2.Понятия «должностное лицо», «пользователь системы», «системный технолог». Необходимость отличия понятий в системе «дело».

Пользователи

Работники организации, непосредственно работающие с системой за клавиатурой персональных компьютеров, называются пользователями. Пользователи системы «ДЕЛО» должны иметь навыки работы с операционной системой Windows 2000 или выше, а также быть специалистами в области делопроизводства.

Пользователей не следует путать с работниками организации, являющимися официальными лицами, с которыми ведется внешняя и внутренняя переписка. Для таких лиц, официально являющихся участниками документооборота организации, в системе предусмотрено специальное понятие – должностные лица.

Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. При этом отдельные пользователи могут вводить информацию за одного или нескольких должностных лиц. Например, пользователь системы - секретарь подразделения может вводить в систему данные о резолюциях своего начальника и отчетах об исполнении работников своего подразделения. Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник - Пользователи. В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций. Список пользователей и предоставленные им права можно изменять в процессе работы системы. Поскольку справочники содержат общесистемные настроечные данные, то их вводом, контролем и изменением должен заниматься специально выделенный работник организации. В терминологии системы такой работник называется системным технологом.

Системный технолог

Системный технолог - это особый пользователь, который обеспечивает работу остальных пользователей системы. Системный технолог должен выполнять операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников системы, настраивая систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации.

Системным технологом должен быть работник организации, знающий принятый для данной организации порядок документооборота и обладающий навыками работы с компьютером. В относительно большой по числу пользователей системе может быть несколько системных технологов с разделением отдельных функций между ними. В небольшой организации один из пользователей может совмещать свои обязанности с обязанностями системного технолога. При работе с однопользовательской версией функции настройки обычно выполняет сам пользователь.

Должностное лицо

Работники организации, являющиеся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов, называются должностными лицами. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают резолюции, являются исполнителями. Другими словами, должностные лица - это все работники организации, которые явно участвуют в документообороте организации. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия. Естественно, в системе могут работать и непосредственно сами должностные лица. В последнем случае такие работники организации должны быть одновременно зарегистрированы в системе и как ее пользователи.