием может являться выполнение заданных действий над документом, например, визирования). Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам процессов.
Подсистема LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ состоит из двух компонентов: Сервера подсистемы и Клиента подсистемы (включающего интерфейсы пользователя и администратора).