3.Регистрационная карточка документа (рк). Содержание основных полей в системе «дело».

Документы \Регистрационные карточки \Картотеки

Каждый документ, информация о котором хранится в системе, описывается набором реквизитов РК этого документа. Эти карточки создаются при регистрации документа в системе. Данные, записываемые в карточки, аналогичны данным, обычно хранимым в бумажных регистрационно-контрольных карточках. Вместе с РК в системе может храниться и электронный образ документа. Также, по аналогии с бумажными картотеками, система использует понятие картотека для описания набора карточек документов отдельного подразделения или всей организации.

РК хранятся в картотеке подразделения, в котором документ был зарегистрирован, и в картотеках подразделений, в которые он поступил на исполнение и контроль. Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации и принятых в ней правил ограничения доступа работников к информации о документах. Для работы с системой достаточно иметь единственную картотеку - картотеку всей организации.

Заголовок окна РК содержит регистрационный номер документа, дату его регистрации и название группы документов, к которой был отнесен данный документ.

Строка меню окна РК имеет следующие пункты:

• Файл – меню содержит команды перехода к регистрации следующей РК, регистрации связанного документа, регистрации связанного проекта документа, команды завершения регистрации текущей РК, удаления текущей РК, а также команды печати данной РК, выбора шаблона для печати РК, реестра, штампа и штрих-кода;

• Действия – меню содержит команды перехода к режимам редактирования, просмотра, вызова внешних приложений, пересылки и отправки текущей РК по электронной почте, выгрузки РК, команду помещения номера РК в буфер обмена, команду просмотра буфера, а также команду помещения записи об РК в личную папку пользователя и в папку В дело кабинета пользователя. Кроме того, в меню Действия находится команда проверки повторности входящих документов (писем и обращений граждан). В режиме регистрации исходящих документов эта команда недоступна;

• Реквизиты – меню содержит команды перехода к окнам множественных реквизитов РК. Кроме того, в меню входят: команда просмотра протокола работы пользователей с текущей РК, а также команда снятия документа с контроля /постановки документа на контроль (данная команда активна только в том случае, если в Вашей системе «ДЕЛО» используется второе правило контрольности документов);

• Поручения – меню содержит команды работы с поручениями текущего документа (пунктами и резолюциями), а также с отчетами исполнителей поручений;

• Вид – меню содержит команды раскрытия текстовых полей, перехода к страницам основных и дополнительных реквизитов РК, к просмотру других карточек, находящихся в списке, из которого была открыта текущая РК, команду возвращения к этому списку, команду перехода к настройке параметров пользователя, команды смены картотеки и кабинета, а также команды вызова справочной информации.

Если для какой-либо команды установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с ней.

В нижней части окна РК расположены поля Картотека и Кабинет, содержащие наименования текущих картотеки и кабинета.

Документ будет зарегистрирован в указанной картотеке. В дальнейшем, в результате пересылки или в соответствии с резолюцией, РК документа будет принадлежать не только картотеке регистрации, но и другим картотекам организации. В этом случае при щелчке на кнопке , примыкающей к левой границе поля Картотека, будет открываться окно, содержащее список всех картотек и кабинетов, в которых находится запись об РК.

Некоторые реквизиты РК могут иметь несколько значений (например, Подп., Визы, Рубр.). Такие реквизиты называются множественными. Количество значений множественного реквизита указывается в скобках справа от его названия (см. гл. 5.5). Названия полей множественных реквизитов РК одновременно являются кнопками. При щелчке на названии-кнопке открывается окно указанного реквизита, содержащее список его значений. Если для какой-либо группы документов набор основных реквизитов РК, используемый при регистрации и редактировании документов, является недостаточным, к ней прикрепляется набор дополнительных реквизитов (см. гл. 5.6). Формирование дополнительных реквизитов и прикрепление их к группам документов осуществляется системным технологом при заполнении справочников Настройка реквизитов и Группы документов. Чтобы перейти на страницу, содержащую дополнительные реквизиты, щелкните кнопку в правом верхнем углу РК или выберите из меню Вид команду Дополнительные реквизиты. Чтобы вернуться на страницу основных реквизитов, щелкните кнопку или выполните команду Вид → Основные реквизиты. Как правило, при открытии окна РК, по умолчанию, открывается страница, содержащая основные реквизиты РК. Закладка дополнительных реквизитов открывается по умолчанию для тех документов, которые указаны в Настройках пользователя на закладке РК.

Общие правила регистрации документов

Внимание. Выполнять регистрацию документов в той или иной картотеке могут только те пользователи, которые в данной картотеке обладают правом Регистрация документов. Данное право может быть ограничено перечнем групп документов, доступных пользователю для регистрации.

Регистрация документа:

1. Запустите модуль «Документы» (см. раздел «Запуск модуля системы «ДЕЛО»»). Откроется начальное окно модуля.

2. Если Вы имеете право работать в нескольких картотеках, в поле Картотека установите название нужной картотеки.

3. Если в выбранной картотеке вы имеете право работать в нескольких кабинетах, выберите требуемый кабинет.

4. Щелкните на названии функции Регистрация документов. Откроется 2 окна: окно Документы, зарегистрированные [текущая дата], содержащее список записей об РК документов, зарегистрированных данным пользователем в определенный период времени (см. раздел 5.11), и окно Выбор группы нового документа Внимание. При вызове функции Регистрация документов возможно появления сообщений об ошибках. Эти ошибки вызываются неверными настройками параметров данного пользователя. При возникновении такого запрета следует войти в режим настройки параметров пользователя и изменить соответствующие параметры либо обратиться к системному технологу.

