9.Модули системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело». Характеристика каждого из модулей.

Вся поступающая в организацию корреспонденция может быть зарегистрирована централизованно или может регистрироваться в различных подразделениях. При этом каждому поступившему в организацию документу независимо от места его регистрации системой присваивается входящий номер (индекс). Для каждой группы документов возможна собственная нумерация по правилам, задаваемым системным технологом, и обычно совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов. На этапе регистрации в карточку регистрируемого документа могут быть занесены различные значения реквизитов документа, такие как дата регистрации, корреспондент, вид доставки и т.п. При необходимости реквизиты карточки могут быть полностью заполнены, и документ в процессе регистрации может быть списан в дело. При регистрации могут быть введены поручения к документу, и документ может быть разослан исполнителям и контролерам. РК документа, адресованная руководству организации или непосредственно ее структурным подразделениям, может быть переслана в соответствующие кабинеты или в кабинет подразделения организации, где определяется его дальнейшее направление. Обычно таким подразделением является канцелярия, общий отдел и т.п. Передача оригиналов и копий документов Система обеспечивает хранение данных о передаче оригиналов бумажных документов и их бумажных копий. При необходимости можно формировать и печатать реестр документов для их последующей передачи под расписку. Реестр формируется на основании фиксируемых в системе данных о передаче оригиналов и копий документов.

10.Основные функции модуля «Документы» в системе «дело». Дать их краткую характеристику.

4 модуля системы «ДЕЛО»:

1. Документы

2. Пользователи

3. Отчетные формы

4. Справочники

Модуль «Документы»

Модуль «Документы» реализует основные функциональные возможности системы «ДЕЛО». Модуль поддерживает следующие технологические этапы обработки документов:

• регистрацию документов;

• исполнение документов;

• поиск документов в картотеках;

Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается выполнением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в функцию. Так, запуск модуля «Документы» открывает доступ к функциям системы:

• Регистрация документов – команды функции обеспечивают ввод значений реквизитов РК, включая прикрепление к карточке файла с текстом документа, установку связей между документами, а также передачу документа в кабинет (картотеку) для дальнейшего исполнения;

• Кабинеты – команды функции обеспечивают исполнение документа, попавшего в кабинет, включая выдачу поручений к документу, оформление отчетов исполнителей, контроль исполнения поручений. Кроме того, функция Кабинеты используется для работы с проектами документов (создание проектов, согласование, утверждение и т.д.);

• Поиск документов и личные папки – команды функции обеспечивают поиск документов, поручений и проектов документов в картотеке по значениям реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в каком из кабинетов находится документ либо если пользователь не приписан ни к одному кабинету. После того, как документ найден, команды функции обеспечивают исполнение документа. Результаты поиска также могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирования произвольных отчетных сводок (например, формирование списка неисполненных данным должностным лицом документов);

• Реестры внешней отправки документов – команды функции обеспечивают обработку документов, подлежащих отправке, включая формирование и печать стандартных форм реестров рассылки;

• Опись дел – команды функции обеспечивают просмотр документов, списанных в дела, ведение самих дел, а также передачу дел в архив;

• Отправка документов – команды функции обеспечивают работу с документами, подготовленными к отправке, регистрацию отправки документов и контроль за поступлением квитанций о регистрации документов из систем

Внимание. При входе в модуль «Документы» каждому пользователю предоставляется право работы только с теми картотеками, кабинетами, папками и функциями системы, которые при настройке системы были для него определены как доступные. Например, для конкретного пользователя функции Поиск документов и личные папки и Реестры внешней отправки документов могут оказаться закрытыми, а в доступном кабинете он «не увидит» одной или нескольких папок (например, папки На контроле).

Модуль «Пользователи»

В модуле «Пользователи» содержится перечень учетных записей пользователей системы. При работе с данным перечнем для каждого пользователя определяется:

• способ аутентификации пользователя при запуске системы «ДЕЛО». Аутентификация пользователя может проводиться с помощью операционной системы Windows или же пользователю назначаются персональные идентификатор и пароль, которые он должен указывать при входе в систему;

• права доступа к настройкам системы;

• права доступа к картотекам системы;

• права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;

• права доступа к папкам внутри каждого из доступных кабинетов;

• права доступа к документам разных грифов допуска;

• права доступа к подсистемам и функциям системы.

Правила работы с модулем «Пользователи» изложены в руководстве системного технолога.

Модуль «Отчетные формы»

Модуль обеспечивает формирование стандартных отчетов о документообороте, исполнении документов и т.д. В отличие от функции поиска модуля «Документы», данный модуль формирует список документов в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм (на основе разработанных шаблонов MS Word).

Модуль «Справочники»

Модуль обеспечивает ввод значений в справочники системы, т.е. настройку системы на организационную структуру организации и правила делопроизводства. Ввод значений в каждый из справочников реализуется отдельной командой (отдельным режимом).