5. Руководствуясь правилами, изложенными в п. 5.2.1, выберите группу, к которой относится регистрируемый документ. Откроется окно РК выбранной группы документов.

В полях окна укажите значения основных реквизитов документа.

Замечание. Если для данной группы документов системный технолог в справочнике Группы документов задал заполнение каких-либо реквизитов по умолчанию, то в открывшемся окне создаваемой РК этим реквизитам уже будут установлены значения по умолчанию. Установленные по умолчанию значения можно отредактировать.

Часть реквизитов РК являются обязательными для заполнения, например, реквизиты, заполнение которых определено бизнес-правилами системы (Рег. №, от (дата регистрации), Экз. №, Доступ). Если шаблон регистрационного номера выбранной группы документов включает в себя такие элементы, как индекс подразделения исполнителя, индекс связки (индекс, определяющий наличие у документа связок определенного типа), регистрационный номер связанного документа и т.п., обязательными для заполнения становятся и поля, содержащие эти данные.

Замечание. Если для данной группы документов системный технолог в справочнике Группы документов определил какие- либо реквизиты как обязательные для заполнения, то эти реквизиты необходимо заполнить в обязательном порядке. В противном случае РК не будет сохраняться.

7. Если группа документов, к которой относится текущая РК, помимо основных, имеет набор дополнительных реквизитов, перейдите на страницу Дополнительные реквизиты и укажите их значения.

8. При необходимости внесите в Журнал передачи документа (ЖПД) информацию о движении бумажного документа внутри организации (см. гл. «Журнал передачи документа» раздела «Движение бумажного документа внутри организации») и заполните другие дополнительные разделы РК (Соисполнители, Адресаты, Сопр. Документ и т.п.).

Если для данной группы документов системный технолог в справочнике Группы документов задал по умолчанию списание в дело и/или установку отметки о передаче документа и/или ввод внутренних адресатов документа, то в ЖПД и/или раздел Адресаты РК будут по умолчанию автоматически внесены соответствующие записи. При этом:

• В первую очередь в ЖПД будет добавлена запись о списании в дело согласно правилу, заданному в настройках группы документов (оригинал/копия).

• Во вторую очередь в ЖПД будут добавлены записи о передаче документа должностным лицам/подразделениям согласно правилу, заданному в настройках группы документов (оригинал/копия, если в настройках выбрано распределение копий и оригиналов документа не вручную). При этом оригиналы передаются только не списанные в дело. Для должностных лиц/подразделений, которым не хватило оригиналов, в записях не указывается вид и номер экземпляра и дата передачи.

• В третью очередь в раздел «Адресаты» РК будут добавлены записи об адресатах – должностных лицах/подразделениях согласно правилу, заданному в настройках группы документов (оригинал/копия). При этом оригиналы передаются только не списанные в дело. Для должностных лиц/подразделений, которым не хватило оригиналов, в записях не проставляется отметка отправки (вид и номер экземпляра и дата отправки).

9. Если текст документа (или какая-то его часть) представлены в электронном виде и у Вас в текущей картотеке есть право Добавлять файлы, прикрепите к РК файлы, содержащие электронные образы документа (см. раздел «Прикрепление файлов к регистрационным карточкам. Сканирование»).

10. Если требуется, сформируйте поручение-пункт. Если Вы обладаете абсолютным правом Ввод резолюций за соответствующих должностных лиц, при необходимости, введите резолюцию к данному документу (проект резолюции) (см. раздел «Работа с поручениями»).

11. Если в Вашей системе «ДЕЛО» для определения контрольности документов используется Правило 2 (контрольность документов устанавливается вручную) и Вы имеете абсолютное право Постановка на контроль, при необходимости, поставьте регистрируемый документ на контроль (см. п. 0).

12. Если в текущей картотеке Вы обладаете правом Пересылка РК, при необходимости, перешлите регистрируемую РК внутренним адресатам (см. раздел «Пересылка РК документа»).

13. Завершите регистрацию РК одним из способов

Внимание. При формировании справочника Группы документов системный технолог может для каких-либо групп документов установить обязательные значения тех или иных реквизитов, вводимые в РК при записи (см. Руководство системного технолога). Если пользователь в процессе регистрации по каким-либо причинам не указал данные значения, то при записи РК этих групп документов в БД системы обязательные значения, заданные технологом, автоматически будут добавлены к тем значениям реквизитов, которые ввел пользователь.

14. Если в настройках пользователя системы на закладке Регистрация – Доп. операции установлен флажок Автоматическая печать регистрационного штампа (см. гл. «Установка параметров группы «Доп. операции»» раздела «Настройка параметров пользователя»), то в момент завершения регистрации (сохранения РК) в очередь заданий к принтеру добавляется задание на печать регистрационного штампа. Вставьте первую страницу документа в подающий лоток принтера, и в ее правом нижнем углу будет напечатан регистрационный штамп. Если этот флажок не установлен, для печати регистрационного штампа выберите команды Файл → Печать штампа или щелкните кнопку на панели инструментов. Расположение штампа на листе может быть изменено технологом системы.

15. При необходимости, распечатайте РК зарегистрированного документа. После регистрации записи о данной РК поступают в различные картотеки системы в соответствии с правилами, установленными технологом для той группы документов, к которой эта РК относится. Правила распределения РК по картотекам и кабинетам системы устанавливаются при формировании обязательных умолчательных реквизитов РК в справочнике Группы документов (см. Руководство технолога) и при настройке параметров пользователя (см. раздел «Настройка параметров пользователя» настоящего руководства). Если в процессе регистрации документа выполнялась пересылка РК, запись об этой РК будет помещена в картотеки, которым принадлежат должностные лица (подразделения), указанные при пересылке.